零基础职场英语商务邮件写作.docxVIP

零基础职场英语商务邮件写作

*常用署名敬语：

*Bestregards,(最常用，正式且友好)

*Sincerely,(正式，常用于给不太熟悉的人或官方机构)

*Kindregards,(较为友好和礼貌)

*Bestwishes,(相对不那么正式，适用于较熟悉的同事或伙伴)

二、核心写作原则：零基础也能写出专业感

掌握了基本结构后，还需牢记以下核心原则，它们是决定邮件质量的关键。

2.1清晰(Clear)：让对方瞬间明白

*明确目的：在邮件开头就说明你写这封邮件的意图。

*使用简单词汇和短句：避免使用行业术语、俚语或过于复杂的表达方式。例如，用use代替utilize，用help代替facilitate。

*直接表达：避免模棱两可或间接的说法。例如，与其说Itwouldbeappreciatedifyoucouldsendthereport...，不如直接说Pleasesendthereport...（当然，语气要礼貌）。

2.2简洁(Concise)：珍惜对方时间

*删除不必要的词语：反复阅读，删减冗余信息。例如，atthispointintime可简化为now。

*控制邮件长度：如果内容过多，思考是否可以拆分邮件，或通过附件发送详细资料，邮件正文中只提炼要点。

2.3礼貌(Courteous)：商务沟通的润滑剂

*使用礼貌用语：please,thankyou,couldyou,wouldyoumind等词汇应贯穿始终。

*考虑对方立场：多用we和you，体现合作和尊重，避免过多使用I。

*避免命令语气：即使是上级对下级，也应尽量使用请求式而非命令式。例如，PleasereviewthedocumentbyFriday.比ReviewthedocumentbyFriday.更得体。

*及时回复：即使不能立即提供完整答复，也应告知对方已收到邮件，并说明预计何时给予回复。

2.4专业(Professional)：展现职业素养

*检查拼写和语法：这是最基本的要求。务必使用拼写检查工具，并仔细阅读一遍。如果对某些表达不确定，可以查阅词典或参考范文。

*注意大小写和标点符号：正确使用是专业性的体现。

*语气得体：根据与收件人的关系、邮件的目的以及公司文化调整语气。总体而言，应保持专业、客观、尊重。避免使用表情符号(emojis)和网络用语(slang)，除非你非常确定对方的沟通风格。

*慎用全部大写：全部大写在邮件中通常被视为“大喊大叫”，非常不礼貌。

*5W1H原则：在阐述事件时，确保包含Who,What,When,Where,Why,How等关键信息（根据实际情况选择必要的）。例如，发送会议邀请时，时间、地点、参会人、会议主题和议程都应清晰。

三、常用句型与表达：零基础也能“套”用

对于零基础学习者，记忆和灵活运用一些常用句型能快速提升写作效率和准确性。

3.1邮件开头常用表达

*自我介绍并说明目的：

*回复邮件：

*Thankyouforyouremaildated[Date]regarding...

*Inresponsetoyouremailabout...

*跟进事宜：

*Iamwritingtofollowuponthe[Project/Issue]wediscussedon[Date].

*Asafollow-uptoourconversation,Iwantedto...

3.2提出请求/询问信息常用表达

*Couldyouplease[dosomething]?

*Wouldyoumindsendingme[something]?

*Iwouldappreciateitifyoucould[dosomething].

*Couldyouprovidemewithmoreinformationabout...?

*Iamwritingtoinquireabout...

3.3提供信息/说明情况常用表达

*Pleasebeinformedthat...(正式，通知某事)

*Iampleasedtoinformyouthat...(告知好消息)

*Weregrettoinformyouthat...(告知坏消息，