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行政公文写作格式与审批流程手册

引言

行政公文是机关、团体、企事业单位在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻方针政策、部署指导工作、请示答复问题、通报交流情况的重要工具。为规范本单位行政公文写作，统一审批流程，提高办文效率和质量，保证公文的严肃性、规范性和权威性，特制定本手册。本手册适用于本单位各部门、各层级在行政公文起草、审核、审批、印发及归档全流程的操作，相关人员应严格遵照执行。

一、行政公文适用场景与类型解析

行政公文根据功能、适用范围及行文关系可分为多种类型，不同类型公文对应特定场景，需准确选择使用，避免混淆。

（一）决议

适用场景：适用于会议讨论通过的重大决策事项，如单位发展战略、年度工作计划、重要规章制度等。

特点：具有权威性和约束力，需经法定会议表决通过，内容原则性强，表述严谨。

（二）决定

适用场景：适用于对重要事项作出决策和部署，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

特点：指令性强，要求下级机关执行，内容具体明确，如《关于表彰2023年度先进部门的决定》《关于调整工作领导小组的决定》。

（三）命令（令）

适用场景：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性行政措施、奖惩有关人员、撤销下级机关不适当的决定。

特点：具有最高权威性和强制性，仅单位主要负责人可签发，如《中华人民共和国主席令》《单位关于启用新印章的命令》。

（四）公报

适用场景：适用于公布重要决定或者重大事项，如年度工作总结、统计数据、会议成果等。

特点：公开性、信息性强，内容概括性强，如《单位2023年发展情况公报》。

（五）公告

适用场景：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项，如单位更名、机构设置、重要活动举办等。

特点：公开范围广，内容简洁，如《单位关于公开招聘工作人员的公告》。

（六）通告

适用场景：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项，如停水停电通知、区域管理规定等。

特点：限定在一定范围内，内容具体，操作性强，如《关于区域施工期间交通管制的通告》。

（七）意见

适用场景：适用于对重要问题提出见解和处理办法，可上行、下行或平行，如《关于推进数字化办公的实施意见》。

特点：指导性和参考性强，表述灵活，可提出具体措施或建议。

（八）通知

适用场景：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者办理的事项，批转、转发公文。

特点：应用范围最广，使用频率最高，如《关于召开年度工作总结会议的通知》《转发部门关于加强安全生产工作的通知》。

（九）通报

适用场景：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况，如《关于部门工作失误的通报》《关于2023年度建工作情况的通报》。

特点：具有教育性和警示性，内容需真实准确，评价客观。

（十）报告

适用场景：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

特点：陈述性，不要求上级批复，如《单位2023年度工作总结报告》《关于项目进展情况的报告》。

（十一）请示

适用场景：适用于向上级机关请求指示、批准，如申请经费、审批项目、请示事项等。

特点：期复性，需一事一请，不得夹带报告内容，如《关于申请购置办公设备的请示》。

（十二）批复

适用场景：适用于答复下级机关的请示事项。

特点：针对性，仅针对请示内容回复，态度明确，如《关于同意购置办公设备的批复》。

（十三）议案

适用场景：适用于各级人民按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议的事项。

特点：法定性，需经法定机构审议通过，如《市人民关于提请审议〈市物业管理条例〉的议案》。

（十四）函

适用场景：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项，如《关于商请协助举办活动的函》《关于项目验收的复函》。

特点：灵活性，平行文或不相隶属机关间使用，语气谦和。

（十五）纪要

适用场景：适用于记载会议主要情况和议定事项，如办公会议、专题会议等。

特点：纪实性，准确反映会议精神和决议，如《单位2024年第1次办公会议纪要》。

二、行政公文格式规范详解

行政公文格式需严格遵循《政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）及《政机关公文格式》（GB/T9704-2012）要求，保证结构完整、要素齐全、排版规范。公文格式一般由眉首、主体、版记三部分组成。

（一）眉首部分（公文首页红色分隔线以上区域）

发文机关标志

由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，如“市人民文件”“办公室文件”。

联合行文时，主办机关排列在前，其他机关依次排列，如“市教育局市财政局文件”。

字体为小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

发文字号

由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，如“X政发〔2024〕1号”（X政为发文机关代字，〔2024〕为年份，1号为顺序