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2026年跨境电商培训公司印章使用审批管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司各类印章的申领、保管、使用与销毁流程，明确各环节审批权限与责任，防范印章滥用、冒用等风险，保障公司经营活动合法合规，维护公司资产与声誉安全，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司及旗下所有分校/教学点的各类印章管理，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法人章、教学业务专用章（如课程结业证书专用章）、分支机构印章等，不含员工个人名章（个人名章管理参照《财务管理制度》执行）。

第三条管理原则

印章管理遵循四项原则：一是统一管理原则，公司所有印章由行政部归口管理，分支机构印章需经总公司审批后方可启用；二是审批授权原则，任何印章使用均需按规定流程申请，经对应权限负责人审批，严禁无审批用印；三是专人保管原则，每枚印章指定唯一保管人，保管人需签订《印章保管责任书》，明确保管责任；四是痕迹可溯原则，所有印章使用均需记录《印章使用登记册》，留存用印文件复印件或扫描件，确保使用过程可追溯。

第四条制定依据

本制度依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国印章管理办法》及公司《行政管理制度》《财务管理制度》制定，若相关法律法规或公司制度调整，本制度同步修订。

第二章印章分类与职责分工

第五条印章分类

公司印章按用途分为五类：一是公司公章，用于对外出具正式文件（如资质证明、对外函件）、签订重要协议（如战略合作协议）等；二是合同专用章，仅用于签订各类业务合同（如学员培训合同、供应商合作合同）；三是财务专用章，用于财务相关业务（如开具票据、银行结算、费用报销审批）；四是法人章，与财务专用章配合使用，用于银行账户操作、票据签章等；五是业务专用章，包括教学业务专用章（用于课程结业证书、学员成绩单盖章）、分支机构印章（用于分支机构日常业务函件）等，仅限指定业务场景使用。

第六条行政部

行政部为印章管理核心部门，主要职责：每年12月统计公司现有印章，编制《印章管理台账》，明确印章名称、启用日期、保管人、使用范围；负责新印章申请审核与制作，按规定流程对接专业刻章机构，确保印章合规；每季度开展一次印章专项检查，核查印章保管情况、使用登记完整性；负责印章停用与销毁审批，监督销毁过程；组织新入职保管人签订《印章保管责任书》，开展印章管理培训。

第七条财务部

财务部配合行政部管理财务类印章，职责包括：指定专人保管财务专用章、法人章，确保两章分人保管（不得由同一人保管）；建立财务类印章使用台账，记录每笔用印业务的用途、金额、审批人；每月向行政部提交《财务印章使用月度报表》，配合行政部开展印章检查；财务类印章停用或更换时，需在3个工作日内将旧印章交回行政部，由行政部统一销毁。

第八条业务部门

各业务部门（含教学研发部、运营部、市场部等）配合印章管理工作：按业务需求申请印章使用，确保用印文件内容真实、合规；用印后及时将文件复印件或扫描件提交行政部归档；发现印章使用异常（如伪造、冒用）时，立即向行政部报告；分支机构业务部门需按总公司要求，定期提交分支机构印章使用情况报告。

第九条印章保管人

印章保管人承担直接保管责任，主要职责：妥善保管印章，存放于带锁保险柜或抽屉，严禁随意放置；严格按审批流程用印，对不符合规定的用印申请（如无审批、文件内容存疑）有权拒绝；每次用印后立即记录《印章使用登记册》，内容包括用印日期、用印人、用印事由、文件名称、审批人、留存材料情况；保管人因休假、离职等原因需交接印章时，需经行政部审核，与接任人共同办理交接手续，填写《印章交接登记表》。

第三章印章启用与使用审批流程

第十条印章启用流程

新印章启用需经四步审批：第一步，申请部门向行政部提交《印章启用申请表》，说明申请理由、印章用途、使用范围及拟保管人；第二步，行政部审核申请材料，确认需求合理性，若为分支机构印章，需报总公司总经理审批；第三步，审核通过后，行政部对接刻章机构制作印章，新印章需在行政部备案（留存印模）；第四步，行政部组织保管人签订《印章保管责任书》，在《印章管理台账》登记新印章信息，向各部门发布《印章启用通知》，明确新印章使用规则，印章正式启用。

第十一条常规用印审批流程

常规用印（如日常业务函件、普通合同）按三级流程审批：第一步，用印人填写《印章使用申请表》，说明用印事由、文件名称、份数，附用印文件原件；第二步，用印人所在部门负责人审核，确认文件内容与业务需求一致，签署审核意见；第三步，按印章类型提交对应权限负责人审批（公司公章、合同专用章需行政部负责人审批；财务专用章需财务部负责人审批；业务专用章需对应业务部门负责人审批）；审批通过后，用印人持《印章使用申请表》及文件到保管人处用印，保管人核对审批信息无误后，完成用印并记录《印章使用登记册》，