项目沟通机制.docVIP

PAGE 5 - 信息系统建设项目 沟通机制 二○二二年九月 第一条 编写目的 为了使******信息系统建设项目（以下简称**项目）各项目标计划顺利实现，提高工作效率，确保各方及时处理厂商之间的问题，方便总集、监理和用户方监督、督促进展情况。 第二条 适用范围 本制度使用范围依据《******项目招/投标文件》主要为******建设项目各分包项目。 第三条 沟通机制 1．不定期沟通:在项目实施过程中遇到的小问题、小疑问实时与相关责任人进行沟通解决，沟通方式包括口头沟通、电话沟通、邮件沟通、书面沟通、专题会等，目的在于及时解决问题。 2.定期沟通：定期召开例会，协调项目进度、项目完成质量、解决项目存在问题和其它有关事项。 2．定期汇报：以周报的形式，定期、按时同相关负责人或者领导汇报，汇报内容包含前一阶段的工作总结、后一阶段的工作安排以及需要协调解决的问题或事项。 3．重大问题报告: 项目出现重大问题，要第一时间向信息中心汇报，同时抄送总集和监理。重大问题报告内容包括：当前发现的问题，相关影响，建议的解决办法（动用什么资源），问题紧迫性（必须什么时间内进行反馈）等等，报告形式不固定。 第四条 沟通渠道 1、微信群：发起方写明需要协调解决问题情况，业务厂商配合解决问题，协商确定问题解决时间，总集和监理进行跟进和督促。 微信群名称：****交流群 2、邮件：抄送用户、总集与监理，总集与监理进行跟进和督促。 总集邮箱： 监理邮箱： 3、专题会：谁发起谁组织，发起人通知各方或者委托监理方通知各方。 4、例会：用户方发起，监理方通知各方，按例会流程召开。 4、联系单：填写《工作联系单》（附件1），发起方发起，发给需要配合的厂商，抄送总集、监理、用户。 第五条 各方职责 用户方：协调各厂商、相关科室、单位配合解决问题。 总集方：协调统筹各项目建设，对各承建项目的技术和质量进行把关，对进度进行监督；接受业主和监理单位的管理和监督，确保按时完成项目建设目标。 监理方：全过程进行监理，协调各厂商之间的关系，督促各方完成相关问题，跟进各方完成进度，检查各方完成情况。 各厂商：完成项目建设目标，发起问题，配合其他厂商解决涉及到自己项目的问题。  附件1 工作联系单 工程名称：XXXXXX项目 致： 抄送： 事 由： 内 容： 1、 2、 3、 单 位： 负责人： 日 期： 年 月 日