合同管理高效执行工具包.docVIP

合同管理高效执行工具包

一、适用业务场景

本工具包适用于企业各类合同的全生命周期管理场景，包括但不限于：

采购类合同：原材料采购、设备采购、服务外包等，需明确交付标准、付款周期及质量验收条款；

销售类合同：产品销售、服务提供、定制开发等，需聚焦客户需求、交付责任及售后保障；

合作类合同：项目联合开发、渠道代理、战略协作等，需界定权责边界、收益分配及退出机制；

服务类合同：咨询服务、技术服务、运维服务等，需规范服务范围、响应时效及考核标准；

其他专项合同：租赁、知识产权、保密协议等，需突出特殊条款的法律合规性。

二、合同全流程执行步骤

1.需求识别与合同立项

步骤说明：

（1）需求部门（如采购部、销售部）提出合同需求，明确合作背景、核心诉求（如采购数量、服务期限、预算金额）及关键约束条件（如质量认证、交付地点）；

（2）部门负责人*经理组织内部评审，评估需求的合理性、预算匹配度及资源可行性，形成《合同立项申请表》；

（3）立项申请提交至分管领导*总审批，通过后启动合同起草工作。

关键输出：《合同立项申请表》（含需求描述、预算金额、合作方初步信息、时间节点等）。

2.合同起草与内部评审

步骤说明：

（1）由需求部门指定*专员作为合同起草人，根据企业标准合同模板（或定制模板）填写核心条款，包括：合同主体信息（甲乙双方名称、地址、联系人）、标的物/服务描述、权利义务、价格及支付方式、履行期限、违约责任、争议解决方式等；

（2）起草完成后，组织跨部门评审：

业务部门：审核条款是否符合需求、可操作性是否强（如交付周期是否满足生产计划）；

法务部门：审核法律合规性（如条款是否违反法律法规、权责是否对等、违约责任是否明确）；

财务部门：审核付款方式、税务处理、发票要求是否与企业财务制度一致；

（3）根据评审意见修订合同，形成《合同评审记录表》，明确各环节审核人及意见。

关键输出：合同草案、《合同评审记录表》。

3.合同谈判与条款确认

步骤说明：

（1）由业务部门负责人*主管牵头，联合法务、财务人员组成谈判小组，与对方就合同条款进行协商；

（2）谈判重点聚焦价格、交付周期、质量标准、违约责任等核心分歧，逐条达成一致并形成《谈判纪要》；

（3）谈判达成后，将最终版合同文本发送对方盖章确认，同步留存双方沟通记录（如邮件、会议纪要）作为附件。

关键输出：最终版合同文本、《谈判纪要》、沟通记录附件。

4.合同签署与生效管理

步骤说明：

（1）确认对方盖章后，由*专员检查合同签署完整性（如双方盖章是否清晰、法定代表人签字是否齐全、签署日期是否规范）；

（2）按企业规定履行用印审批流程，完成合同正本签署（通常一式多份，双方各执X份，企业留存X份）；

（3）合同生效后，*专员在1个工作日内将合同信息录入《合同信息台账》，同步更新合同状态为“已生效”，并通知相关部门（如财务部安排付款、生产部准备交付）。

关键输出：签署完成正本合同、《合同信息台账》。

5.合同履行与进度跟踪

步骤说明：

（1）由合同履行部门（如采购部、项目组）指定*主管作为履行负责人，制定《合同履行计划表》，明确各阶段任务（如交付节点、验收时间、付款节点）及责任人；

（2）按计划跟踪执行进度，每周填写《合同履行进度跟踪表》，记录实际完成情况、偏差分析及整改措施；

（3）遇到履行障碍（如延迟交付、质量问题）时，及时与对方沟通并书面确认，必要时启动变更或索赔流程。

关键输出：《合同履行计划表》、《合同履行进度跟踪表》。

6.合同变更、终止与归档

步骤说明：

（1）变更管理：如需变更合同条款（如数量、价格、履行期限），由需求部门提出《合同变更申请》，经原评审流程审批后签订《补充协议》，同步更新台账信息；

（2）终止管理：合同到期或需提前终止时，由履行部门提交《合同终止申请》，明确终止原因、双方确认文件（如终止协议、结算清单），经审批后终止履行；

（3）归档管理：合同履行完毕或终止后，由*专员在5个工作日内完成合同资料整理（含正本、补充协议、评审记录、履行记录等），按“一案一档”原则编号存档（电子档备份至企业档案系统，纸质档移交档案室），并在台账中标注“已归档”。

关键输出：《合同变更申请表》、《补充协议》（如有）、《合同终止申请表》、归档合同资料。

三、实用工具模板

模板1：合同信息台账

合同编号

合同名称

甲方信息

乙方信息

签署日期

合同金额（元）

履行期限

负责人

合同状态

备注

CG-2024-001

设备采购合同

公司

供应商

2024-03-15

500,000

2024-03-20至2024-09-20

*主管

已履行中

验收周期30天

CG-2024-002

咨询服务合同

集团

咨询机构

2024-02-28

300,000

2024-03-01至2024-08-31

*