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企业费用申请及报销流程表

适用范围

本流程表适用于企业内部各部门员工在执行工作任务时，申请相关费用支出及报销的场景。包括但不限于差旅费、办公费、培训费等日常运营开支。通过标准化流程，保证费用管理透明、合规，提升工作效率。适用于全职员工、临时工及外包人员，需在预算框架内操作。

操作流程

费用申请及报销需遵循以下标准步骤，保证每个环节无缝衔接，避免遗漏或延误。流程从申请发起开始，至报销结束为止，共分为五个核心阶段：

申请发起阶段

员工根据实际业务需求，填写《费用申请表》，明确费用类型（如差旅、办公用品）、预估金额、支出事由及日期。

提交申请至直属主管，附上必要凭证（如合同、会议记录），保证内容真实完整。

示例：员工**申请出差差旅费，需提前3天提交申请，注明目的地、天数及预算。

主管审批阶段

直属主管在收到申请后1个工作日内，审核费用合理性及预算符合性。

审批通过后，主管在系统中标记“已批准”，并转交至财务部门；若不通过，需注明原因并退回修改。

注意：审批需基于部门预算，超支申请需附加说明。

财务审核阶段

财务部门在收到申请后2个工作日内，核对申请表与凭证的一致性，检查金额是否合规。

审核通过后，报销单号，并通知员工准备最终支出凭证；若发觉问题，退回申请并要求补充材料。

示例：财务专员审核的申请，保证费用类型匹配公司政策。

支出执行阶段

员工根据批准的申请，执行费用支出（如预订酒店、购买设备），并保留所有相关凭证（如收据、合同）。

支出完成后，员工在5个工作日内，将凭证原件及报销单提交至财务部门，附上支出明细。

注意：凭证需清晰可辨，避免涂改，保证与申请内容一致。

报销结算阶段

财务部门在收到报销材料后3个工作日内，完成最终审核，确认无误后安排付款。

付款方式为企业银行转账，员工收到通知后核对金额；若有差异，财务部门需及时沟通调整。

流程结束：报销完成后，系统更新记录，归档材料备查。

表格模板

以下为《费用申请及报销表》的通用模板，适用于企业各部门。员工需如实填写，人名用*号代替。表格包含申请信息、审批状态及凭证字段，保证流程可追溯。

字段名称

示例内容

说明

申请日期

2023-10-01

填写提交申请的日期

申请人姓名

**

用*号代替真实人名

所属部门

销售部

员工所属部门

费用类型

差旅费

如差旅、办公、培训等

费用金额（元）

5000.00

预估或实际支出金额

支出事由

客户会议差旅

详细描述费用用途

支出日期

2023-10-05至2023-10-07

费用发生的起止日期

审批状态

已批准

初始为“待审批”，流程中更新

直属主管审批

**（批准）

主管姓名及审批意见

财务审核意见

**（通过）

财务专员姓名及审核结果

凭证附件

会议记录、酒店收据

列出相关凭证类型

报销单号

REIM001

财务部门的唯一标识

付款状态

已支付

最终报销完成状态

重要提示

为保证费用申请及报销流程顺畅高效，请务必遵守以下关键事项：

及时性要求：申请需提前提交，报销材料应在支出完成后5个工作日内提交，避免逾期影响付款。

准确性保障：填写表格时，金额、日期等信息需精确无误，凭证需原件且清晰，防止审核延误。

合规性原则：所有费用必须符合公司预算和政策，超支或特殊类型费用需提前书面说明，未经批准不得执行。

沟通机制：若流程中出现疑问，及时联系直属主管或财务部门，避免自行操作导致错误。

归档责任：报销完成后，员工需保留副本，财务部门负责原始凭证归档，保证可追溯性。

通过本流程表，企业可实现费用管理的标准化，减少人为错误，提升整体运营效率。