行业采购管理流程手册.docVIP

行业通用采购管理流程手册

第一章引言与适用范围

本手册旨在为企业或组织提供一套标准化的采购管理流程框架，涵盖从需求提出到付款结算的全环节操作规范。手册内容适用于制造业、服务业、零售业等多个行业，适用于企业日常生产运营所需的原材料、设备、办公用品采购，以及服务类项目（如咨询、外包等）的采购活动。通过规范流程，可提升采购效率、控制采购成本、降低合规风险，保证采购活动的透明化与标准化。

第二章采购管理核心流程与操作步骤

第一节采购需求发起与审批

需求提出

发起主体：各部门根据实际工作需要（如生产部需原材料、行政部需办公用品、项目部需服务外包等），由部门负责人指定专人（如需求专员*）填写《采购申请单》。

申请内容：需明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预估总价、用途、期望交货日期及特殊要求（如质量认证、技术参数等）。

附件要求：若采购涉及大型设备或服务项目，需附《需求说明书》或《技术规格书》，由技术部门*确认技术可行性。

需求审核

部门负责人审核：需求专员*提交《采购申请单》后，由本部门负责人审核采购需求的必要性与合理性，确认需求与部门工作计划的匹配度，签字批准后流转至下一环节。

财务预算审核：财务部门*对申请金额进行预算核对，保证采购项目在部门预算额度内，若超预算需说明资金来源（如追加预算申请），并标注审核意见。

最终审批：根据采购金额大小划分审批权限（例如：金额≤5000元由采购经理审批；5000元＜金额≤50000元由分管副总审批；金额＞50000元由总经理*审批），审批人需在《采购申请单》上明确签署“同意”或“退回修改”意见，退回时需注明修改原因。

第二节供应商选择与管理

供应商信息收集

渠道来源：通过行业展会、供应商自荐、第三方平台（如采购网、行业名录）、现有合作供应商推荐等方式收集供应商信息，建立《供应商信息库》。

信息登记：收集供应商时需记录其名称、统一社会信用代码、法定代表人、联系方式（电话，避免留具体手机号）、主营业务、资质文件（如营业执照、ISO认证、相关行业许可证等）、供货能力（如月产能、交货周期）、历史合作记录（若有）等基础信息。

供应商资质审核

资质初筛：采购专员*对《供应商信息库》中的供应商进行资质初审，重点核查营业执照是否在有效期内、经营范围是否涵盖所需采购品/服务、是否具备相关行业资质（如食品供应商需《食品经营许可证》），剔除不符合要求的供应商。

现场考察：对金额较大或关键物料（如原材料、核心设备）的供应商，由采购部牵头，联合技术部、质量部*组成考察小组，实地考察供应商的生产场地、设备状况、质量管控体系（如是否通过ISO9001认证）、库存管理能力等，形成《供应商考察报告》。

询价比价议价

询价：从通过资质审核的供应商中筛选3家及以上（若独家供应商需说明原因），向其发出《询价单》，明确采购需求详情、报价截止时间、报价要求（含单价、总价、费用构成如运费、税费等）。

比价议价：采购专员*收集报价后，编制《比价表》，对比不同供应商的价格、质量、交货期、付款条件等综合因素，选择最优供应商。若价格差异超过10%，需与供应商进一步议价，议价过程需留存书面记录（如邮件往来、谈判纪要）。

供应商确定与档案更新

确定供应商：根据比价议价结果，填写《供应商选择审批表》，附《询价单》《比价表》《考察报告》（若有）等材料，按审批权限报采购经理或分管副总审批，审批通过后确定最终合作供应商。

档案更新：将新供应商信息录入《合格供应商名录》，并更新《供应商信息库》，同时建立供应商档案，记录其合作历史、供货质量、履约情况等，作为后续合作评价依据。

第三节采购订单执行与跟踪

采购订单制作

订单：采购专员*根据审批通过的《采购申请单》和确定的供应商信息，制作《采购订单》（PO），内容需与采购需求一致，包括：订单编号、供应商全称、采购物品/服务名称、规格型号、数量、单价、总价、交货日期、交货地点（如“公司仓库”）、付款方式（如“货到付款30天”）、质量标准、违约责任等条款。

订单审核：采购经理*对《采购订单》进行审核，重点核对订单信息与需求、报价的一致性，审核无误后签字确认。

订单下达与跟踪

订单下达：审核通过的《采购订单》需加盖公司公章（或电子章）后，通过邮件、书面函件或采购管理系统发送给供应商，并要求供应商在2个工作日内书面确认（如盖章回传）。

订单跟踪：采购专员*需主动跟踪订单执行进度，在交货日前3天、1天分别与供应商确认生产/备货情况，保证供应商按时交货。若遇可能延期情况，供应商需提前5天书面通知，并提出解决方案（如分批交货），采购部需评估对生产/工作的影响并协调处理。

第四节货物/服务验收

验收准备

验收通知：供应商发货后，需将发货单（注明订单号、发货日期、物流单号等）发送至采购专员，采购专员通知仓库部