采购需求申请表标准化格式填写指南.docVIP

采购需求申请表标准化格式填写指南

一、适用范围与常见应用场景

本指南适用于公司各部门、项目组及分支机构因工作需要发起采购需求时的标准化填写，涵盖以下常见场景：

日常办公物资采购：如文具、耗材、办公设备等；

项目专项物资采购：如研发材料、工程设备、项目实施所需工具等；

固定资产采购：如电脑、打印机、服务器等价值较高、使用周期长的资产；

服务类采购：如咨询、维修、培训等外部服务需求。

无论采购金额大小，均需通过标准化申请表明确需求细节，保证采购流程合规、高效。

二、标准化填写流程详解

第一步：明确采购需求背景

在填写前，需确认采购的必要性及与工作的关联性。例如：

是新增需求还是替换旧物资？旧物资的使用年限、损坏原因需简要说明；

是否属于项目预算内的支出？需关联项目名称及编号（如涉及）；

是否存在替代方案？如是否有现有物资可复用、是否能租赁代替购买等。

第二步：填写基础信息（表头部分）

栏目名称

填写说明

示例

申请编号

由采购部统一分配，无需申请人填写，留空即可

（留空）

申请部门

填写发起采购需求的部门全称

市场营销部

申请人

填写实际发起申请的员工姓名，用*代替

张*

联系方式

填写申请人的内部办公电话或企业号，保证采购部可及时沟通

8888（分机号）

申请日期

填写提交申请的当天日期，格式为YYYY-MM-DD

2024-03-15

预计到货日期

根据工作计划填写，需明确具体日期（如无特殊要求可填“尽快”）

2024-03-25

第三步：详细填写采购需求明细（核心部分）

按“一物一填”原则逐项列出所需物资或服务，保证信息完整、准确：

序号

物资/服务名称

规格型号/技术参数

单位

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

1

办公椅

人体工学设计，黑色网布，气压升降，承重≥150kg，带扶手

把

5

450.00

2,250.00

用于部门新入职员工办公，符合人体工学标准，提升工作舒适度

2

项目服务器

CPU：IntelXeonE5-2680v4；内存：32GBDDR4；硬盘：2TBSSD；冗余电源

台

1

18,000.00

18,000.00

支撑研发项目数据存储与运算，需满足7×24小时运行需求

3

市场调研服务

服务内容：行业竞争分析报告（含数据收集、问卷调研、深度访谈）；报告交付时间：30天

项

1

25,000.00

25,000.00

为Q2产品上市提供市场策略支持，需覆盖3个目标区域市场

填写要点：

规格型号需明确具体参数（如尺寸、材质、功能指标等），避免模糊描述（如“类似产品”“高端配置”）；

用途说明需关联工作目标，体现采购的必要性与合理性；

预估单价可通过市场初步询价填写，总价=单价×数量，需保证预算在部门年度预算额度内。

第四步：标注需求优先级与特殊要求

紧急程度：勾选“紧急”“常规”“不急”中的一项（如“紧急”需说明原因，如“项目上线前必须到位”）；

特殊要求：如需定制化、指定品牌、物流方式（如“需送货上楼并安装调试”）、验收标准等，需在此栏详细说明。

第五步：附件材料

根据采购类型补充必要附件，保证需求可落地：

物资类采购：技术参数表、比价单（至少3家供应商报价）、旧物资报废单（如涉及替换）；

服务类采购：服务需求说明书、供应商资质文件（如营业执照、相关行业资质）；

固定资产采购：资产配置审批表（如涉及）、设备放置位置说明。

第六步：提交审批

填写完成后，检查信息无误，提交至部门负责人审核；部门负责人确认需求合理性后，按审批权限逐级流转（采购部→财务部→分管领导），最终由采购部汇总执行。

三、采购需求申请表模板（标准版）

采购需求申请表

申请编号：（采购部填写）

申请部门：____________________

申请人：____________________（*代替）

联系方式：____________________

申请日期：______年______月______日

预计到货日期：______年______月______日

紧急程度：□紧急□常规□不急

紧急原因（如勾选“紧急”需填写）：__________

序号

物资/服务名称

规格型号/技术参数

单位

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

1

2

3

特殊要求（如品牌、定制、物流等）：__________|

附件清单（可附页）：□技术参数表□比价单□服务需求书□其他__________|

审批流程

审批人

签字

日期

部门负责人审核

采购部审核（可行性、预算）

财务部审核（预算合规性）

分管领导审批

采购部执行反馈

备注：__________________________________________________________|

四、填写要点与常见问题提示

信息完整性