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推动员工资讯管理操作规程

一、总则

为规范公司内部员工资讯管理流程，提高信息传递效率，确保资讯的准确性、及时性和安全性，特制定本操作规程。本规程适用于公司所有部门及全体员工，旨在建立科学、高效的资讯管理机制，支持公司日常运营与发展。

二、资讯管理职责分工

（一）资讯管理部门职责

1.负责公司内部资讯的收集、整理、分类及归档工作。

2.建立和维护公司资讯管理系统，确保系统稳定运行。

3.制定资讯更新计划，定期审核资讯内容，确保信息的时效性。

4.对外发布资讯时，需经相关部门审核确认。

（二）部门及员工职责

1.各部门负责人为部门资讯管理第一责任人，负责本部门资讯的审核与上传。

2.员工需及时向部门反馈业务相关信息，确保资讯来源的准确性。

3.员工在使用公司资讯时，应遵守保密规定，不得泄露敏感信息。

三、资讯管理操作流程

（一）资讯收集与整理

1.资讯来源：包括但不限于部门日常业务数据、市场动态、公司活动等。

2.收集要求：

(1)资讯需真实可靠，避免主观臆断。

(2)收集过程中需注明信息来源及时间。

3.整理步骤：

(1)对收集到的资讯进行分类（如：业务类、行政类、市场类等）。

(2)删除冗余信息，保留核心内容。

(3)统一格式，确保文字、图片等附件规范。

（二）资讯审核与发布

1.审核流程：

(1)初级审核：由部门负责人对资讯内容进行初步检查。

(2)复审：资讯管理部门进行最终审核，确保符合公司规范。

2.发布要求：

(1)通过公司内部平台（如OA系统、共享文件夹）发布。

(2)发布时间需符合资讯时效性要求，如市场动态类资讯需在24小时内更新。

(3)重要资讯需同步通知相关员工。

（三）资讯使用与反馈

1.员工使用资讯时需注明出处，不得擅自修改或传播。

2.资讯使用过程中如发现错误或遗漏，需及时反馈至资讯管理部门。

3.资讯管理部门定期收集员工反馈，优化管理流程。

四、资讯保密与安全管理

（一）保密要求

1.敏感资讯（如财务数据、客户名单等）需设置访问权限，仅限授权人员查看。

2.员工离职时需交还所有涉密资讯资料。

（二）安全措施

1.定期对资讯管理系统进行病毒扫描和备份。

2.限制外部设备接入公司网络，防止信息泄露。

五、附则

本规程自发布之日起实施，由公司行政部负责解释。如遇特殊情况需调整，由公司管理层决定。

**一、总则**

为规范公司内部员工资讯管理流程，提高信息传递效率，确保资讯的准确性、及时性和安全性，特制定本操作规程。本规程旨在建立一个科学、高效、透明且安全的内部资讯管理体系，以支持公司各项业务的顺利开展，促进知识共享，提升员工工作效率和满意度。通过本规程的实施，期望达到资讯资源的最优配置，减少信息冗余与传递损耗，强化组织协同能力，为公司整体战略目标的实现提供信息支撑。本规程适用于公司所有部门及全体员工，任何人员均需遵守相关规定，共同维护良好的资讯管理秩序。

**二、资讯管理职责分工**

（一）资讯管理部门职责

1.**资讯收集与汇聚**：

*负责定期从公司各业务系统、部门工作记录、项目报告、培训材料等渠道收集、汇总相关资讯。

*建立多元化的资讯收集渠道，包括但不限于部门提报、员工主动分享、会议纪要整理、公开信息监测（非涉密类）等。

*明确各类资讯的收集频率和责任人，确保源头资讯的及时性和完整性。

2.**资讯整理与分类**：

*对收集到的原始资讯进行清洗、筛选、去重、编目和分类。分类标准可依据资讯主题、业务领域、部门归属、信息时效性等进行设定。

*规范资讯元数据管理，包括添加标题、摘要、关键词、来源、创建/更新时间、所属分类等信息，便于检索和归档。

*对图片、文档、视频等附件进行格式转换（如需统一）、命名规范处理，确保兼容性和易读性。

3.**资讯存储与归档**：

*负责维护公司统一的电子资讯存储库（如公司内网知识库、共享服务器等），制定并执行存储策略。

*按照分类体系和档案管理规定，对资讯进行结构化存储和长期归档，确保信息的可追溯性和完整性。

*定期对存储资源进行清理和优化，遵循资讯生命周期管理原则（创建、使用、归档、销毁），防止存储空间浪费和信息安全风险。

4.**资讯系统维护与更新**：

*负责公司内部资讯管理系统（如OA系统、企业微信知识库模块、专门的知识管理系统等）的日常运行监控、技术支持和维护。

*根据业务发展和用户反馈，持续优化系统功能、用户界面和检索性能。

*定期对系统进行安全加固，包括访问控制、数据加密、防病毒防护等，保障系统稳定和数据安全。

5.**资讯更新与发布策略**：

*制定公司资讯更新维护计划，明确各类资讯的更新频率和责任人。

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