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建设工程资料归档整理指南
指南说明：?本指南依据《建设工程文件归档规范》（GB/T50328）、《城市建设档案管理规定》等法规标准编制，旨在规范建设工程资料的收集、整理、立卷、归档及移交工作，确保工程档案的完整性、准确性、系统性和安全性，为工程竣工验收、结算审计、运维管理及改扩建提供可靠依据。
一、总则
1.1适用范围
本指南适用于新建、扩建、改建的各类建筑、市政、交通、水利等建设工程项目。从项目立项到竣工验收全过程形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的文件材料，均应按本指南要求进行整理归档。
1.2基本术语
建设工程资料：?在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录。
立卷：?按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件材料分类整理成案卷的过程。
归档：?工程资料整理立卷后，按规定移交档案管理机构保存。
案卷：?由互有联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。
城建档案馆：?接收、保管城市建设档案的专门机构。
1.3归档原则
基本原则：
同步管理原则：?资料管理应与工程建设同步进行，贯穿项目始终。
真实准确原则：?归档资料应真实反映工程实际情况，内容准确，手续完备。
完整系统原则：?归档资料应齐全、完整，能系统反映工程建设的全过程。
规范有序原则：?归档资料的格式、载体、整理方法应符合规范要求。
二、归档范围与保管期限
2.1归档范围
凡是在工程建设全过程中直接形成的，具有查考、利用、保存价值的各种载体的文件材料，均应收集归档。主要包括但不限于：
建设工程资料归档范围分类表
阶段
资料类别
主要内容
前期准备
立项文件
项目建议书、可行性研究报告、立项批复等
用地文件
用地预审、规划许可证、土地使用证等
勘察设计文件
工程地质勘察报告、初步设计、施工图设计及审查文件等
招投标文件
招标文件、投标文件、中标通知书、合同等
施工过程
施工技术准备
施工组织设计、技术交底、图纸会审记录等
施工现场准备
测量放线记录、控制网设置资料等
地基与基础
土方、桩基、支护等分部分项工程验收记录、试验报告等
主体结构
钢筋、模板、混凝土等施工记录、材料合格证、检验报告等
竣工验收
分部/单位工程质量验收记录、竣工验收报告、备案文件等
竣工图
综合竣工图
总平面布置图、竖向布置图、综合管线图等
专业竣工图
建筑、结构、给排水、暖通、电气等专业竣工图
室外专业图
室外环境、道路、绿化、管网等竣工图
2.2保管期限
根据工程性质、规模及资料价值，保管期限分为永久、长期、短期三种。
永久：?凡对工程维护、改建、扩建及历史研究有永久利用价值的资料，如竣工图、竣工验收文件、重要结构部位的验收记录等。
长期：?保管期限为20年至60年，如一般施工记录、材料合格证等。
短期：?保管期限为20年以下，如部分施工管理文件、物资进出场记录等。
重要提示：?涉及结构安全、消防、人防、节能、环保等重要环节的资料，以及竣工图，必须永久保存。具体保管期限的划分应参照《建设工程文件归档规范》附录A执行。
三、资料收集与整理
3.1收集要求
资料收集应遵循“随工程进度同步收集、确保原件、内容完整”的原则。
收集要求细则：
及时性：?资料的形成、积累、整理、归档应与工程建设进程同步。
原件优先：?归档文件应为原件。当原件确实无法获取时，可采用清晰的复印件或扫描件，但必须注明原件存放处并加盖公章。
内容完整：?文件材料的内容、签章、日期等必须齐全、清晰、有效。
载体合规：?书写材料应耐久性强（如碳素墨水、激光打印），纸张质量良好（A4幅面为主），声像资料应附文字说明。
3.2分类与组卷
工程资料应按单位工程进行整理，并依据专业、阶段等进行科学分类。组卷应遵循工程资料的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系。
建设工程资料分类组卷参考表
案卷类别
组卷内容
组卷单位
排序原则
A类：立项与用地
前期审批、征地拆迁等文件
按事项或文号
时间顺序、事项重要程度
B类：勘察设计
地质勘察、设计图纸及变更
按专业或子项
专业顺序、设计阶段
C类：工程管理
招投标、合同、会议纪要等
按文件类型
时间顺序
D类：施工技术
各分部分项工程验收、试验记录
按分部/分项工程
施工顺序、专业系统
E类：竣工图
全部专业的竣工图纸
按专业
图纸目录顺序
F类：竣工验收
验收记录、备案文件、声像资料
按验收阶段
验收程序顺序
3.3排列与编号
卷内文件应排列有序，通常按事项、时间或重要程度排列。批复在前、请示在后，正文在前、附件在后，印本在前、定稿在后。
页号编写：以案卷为单位，在有书写内容的页面正面右下角、背面左下角用铅笔编号，空白页不编号。页号从“1”开始，连续编写。
组卷注意事项：?不同载体的文件（如图纸、文字材料、照片）应分别组卷。案卷厚度不宜超过40mm（约200页）
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