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基础设施档案管理规范及实施方案

引言

基础设施是社会经济发展的基石，其规划、建设、运营和维护过程中形成的档案，是记录工程建设真相、反映资产状况、支撑后续管理决策的重要依据。科学、规范地管理基础设施档案，对于保障工程质量与安全、提高运营维护效率、促进资产保值增值、传承建设经验具有不可替代的作用。本规范及实施方案旨在系统梳理基础设施档案管理的核心要素，明确各环节的操作要求与实施路径，以期为相关单位提供一套兼具指导性与操作性的工作框架，推动基础设施档案管理工作迈向标准化、精细化、智能化的新台阶。

一、基础设施档案管理规范

（一）基本原则

基础设施档案管理应遵循以下基本原则，以确保档案的真实性、完整性、准确性、系统性、安全性和可追溯性：

1.统一领导，分级管理：明确档案管理的责任主体，建立健全从项目法人到各参与单位的层级管理体系，确保档案工作有人抓、有人管、有人负责。

2.全程管理，动态跟踪：档案管理应贯穿于基础设施项目的规划立项、勘察设计、招投标、施工建设、竣工验收、运营维护直至最终处置的整个生命周期，实现动态收集、整理与更新。

3.标准规范，科学分类：依据国家及行业相关标准，结合基础设施项目特点，制定统一的档案分类、编码、著录、组卷和保管规范，确保档案整理有序、检索高效。

4.安全保密，合规利用：严格执行档案安全保密制度，采取有效措施防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘，确保档案实体与信息安全。同时，建立规范的档案利用制度，在符合法律法规的前提下，促进档案信息资源的合理利用。

5.技术赋能，智慧管理：积极采用信息化、数字化技术手段，推动传统档案管理向数字档案管理转型，提升档案管理效率、共享水平和开发利用能力。

（二）档案的形成与收集

1.责任主体：各参建单位（包括建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位及其他相关单位）是其职责范围内形成档案的直接责任主体，应指定专人负责本单位档案的形成、积累、整理和移交工作。

2.收集范围：档案收集范围应全面覆盖项目全过程，主要包括：

*前期文件：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、规划许可、用地许可、环境影响评价、初步设计及审批等文件材料。

*勘察设计文件：工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、设计图纸、设计说明、设计变更、概预算文件等。

*招投标及合同文件：招标文件、投标文件、中标通知书、各类合同（勘察、设计、施工、监理、采购等）及补充协议。

*施工文件：施工组织设计、开工报告、施工日志、测量记录、材料设备出厂合格证及检验报告、施工试验记录、隐蔽工程验收记录、分部分项工程验收记录、质量评定资料、安全文明施工资料、竣工图等。

*监理文件：监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告、旁站记录、监理日志、质量评估报告等。

*竣工验收文件：竣工验收申请、验收方案、验收会议纪要、各专项验收报告（消防、环保、规划等）、竣工验收证书、工程质量保修书等。

*运营维护文件：（针对已投入运营的设施）运行记录、维护保养记录、检修记录、故障处理记录、技术改造文件等。

*其他文件：与项目相关的会议纪要、请示批复、声像资料（照片、录像）、电子文件等。

3.收集要求：

*档案材料应随项目进展及时收集，确保不遗漏、不积压。

*收集的文件材料必须是原件（特殊情况可收集具有法律效力的复印件，并注明原件存放处），手续完备，签字盖章齐全。

*文件材料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。

*电子文件应连同其元数据一并收集，并确保其真实性、完整性、可用性和安全性。

（三）档案的整理与归档

1.分类与编码：应根据基础设施项目的性质（如交通、水利、能源、市政等）和特点，参照国家或行业相关档案分类标准，制定适合本项目的档案分类方案和编码规则。分类应科学合理，层次分明，便于检索。

2.著录：按照档案著录规则，对每份（组）档案的主题内容、形式特征等进行描述和记载，形成著录条目。著录项目应包括档号、项目名称、文件编号、责任者、成文日期、页数、主题词等。

3.组卷与装订：

*遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持卷内文件的系统联系。

*同一事由的相关文件材料组成一卷或数卷。

*卷内文件应按顺序排列，并编写页号。

*案卷应填写卷内目录和备考表，装订应整齐牢固，便于翻阅。

4.归档验收：项目竣工验收前，建设单位应组织对项目档案进行专项验收。档案验收合格后，方可进行项目整体竣工验收。归档时应填写归档交接文据，办理交接手续。

（四）档案的保管与保护

1.库房要求：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防高湿、防光、防尘等“九防”措施