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财务管理报销申请单及审批流程模板
一、适用范围与典型场景
本模板适用于企业、事业单位及社会团体等各类组织的员工因公支出报销管理，涵盖日常办公、差旅、业务招待、采购、项目经费等常见报销场景。具体包括但不限于：
日常办公费用：如办公用品采购、通讯费、快递费、打印复印费等；
差旅费用：如交通费（机票、高铁、出租车）、住宿费、市内交通费、餐补等；
业务招待费用：如客户接待餐费、活动礼品费等；
采购与项目费用：如固定资产采购、服务外包费用、项目专项支出等；
其他合规费用：如培训费、会议费、车辆使用费等符合财务制度的支出。
二、报销申请全流程操作指南
步骤一：填写《报销申请单》
申请人需使用公司统一模板（详见第三部分）完整填写报销信息，保证以下核心字段准确无误：
基础信息：申请人姓名（*工号）、所属部门、报销日期、费用归属项目（如涉及）；
费用明细：按费用类别分项填写（如“差旅费-交通费”“办公费-采购”），注明每笔费用的发生日期、具体事由（如“2024年3月北京客户会议差旅”）、金额（大小写一致，大写需用“壹、贰、叁……”等汉字）；
支付方式：选择“对公转账”（需提供收款账户信息）或“备用金冲抵”（如有预借备用金）；
附件清单：列明所附发票及其他证明材料的名称及数量（如“增值税专用发票1张，行程单2份”）。
步骤二：准备并整理附件材料
附件是报销审核的核心依据，需按以下要求整理：
发票类：必须是合法合规的税务发票（增值税普通发票/专用发票），发票抬头需为公司全称（与公章一致），税号、开票日期、金额、项目内容完整无误，不得有涂改；
证明类材料：根据费用类型补充对应证明，如差旅费需附行程单、住宿水单；业务招待费需附客户名单、招待事由说明；采购费需附采购合同、验收单；
整理规范：所有附件按《报销申请单》附件清单顺序粘贴在A4纸上，原件（如发票）需清晰可见，复印件需注明“与原件一致”并由申请人签字。
步骤三：提交审批申请
提交对象：根据费用类型及金额，提交至对应审批人（详见下表）；
提交方式：线上通过OA系统/企业提交电子版（含扫描件），或线下提交纸质版（需用黑色签字笔填写，字迹清晰）；
审批时效：需在费用发生后10个工作日内提交，逾期需在申请单中注明原因并由部门负责人签字确认。
费用类型
金额标准（元）
第一审批人
第二审批人
最终审批人
日常办公费用
≤5000
部门负责人（*经理）
—
财务负责人（*总监）
日常办公费用
＞5000
部门负责人（*经理）
财务负责人（*总监）
分管副总（*总）
差旅/招待费用
≤3000
部门负责人（*经理）
—
财务负责人（*总监）
差旅/招待费用
＞3000
部门负责人（*经理）
财务负责人（*总监）
分管副总（*总）
项目费用
—
项目负责人（*主管）
部门负责人（*经理）
财务负责人（*总监）
步骤四：审批流程跟进
审批节点说明：
部门负责人审核：确认费用真实性、合理性及是否符合部门预算；
项目负责人审核（如涉及）：确认费用归属项目预算，避免超支；
财务部门审核：检查发票合规性、金额准确性、审批流程完整性；
最终审批人审批：根据权限对大额或特殊费用进行最终决策。
异常处理：若审批中被驳回，审批人需注明驳回原因（如“发票抬头错误”“事由不清晰”），申请人修改后重新提交。
步骤五：财务复核与报销发放
财务复核：审批通过后，财务部门对最终报销材料进行全面复核，确认无误后入账；
报销发放：
对公转账：在复核通过后5个工作日内将款项支付至申请人指定账户（需提供银行卡号、开户行等信息）；
备用金冲抵：直接从申请人预借备用金中扣除，多退少补。
三、报销申请单标准模板
公司费用报销申请单
基础信息
申请人姓名
*工号：
所属部门
报销日期
年月日
费用归属项目
（如无则填“无”）
费用明细
序号
1
2
3
费用合计
人民币（大写）：贰件陆佰叁拾陆元整
附件清单
1.增值税专用发票3张（高铁票1张、住宿费1张、餐费1张）
2.行程单1份（上海-北京往返）
3.客户招待说明1份（部门负责人签字）
申请人签字
审批意见栏
审批环节
审批人
审批意见
签字
日期
部门负责人审核
*经理
年月日
项目负责人审核
*主管
（如涉及）
年月日
财务部门审核
*会计
年月日
最终审批
*总
年月日
四、使用过程中的关键提示
1.信息准确性要求
报销人姓名、工号、部门等基础信息需与人事系统一致，避免因信息错误导致财务无法入账；
费用金额大小写必须完全一致，小写前加“￥”，大写顶格书写，不得涂改；
发票项目内容需与实际费用事由一致（如“办公用品”不得开为“材料费”）。
2.附件完整性规范
发票需为当月或最近3个月的合规发票，跨月发票需在申请单中注明原因；
差旅费报销需附完整行程单（含往返日期、交通工具
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