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报销书写规范

一、报销申请的基本要素

1.报销人信息

报销人需清晰填写姓名、所在部门、员工编号等信息。姓名应与身份证一致，所在部门要准确到具体的二级或三级部门，员工编号要填写公司内部统一分配的编号，这些信息有助于财务部门准确识别报销人身份，进行费用归属统计。例如，“姓名：张三；部门：销售部-华南区；员工编号：00123”。

2.报销日期

填写实际申请报销的日期，格式统一为“年/月/日”。这有助于财务按照时间顺序处理报销业务，也方便对不同时间段的费用进行统计分析。如“2024/06/15”。

3.报销项目

详细列出每一项需要报销的费用项目。项目名称应准确、规范，能够清晰反映费用的用途。常见的报销项目包括差旅费、办公用品费、业务招待费、会议费等。例如，不能简单写“费用”，而应具体为“差旅费-机票费”“办公用品费-打印纸”等。

4.报销金额

报销金额要准确无误，分别列出每项报销项目的金额以及总报销金额。金额需用阿拉伯数字填写，同时在金额后面注明币种。对于有小数的金额，要精确到小数点后两位。如“机票费：2500.00元；住宿费：800.00元；总报销金额：3300.00元”。

二、费用明细的填写要求

1.差旅费

-交通费用

填写交通费用时，要注明出发地、目的地、乘坐的交通工具类型（如飞机、火车、汽车等）、航班号或车次等信息。例如，“出发地：广州；目的地：上海；交通工具：飞机；航班号：CA1234；金额：1800.00元”。如果是多人一起出差乘坐同一交通工具，要注明同行人员姓名。

-住宿费用

需填写住宿酒店名称、入住时间、退房时间、房间类型等。如“酒店名称：XX大酒店；入住时间：2024/06/10；退房时间：2024/06/12；房间类型：标准间；金额：1200.00元”。同时，要附上酒店开具的正规发票，发票上的信息应与填写内容一致。

-餐饮费用

注明餐饮的时间、地点、参与人员以及餐饮的性质（如工作餐、招待客户等）。例如，“时间：2024/06/11晚餐；地点：XX餐厅；参与人员：张三、李四；性质：工作餐；金额：200.00元”。餐饮发票同样要符合公司规定的报销标准。

2.办公用品费

详细列出所购买办公用品的名称、规格、数量、单价和金额。如“打印纸：A4规格，5包，单价20.00元，金额100.00元；中性笔：0.5mm，10支，单价2.00元，金额20.00元”。同时，要附上购物清单和发票，发票上的项目名称和金额应与填写的明细一致。

3.业务招待费

说明招待的客户单位名称、客户人数、招待的目的和方式（如宴请、赠送礼品等）。例如，“客户单位：XX公司；客户人数：5人；目的：洽谈合作项目；方式：宴请；金额：1500.00元”。业务招待费的报销通常需要有相关领导的审批，并且要符合公司规定的招待标准。

4.会议费

填写会议的名称、地点、时间、参会人数等信息。如“会议名称：公司季度销售会议；地点：公司会议室；时间：2024/06/13-2024/06/14；参会人数：30人；金额：3000.00元”。会议费的报销需要附上会议通知、会议议程等相关资料，以证明会议的真实性和合理性。

三、发票的粘贴与要求

1.发票粘贴方法

使用胶水或胶棒将发票整齐地粘贴在报销单后面的粘贴单上。发票应按照从下往上、从右往左的顺序依次粘贴，确保发票平整、不重叠。对于较大的发票，如A4纸大小的发票，可以折叠成与粘贴单大小一致后再粘贴。

2.发票完整性

发票必须是合法、有效的正规发票，发票上的信息应清晰、完整，包括发票抬头、发票号码、开票日期、商品或服务名称、金额、税率、开票单位盖章等。发票抬头必须与公司名称一致，否则将无法报销。

3.发票分类

将不同类型的发票分开粘贴，如差旅费发票、办公用品费发票、业务招待费发票等。这样便于财务人员进行审核和分类统计。同时，在粘贴单上注明每类发票的张数和金额。

四、报销审批流程说明

1.部门主管审批

报销人填写好报销申请后，首先提交给部门主管进行审批。部门主管要对报销项目的真实性、合理性和必要性进行审核，检查报销金额是否在预算范围内，是否符合公司的相关规定。如果部门主管认为报销项目存在问题，有权要求报销人补充说明或修改报销申请。

2.财务审核

部门主管审批通过后，报销申请提交给财务部门进行审核。财务人员会对发票的合法性、合规性进行严格审查，检查发票的真伪、发票信息是否完整、报销金额计算是否准确等。同时，财务人员还会核实报销项目是否符合公司的财务制度和税收政策。如果发现问题，财务人员会及时与报销人沟通，要求其进行整改。

3.领导审批

财务审核通过后，报销申请提交给公司领导进行最终审批。公司领导会从整体费用