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劳动合同终止的手续与步骤

引言

劳动合同终止是劳动关系结束的法定程序，既涉及劳动者的权益保障，也关系用人单位的合规管理。无论是因合同期满、劳动者退休，还是因用人单位解散等原因导致的终止，规范的手续与步骤不仅能避免法律风险，更能维护双方的合法权益。本文将围绕劳动合同终止的全流程展开，从法定情形的确认到终止后的后续处理，层层递进解析每一步的操作要点与注意事项，帮助用人单位与劳动者清晰掌握终止程序的核心逻辑。

一、明确劳动合同终止的法定情形：终止程序启动的前提

劳动合同并非可以随意终止，其启动需以法律规定的情形为依据。只有先明确“为何终止”，才能确保后续手续的合法性。根据《中华人民共和国劳动合同法》及相关司法解释，劳动合同终止的情形可分为三大类：

（一）因合同期满自然终止

这是最常见的终止情形。当劳动合同中约定的期限届满，且双方未就续签达成一致时，合同自动终止。需注意的是，若劳动者处于孕期、产期、哺乳期，或在本单位患职业病、因工负伤并被确认丧失/部分丧失劳动能力等法定特殊保护期内，即使合同到期，用人单位也不得直接终止，需延续至相应情形消失（如哺乳期结束）后方可终止。

（二）因劳动者主体资格消灭终止

当劳动者出现法定无法继续履行劳动合同的情形时，合同终止。例如：劳动者达到法定退休年龄并依法享受基本养老保险待遇；劳动者死亡或被人民法院宣告死亡、宣告失踪。此类情形具有不可逆转性，用人单位需在核实相关证明（如死亡证明、退休审批表）后启动终止程序。

（三）因用人单位主体资格消灭终止

用人单位因经营原因无法继续履行合同义务时，合同终止。典型情形包括：用人单位被依法宣告破产；用人单位被吊销营业执照、责令关闭、撤销或决定提前解散。此类终止需以行政机关的生效文书（如破产裁定书、吊销营业执照决定书）为依据，且用人单位需优先处理劳动者权益（如工资清偿、经济补偿支付）。

明确上述法定情形后，用人单位与劳动者可避免因“违法终止”引发的法律纠纷。例如，若用人单位在劳动者医疗期内以合同期满为由终止合同，将被认定为违法终止，需承担赔偿责任。

二、终止前的必要准备：从意向确认到协商沟通

在确认符合法定终止情形后，用人单位需启动终止前的准备工作。这一阶段的核心是“明确终止意向、履行通知义务、妥善协商沟通”，为后续手续的顺利办理奠定基础。

（一）终止意向的内部确认与通知

用人单位需首先通过内部决策（如管理层会议、HR部门审核）确认终止的合法性与必要性。例如，合同期满终止需核查是否存在法定延续情形；用人单位解散终止需确认解散程序是否已进入法定阶段（如股东会决议通过）。确认无误后，用人单位应向劳动者发出书面终止通知。根据法律规定，除劳动合同中另有约定外，合同期满终止的，用人单位需提前30日通知劳动者；其他情形（如退休）可根据实际情况合理确定通知时间，但仍需保证劳动者有足够时间准备离职事宜。

通知内容应包含：终止原因（如“劳动合同将于XX年XX月XX日到期，公司决定不再续签”）、终止日期、后续手续办理时间与地点、经济补偿（如有）的计算说明等。通知需以书面形式送达劳动者，可通过直接签收、EMS邮寄（注明“劳动合同终止通知书”）等方式，留存送达凭证以备查。

（二）协商沟通与争议预防

部分终止情形可能涉及双方利益协商（如合同期满但劳动者希望续签，用人单位决定不续签），此时需通过沟通减少争议。用人单位应向劳动者说明终止理由（如业务调整、岗位撤销），倾听劳动者诉求（如补偿标准、离职时间弹性）。若劳动者对终止合法性有异议（如认为自己处于医疗期不应终止），用人单位需当场核实相关证明（如医院诊断书），若确属违法终止，应及时调整决策（如延续合同至医疗期结束）。

例如，某公司拟以合同期满为由终止与张某的劳动合同，但张某提出自己刚做完手术，仍在3个月医疗期内（合同到期日为医疗期第2个月）。此时公司需核查张某的医疗证明，确认后应将合同延续至医疗期结束（即3个月后），再启动终止程序。

三、核心手续办理：从协议签署到权益结算

终止前的准备工作完成后，双方需进入核心手续办理阶段，这一阶段直接关系劳动者的“钱袋子”与“身份转换”，需重点关注文件签署、经济补偿、工资结算、社保转移等关键环节。

（一）签署终止协议或证明文件

为明确双方权利义务，避免后续争议，用人单位与劳动者应签署《劳动合同终止协议》。协议内容需包含：双方基本信息、劳动合同的签订时间与期限、终止原因与日期、工资结算金额与时间、经济补偿（如有）的金额与支付方式、保密义务（如有）、争议解决方式等。若劳动者因退休等原因终止，用人单位需出具《终止劳动合同证明》（格式可参考人社部门模板），证明需注明劳动合同期限、终止日期、工作岗位等法定内容。

需注意的是，协议签署需双方自愿，不得胁迫或欺诈。例如，若用人单位以“不签协议不发工资”为由强迫劳动者签署显失公平的