企业邮箱管理及安全使用规范.docxVIP

企业邮箱管理及安全使用规范

一、总则

企业邮箱作为组织内外信息沟通的核心工具，承载着商业信息传递、业务协作及品牌形象展示等重要功能。为确保企业邮箱系统的稳定运行、信息安全与高效应用，规范用户行为，防范潜在风险，特制定本规范。本规范适用于所有使用企业邮箱的员工及相关人员，旨在明确邮箱管理职责、安全使用要求及违规处理办法，保障企业信息资产安全与合法权益。

二、邮箱账号管理

（一）管理职责与分工

企业邮箱系统的管理工作应指定专门的信息技术部门（或相应责任团队）负责，明确其在邮箱系统运维、安全策略实施、用户支持及违规行为调查等方面的核心职责。各部门负责人需协助做好本部门员工邮箱使用的日常监督与安全教育。

（二）账号申请与开通

员工需通过正式渠道提交邮箱账号申请，注明所属部门、职位及业务需求。信息技术部门在收到经审批的申请后，应在合理工作日内完成账号创建与配置，并通知用户初始登录信息。账号命名应遵循企业统一规则，通常建议与员工姓名或工号关联，便于识别与管理。

（三）账号使用与维护

用户应妥善保管个人邮箱账号及密码，严禁转借、共用或泄露给未经授权的第三方。邮箱密码应设置足够复杂度，并定期更换，以降低被盗风险。用户如遗忘密码或怀疑账号安全，应立即向信息技术部门申请重置或核查。同时，用户应定期检查邮箱设置，确保自动转发、假期回复等功能仅在必要时启用并正确配置。

（四）账号变更与注销

当员工发生岗位调整、部门变动或离职等情况时，所在部门应及时通知信息技术部门办理邮箱账号的信息更新或注销手续。对于离职员工，信息技术部门应在其离职手续办理完毕当日内禁用或注销其邮箱账号，并根据需要对重要邮件进行备份或交接。

三、邮箱安全使用规范

（一）邮件内容安全

发送邮件时，应确保内容真实、准确、完整，且符合国家法律法规及企业内部规章制度。严禁利用企业邮箱发送、传播与工作无关的信息，包括但不限于谣言、暴力、色情、反动及其他不良或非法内容。涉及公司商业秘密、技术机密、财务数据等敏感信息的邮件，应审慎发送，优先考虑加密传输或使用更安全的内部沟通渠道，并明确标注保密级别，提醒收件人注意保密。

（二）邮件附件安全

（三）防范网络钓鱼与欺诈

（四）密码安全策略

邮箱密码是账号安全的第一道防线。用户应设置包含大小写字母、数字及特殊符号的复杂密码，避免使用生日、姓名、手机号等易被猜测的信息作为密码。密码长度建议不低于一定标准，并养成定期（如每季度）更换的习惯。不同平台或账号应使用不同密码，避免“一套密码用到底”的风险。

（五）设备与环境安全

在使用企业邮箱时，应确保所用设备（计算机、手机等）已安装并运行最新的杀毒软件及安全补丁。避免在公共网吧、非加密的公共Wi-Fi等不安全网络环境下登录企业邮箱或处理敏感邮件。离开工作岗位时，应及时锁定计算机屏幕，防止他人未经授权使用邮箱。

四、违规责任与处理

凡违反本规范规定，造成企业邮箱系统故障、信息泄露、声誉受损或其他不良后果的，企业将根据情节严重程度及所造成损失的大小，对相关责任人进行批评教育、经济处罚、行政处分直至解除劳动合同。如行为触犯法律法规，将移交司法机关处理。

五、附则

本规范由企业信息技术部门负责解释与修订。各部门应组织员工认真学习本规范，并严格遵照执行。信息技术部门将定期对邮箱使用情况进行抽查与审计，并根据实际情况及技术发展，适时对本规范进行完善。

希望全体员工充分认识企业邮箱安全的重要性，共同维护安全、有序、高效的邮件沟通环境。