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人事档案管理工作流程规范

人事档案作为记录员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、奖惩情况等重要信息的载体，是企业人力资源管理的核心组成部分，也是维护员工权益、保障企业正常运营的关键依据。为确保人事档案管理工作的科学化、制度化、规范化，提高档案管理质量与利用效率，特制定本工作流程规范。本规范旨在明确各环节职责，细化操作标准，确保档案材料的真实、完整、安全与有效利用。

一、档案的建立与接收

档案的建立与接收是人事档案管理的起点，其规范性直接影响后续管理工作的质量。

新员工档案建立：人力资源部在员工办理入职手续后，应及时启动档案建立工作。需指导员工如实填写《员工履历表》等基础信息表格，并收集身份证复印件、学历学位证书复印件、职业资格证书复印件、与原单位解除或终止劳动合同证明、近期免冠照片等必备材料。对于应届毕业生，还需包含毕业生就业报到证、学籍档案等材料。所有收集的材料均需核实原件，确保复印件清晰、真实、有效，并由员工本人签字确认其真实性。

外部档案接收：对于从外部单位转入的员工档案，档案管理人员须严格按照规定程序接收。首先检查档案材料是否密封完好，封口处是否有转出单位的公章。接收时，需当面核对档案转递通知单与档案材料的数量、姓名等信息是否一致，仔细检查档案材料的完整性，有无缺页、涂改、破损等情况。确认无误后，在《档案接收登记簿》上详细记录接收日期、档案编号、材料份数、转出单位等信息，并由接收人签字确认。

二、档案材料的收集与归档

档案材料的收集与归档是保证档案内容充实、准确反映员工情况的关键环节，应遵循及时、准确、规范的原则。

收集范围：应收集的档案材料包括但不限于：员工在工作期间形成的各类考核、鉴定材料；职务任免、职称评聘、工资调整、奖惩等材料；参加党团组织的材料；学历提升、培训进修、技能等级变动等材料；以及其他需要归档的重要个人信息材料。

收集要求：档案管理人员应主动、及时地向相关部门和员工本人收集应归档材料。对于各部门形成的关于员工的考核、奖惩等材料，相关部门应在材料形成后的规定时限内移交至人力资源部档案管理岗位。员工本人提供的材料，需确保其真实性和规范性，复印件需注明“与原件核对无异”并由本人签字。

归档整理：接收的材料在归档前，需进行认真审核。审核内容包括材料的真实性、完整性、规范性，手续是否齐全，是否符合归档要求。对不符合要求的材料，应及时退回形成部门或个人补充完善。审核合格的材料，按照档案管理规定进行分类、排序、编写页码、填写卷内目录。材料应使用符合档案管理要求的纸张，字迹清晰、耐久，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写工具。归档时，将新材料按类别和时间顺序插入相应的档案夹内，并在《档案材料归档登记簿》中进行登记。

三、档案的日常管理与维护

档案的日常管理与维护是确保档案安全、有序、便于利用的基础工作，需建立严格的管理制度。

档案存放：档案应存放在专用的档案柜中，档案柜需具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光等条件。档案库房应保持清洁、干燥、通风。档案存放应按照档案编号顺序排列，做到科学有序，易于查找。不同类型、不同状态的档案应分区存放，并设置明显标识。

库房管理：建立档案库房管理制度，严格控制非档案管理人员进入库房。档案管理人员进入库房需履行登记手续，库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。定期对档案库房的温湿度进行监测和调控，配备必要的消防器材和防虫、防潮设备，并确保其性能良好。

档案查阅与借阅：档案查阅和借阅必须严格遵守保密制度和审批程序。因工作需要查阅档案时，须由所在部门提出申请，经人力资源部负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定的阅档室进行，档案管理人员应在场监督。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。查阅后，档案管理人员需检查档案材料是否完好无损，并及时归位。

借阅档案须经更高级别领导批准，严格限定借阅期限和用途。借阅人需办理借阅登记手续，明确借阅档案的名称、编号、借阅日期、预计归还日期及借阅人信息。档案借出期间，借阅人对档案的安全、保密负全部责任，不得擅自转借、复制、拍摄、公布档案内容。档案归还时，档案管理人员需仔细核对档案材料是否完整、有无损坏，并在《档案借阅登记簿》上注销借阅记录。

四、档案的转递

员工因调动、辞职、解除劳动合同、开除、退休等原因离开本单位时，其人事档案应按照规定及时转递。

转递条件与方式：档案转递应根据员工的去向和相关规定选择合适的转递方式。一般情况下，档案应通过机要交通或派专人送取，严禁个人自带或通过普通邮寄方式转递。对于符合规定可以邮寄的，必须使用挂号信或EMS等可追踪的邮寄方式，并妥善保管邮寄凭证。

转递流程：转递档案前，档案管理人员需对档案材料进行认真核对和整理，确保材料齐全、准确，并填写《档案转递通知单》，详细列明档案材料的份数、页数等信息。转