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综合办公室工作制度规程制定

**一、总则**

为规范综合办公室工作流程，提高工作效率，确保各部门协同顺畅，特制定本制度规程。本规程适用于综合办公室全体人员，旨在明确岗位职责、优化工作方法、提升服务质量。

**二、组织架构与职责**

（一）组织架构

1.综合办公室设主任1名，副主任若干名，下设行政组、文秘组、后勤组等职能模块。

2.各组设组长1名，负责本组日常管理工作。

（二）主要职责

1.**行政组**

(1)负责办公用品采购、管理及分发；

(2)维护办公设备正常运行，协调维修事宜；

(3)负责办公区域环境卫生监督。

2.**文秘组**

(1)负责文件起草、审核、归档；

(2)协调会议安排，记录会议纪要；

(3)负责内外联络及信息传达。

3.**后勤组**

(1)负责访客接待及后勤保障；

(2)管理会议室使用及预订；

(3)负责员工考勤及假期审批。

**三、工作流程**

（一）日常办公管理

1.**考勤管理**

(1)工作时间：周一至周五，9:00-18:00，午休1小时；

(2)考勤方式：指纹打卡或电子签到，每日记录并存档；

(3)迟到、早退需提前向组长申请，并说明原因。

2.**文件管理**

(1)文件分类：按“红头文件”“内部文件”“参考材料”分类存档；

(2)电子文件统一保存在指定云盘，并设置权限；

(3)重要文件需双备份，防止数据丢失。

（二）会议管理

1.**会议筹备**

(1)提前3日发布会议通知，明确时间、地点、参会人员；

(2)准备会议材料，确保投影仪、麦克风等设备调试到位；

(3)安排签到表及茶水服务。

2.**会议执行**

(1)会议期间由文秘组记录关键决议，会后1日内整理纪要；

(2)参会人员需遵守会场秩序，手机调至静音或关闭。

（三）办公设备使用规范

1.**打印机使用**

(1)优先使用黑白打印，彩色打印需经部门主管审批；

(2)定期检查墨盒余量，避免临时断墨影响工作；

(3)节约用纸，双面打印鼓励。

2.**会议室使用**

(1)使用前提前预约，填写预订表并提交后勤组；

(2)会议结束后清理桌面，关闭设备电源；

(3)未经允许不得擅自占用会议室。

**四、应急处理机制**

（一）设备故障

1.小型问题（如打印机卡纸）由行政组自行解决；

2.重大故障（如网络中断）需立即上报主任，联系专业维修人员。

（二）突发事件

1.自然灾害（如断电、漏水）需第一时间疏散人员，并联系物业处理；

2.外部投诉需由文秘组接待，记录问题并协调解决。

**五、监督与改进**

（一）定期检查

1.每月由主任组织各组自查，评估工作完成情况；

2.发现问题及时整改，并记录改进措施。

（二）意见反馈

1.员工可通过匿名表单提出优化建议；

2.每季度召开工作例会，讨论制度执行效果。

**六、附则**

本规程自发布之日起实施，如有未尽事宜，由综合办公室负责解释。

**三、工作流程（续）**

（一）日常办公管理（续）

1.**考勤管理（续）**

(1)**请假流程**

-**事假申请**：员工需提前3日填写《请假申请表》，部门主管审批后方可休假；紧急情况需电话报备，后续补交申请表。

-**病假申请**：需提供医疗证明，并在返岗后1日内提交病假条；连续病假超过3日需由部门主管复核。

-**休假类型**：法定假日、年假、婚假、产假等按公司规定执行，需提前提交申请。

(2)**异常处理**

-**旷工认定**：无申请且未到岗者，视为旷工，按旷工制度处理；

-**考勤误差**：如发现打卡异常（如重复打卡），需在次日向行政组说明情况，并提交证明材料（如请假记录）。

2.**文件管理（续）**

(1)**电子文件命名规范**

-**格式**：部门简称_年份_月份_文件类型（如：行政_2024_03_会议纪要.docx）；

-**层级**：一级目录为部门，二级目录为文件类型（如“红头文件”“档案”），三级目录为年份。

(2)**档案借阅流程**

-**申请**：需填写《档案借阅单》，注明用途和期限（最长不超过7日）；

-**归还**：逾期未还者需支付滞纳金（0.5元/天），损坏需赔偿；

-**特殊档案**（如财务报表）：需经主管审批，且仅限指定人员查阅。

（二）会议管理（续）

1.**会议筹备（续）**

(1)**材料准备清单**

-**基础设备**：投影仪、白板、马克笔、签到表；

-**资料类**：会议议程、参会人员名单、背景材料；

-**其他**：纸杯、笔记本、笔（按参会人数准备）。

(2)**场地布置要点**

-**座位安排**：重要会议按职位排序，一般会议可环形或分组排列；

-**环境检查**：提前30分钟