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内外部沟通控制程序

文件编号：PINO-QP-006

版本/版次：A/0

制定部门：管理者代表

生效日期：2008-8-13

区分

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制定

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日期

修订记录

制定/修订日期

修订内容摘要

版本/版次

总页数

修订者

2008-8-13

新发行

A/0

7

丁黎明

1.0目的

为了使组织内部不同层次和职能之间更充分了解并尽量满足顾客需求及其环境信息的有效交流。

2.0适用范围

适用于我公司的活动、产品或服务范围内相关质量和环境信息的沟通交流。

3.0定义

顾客：接受产品的组织或个人。

相关方：关注组织环境表现（行为）或受其环境表现（行为）影响的个人或团体。

4.0职责

4.1人力资源部负责对全公司员工管理方面的培训并确认效果。

4.2市场部确保外部信息的接收、处理及回答等有效实施。

4.3各部门经理确保内部信息沟通按程序有效实施。

4.4管理者代表负责与质量对内外有关事宜的联络

5.0工作程序

5.1内外部沟通目的

5.1.1有助于阐明公司对质量/环境的承诺；

5.1.2提高对公司质量方针、目标指标的认识；

5.1.3有助于员工了解公司管理体系的质量/环境表现；

5.1.4促进公众对公司质量表现及所做努力的理解和认同；

5.1.5及时将对管理体系进行监视、审核和评审的结果传达给公司内部有关人员。

5.2内外部沟通内容

5.2.1公司简介；

5.2.2质量方针、目标指标；

5.2.3质量管理过程；

5.2.4质量表现评价、管理体系有效性；

5.2.5需要改进的地方；

5.2.6独立验证的情况等；

5.3环境信息交流

5.3.1内部环境信息交流

5.3.1.1环境管理建议处理

员工有任何关于环境管理的建议，须联络至文控中心呈管理者代表处理，由管理者代表委派文控中心进行沟通处理；

处理结果由文控中心转达信息至原建议者；

如果建议有改进环境体系的效益，应于环境管理评审会议中讨论；

所有建议及处理结果均应留下记录，记录正本由文控中心统一管理。

5.3.1.2环境方针、目标的贯彻管理者代表和文控中心可通过以下方式贯彻其效果：

利用文件宣传贯彻；

借由公司集会广告而之；

在内部进行宣传贯彻。

5.3.2外部环境信息交流

5.3.2.1外部环境管理建议处理

人力资源部负责收集外界（不包括公司客户）对公司环境管理事务的任何建议。销售部负责收集公司客户对公司环境管理事务的任何建议；

接收方式可为电话、传真、信件、口述或其它可行方式，接收时应告知建议者处理流程大约所需时间；

人力资源部应将接收的信息联络至文控中心处理；

处理结果应呈管理者代表批准后告知提议者；

建议及处理结果的联络记录由文控中心统一管理；

外部相关方及供应商若须了解或取得本公司环境方针时，文控中心须予以说明或提供。

5.3.2.2与供应商﹑分承包方的沟通

采购部负责人应告知供应商或分承包方有关本公司环境管理要求及环境法规的相关要求和条款。

5.4公司内外部沟通采用方法：

5.4.1员工培训；

5.4.2部门、部门间会议、讨论、说明、教育；

5.4.3在各显要地方张贴质量方针、目标及公告发布相关信息；

5.4.4作成员工意见箱，广泛接收意见，予以相应处理；

5.4.5通过部门、部门间联络交流；

对于管理体系，要求公司内各部门互相配合，协同工作。使相关责任部门了解体系运行中出现的不符合，以便及时采取纠正措施。当发生紧急情况时，要能迅速传递信息，从而敏捷的作出反应。

5.5销售部确保公司有效的外部信息交流，了解外部要求，当相关方有需要时就其所关注的事宜给予答复或与他们进行对话，采用方法：

5.5.1资料传递，电话、传真等；

5.5.2与外界人员会议、讨论、说明、宣传的形式；

5.5.3其他。

5.6以电话或其他方式获得的非书面化信息，由当事人记录并登记于《内部联络单》签名。

5.7对于任何形式的内部信息传递，信息接收方必须在要求的时间内对问题的处理结果予以回复。

5.8具体信息的交流方法见附件1《内外部沟通信息清单》。

6.0支持文件

无

7.0表格/记录

7.1《内部联络单》PINO-HR-FM007

8.0流程图

无

附件1：

内外部沟通信息清单

项目

序号

信息

交流方法

担当部门

相关文件

内

部

信

息

1

公司简介

质量方针、

质量管理过程

培训

部门内说明教育

发行文件、宣传手册等

人力资源部各部门

人力资源控制程序

文件与资料控制程序

培训记录、会议记录

2

质量目标、

质量表现评价