采购订单审批及管理流程清单分步骤指导型.docVIP

采购订单审批及管理流程清单分步骤指导型工具模板

一、适用范围与常见应用场景

本工具模板适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的采购订单全生命周期管理，覆盖从需求发起至订单归档的全流程。常见应用场景包括：

常规采购：生产物料、办公用品、设备耗材等有明确需求的标准化采购；

新供应商首次采购：需同步完成供应商资质审核与订单审批的场景；

跨部门协作采购：涉及多个部门（如需求部、采购部、财务部、管理层）协同审批的复杂采购；

紧急采购：需缩短审批流程但需保留审批痕迹的特例采购（需注明紧急原因并经授权领导审批）。

二、采购订单审批及管理全流程操作指南

（一）需求部门：采购申请发起

责任人：需求部门经办人、部门负责人

关键动作：

填写采购申请单：明确采购需求，内容包括：物料/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途说明、期望交货日期、交货地点，并附相关附件（如技术参数图纸、历史采购记录、比价依据等）。

部门内部审核：需求部门负责人核对需求的合理性（是否必要、是否符合部门计划）、预算是否在部门额度内，签字确认后提交至采购部。

输出文件：《采购申请单》（需部门负责人签字）。

（二）采购部：需求初审与供应商匹配

责任人：采购部经办人、采购部负责人

关键动作：

需求合规性审核：检查《采购申请单》信息是否完整（规格、数量、用途等），与历史采购记录对比是否存在重复或超预算情况，必要时与需求部门沟通补充需求细节。

供应商筛选与询价：

优先从合格供应商库中选择3家及以上供应商，若为新供应商，需同步启动供应商资质审核（营业执照、相关行业资质证书、生产能力证明等）；

向供应商发出询价单，明确需求规格、数量、交货期，要求在规定时间内报价（紧急采购可适当缩短询价时间，但需保留至少2家供应商报价）。

制定采购方案：对比供应商报价（价格、质量、交货期、服务），选择最优供应商，填写《采购订单审批表》，附供应商报价单、资质审核记录。

输出文件：《采购订单审批表》（附供应商报价单、资质证明）、询价记录。

（三）财务部：预算与付款条件审核

责任人：财务部经办人、财务部负责人

关键动作：

预算核对：确认采购金额是否在部门年度/季度预算额度内，超预算采购需核查是否有追加预算审批文件。

付款条件审核：审核付款方式（如预付、货到付款、分期付款）、开票要求（增值税专用/普通发票）、账期是否符合公司财务制度，避免资金风险。

出具审核意见：在《采购订单审批表》中填写财务审核意见，通过则签字确认，不通过注明原因并退回采购部。

输出文件：《采购订单审批表》（财务审核栏签字）。

（四）管理层：分级审批

责任人：部门分管领导、总经理/授权审批人

关键动作：

根据采购金额分级审批（示例，企业可根据自身规模调整）：

低金额采购（如≤1万元）：由采购部负责人、需求部门负责人、财务部负责人联合审批即可；

中金额采购（如1万-5万元）：需增加分管副总经理审批；

高金额采购（如＞5万元）：需提交总经理审批，重大采购（如＞10万元或涉及核心设备）需召开管理层会议审议。

审批人重点审核采购的必要性、价格合理性、供应商资质、预算匹配性，签字确认后审批流程结束。

输出文件：《采购订单审批表》（各层级审批栏签字）。

（五）采购部：订单与供应商确认

责任人：采购部经办人

关键动作：

编制采购订单：根据审批通过的《采购订单审批表》，制作正式《采购订单》，内容包括：订单编号、采购方/供应商信息、物料/服务明细（名称、规格、数量、单价、金额）、交货期、交货地点、付款方式、违约责任、质量标准、验收条款等。

订单审核与发送：采购部负责人核对订单信息与审批内容一致后，加盖采购章，通过书面或电子方式（如OA系统、邮件）发送至供应商，要求供应商在2个工作日内确认回传。

供应商反馈处理：供应商如有异议（如价格、交货期需调整），采购部需与需求部门、财务部沟通后重新走审批流程；无异议则供应商盖章回传，订单生效。

输出文件：《采购订单》（供应商盖章回传版）、《订单确认记录》。

（六）订单执行与进度跟踪

责任人：采购部经办人、需求部门接口人

关键动作：

跟踪生产/备货进度：对于定制化物料或长周期采购，采购部需每周向供应商确认生产/备货进度，保证按交货期交付；若可能延迟，要求供应商提前3天预警并协商解决方案（如分批交付、调整交货期）。

需求部门对接：需求部门提前1天确认收货准备（如仓库腾库、人员安排），保证到货后可及时验收。

输出文件：《订单进度跟踪表》（记录每周进度、沟通情况）。

（七）到货验收与问题处理

责任人：需求部门、采购部、质量部（如需）

关键动作：

现场验收：

数量核对：清点物料数量是否与订单一致，短缺需当场记录并由供应商签字确认；

质量检验：质量部或需求部门根据订单约定的质量标准（如国标、行标、技术参数）进行检验，合格则