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2026年跨境电商物流服务公司费用报销与审批管理制度

第一章总则

第一条制度目的

为规范公司费用报销与审批流程，加强费用管控，降低运营成本，保障资金使用合规高效，维护公司财务秩序，结合跨境电商物流服务业务（如国际运输、仓储管理、清关代理、末端配送）的费用特点，依据《中华人民共和国会计法》《企业财务通则》《会计基础工作规范》等相关法律法规，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有部门及全体员工，涵盖日常运营中产生的各类费用，包括差旅费、业务招待费、运输费、仓储费、清关费、办公费、通讯费、维修费等；同时适用于公司对外部合作方（如物流公司、仓储服务商、清关代理）的费用结算审批，不适用于员工工资、奖金、社保公积金等薪酬类支出（按薪酬管理制度执行）。

第三条管理原则

合规合法原则：费用报销需符合国家财税政策及公司财务制度，报销凭证真实、合法、完整，严禁虚开发票、虚报费用等违规行为。

预算管控原则：费用支出需纳入公司年度预算管理，超预算费用需按预算调整流程审批后方可支出，确保费用总额可控。

权责清晰原则：明确各部门、各岗位在费用报销与审批中的职责，做到“谁经办、谁负责”“谁审批、谁把关”，避免责任推诿。

高效便捷原则：优化报销流程，简化审批环节，利用信息化工具（如线上报销系统）提升报销效率，缩短报销周期，保障员工合法权益。

第二章费用报销范围与标准

第四条核心业务费用

运输费：包括国际海运、空运、陆运及国内中转运输费用，需与合作运输商签订正式合同，报销时提供运输合同、提单、运费发票（增值税专用发票优先）；费用标准按合同约定执行，超出合同约定的费用需提供书面说明，经部门负责人审核后报销。

仓储费：包括海外仓、国内仓的租赁费用、仓储管理费用（如货物上架、盘点、分拣），报销时提供仓储合同、仓储服务确认单、费用发票；费用标准按合同约定核算，若因货物存储量超约定范围产生额外费用，需附仓储服务商出具的超量说明，经运营部门负责人审批后报销。

清关费：包括报关费、报检费、关税、增值税及清关代理服务费，报销时提供清关委托书、报关单、税费缴纳凭证、清关费发票；关税、增值税需按海关出具的完税凭证实报实销，清关代理费按代理合同约定标准报销。

末端配送费：包括境外末端配送（如亚马逊FBA配送、当地快递配送）费用，报销时提供配送订单明细、配送费用结算单、发票；费用标准按与配送服务商的合作协议执行，异常费用（如加急配送费、偏远地区附加费）需附配送需求申请单，经市场部门负责人审批。

第五条日常运营费用

差旅费：包括员工因公出差产生的交通费、住宿费、餐费补贴，具体标准如下：

交通费：国内出差优先选择高铁二等座、动车二等座，路程超8小时可选择飞机经济舱；国际出差（如海外仓考察、合作洽谈）选择飞机经济舱，特殊情况需升级舱位的，需经总经理审批；报销时提供交通票据（车票、机票行程单）、出差申请单。

住宿费：国内一线城市（如北京、上海、广州）每人每天不超过500元，二线城市每人每天不超过350元，三线及以下城市每人每天不超过250元；国际出差住宿费按目的地标准执行（如美国、欧洲主要城市每人每天不超过150美元，其他地区不超过100美元）；报销时提供酒店发票、住宿明细单，超标准部分需个人承担（特殊情况经总经理审批可报销）。

餐费补贴：国内出差每人每天100元，国际出差每人每天30美元，按实际出差天数核算，无需提供发票，随差旅费一同报销。

业务招待费：因业务需要招待客户、合作方产生的餐饮、礼品费用，单次招待费用不超过2000元的，由部门负责人审批；超过2000元的，需经总经理审批；报销时提供餐饮发票、礼品发票（礼品需注明接收单位、接收人），且单次招待费中礼品费用占比不超过50%，严禁以业务招待名义报销个人消费。

办公费：包括办公用品采购、打印复印、耗材更换等费用，由行政部门统一采购，按月报销；报销时提供采购清单、发票，单价超500元的办公设备（如打印机、电脑）需单独申请，经财务负责人审批；员工个人垫付的零星办公费（单次不超过200元），需附采购小票、发票，经行政部门负责人审核后报销。

通讯费：按岗位需求发放通讯补贴，运营部门（如运输调度、清关对接）员工每月300元，行政、财务部门员工每月150元，管理层每月500元；补贴随工资发放，无需提供发票；员工因业务产生的额外通讯费（如国际长途、漫游费），可凭话费发票报销，每月报销金额不超过200元，经部门负责人审批。

第三章费用报销流程

第六条报销发起与凭证准备

发起时限：员工需在费用发生后30日内发起报销，逾期未报销的，需提交书面说明（经部门负责人签字），否则不予报销；年度费用需在当年12月25日前完成报销，逾期跨年不予受理。

凭证