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企业文件档案管理规范及模板

一、适用范围与核心目标

本规范与模板适用于各类企业（含中小企业、集团化公司）的文件档案全生命周期管理，涵盖行政、人事、财务、项目、合同、研发等各类型档案。旨在通过标准化流程实现档案的分类清晰、存储安全、检索高效、责任明确，保证档案的完整性、可用性与合规性，为企业决策、审计追溯、历史留存提供可靠依据。

二、标准化操作流程

1.档案分类与编号：建立“层级化+唯一性”标识体系

操作步骤：

第一步：明确分类维度

按“部门-文件类型-年度-密级”四级分类，例如：“行政部-制度文件-2023年-内部公开”。

常见文件类型参考：行政类（通知、制度、会议纪要）、人事类（劳动合同、离职证明、培训记录）、财务类（凭证、报表、审计报告）、项目类（立项书、验收报告、成果文档）、合同类（采购合同、销售合同、服务协议）。

第二步：制定编号规则

采用“部门代码+文件类型代码+年度+流水号”格式，例如：“XZ-DF-2023-001”（行政部-制度文件-2023年-第1号）。

部门代码示例：行政部（XZ）、人事部（RS）、财务部（CW）、项目部（XM）、研发部（YF）。

第三步：编制《文件分类目录》

依据分类维度与编号规则，动态更新分类目录，保证新档案及时纳入体系。

2.档案收集与整理：源头把控“三性”要求

操作步骤：

第一步：明确收集责任与时限

各部门指定档案联络员（如行政专员、项目助理），负责本部门档案的日常收集；

定期收集：月度/季度末3个工作日内完成上周期档案汇总；

即时收集：重要文件（如合同、项目批复）签署/审批后24小时内提交。

第二步：档案规范性审核

档案管理员*对提交文件审核，保证符合“三性”要求：

完整性：无缺页、关键信息（如签字、日期、盖章）齐全；

准确性：内容与实际业务一致，无错漏；

规范性：文件命名符合编号规则，格式统一（如PDF扫描件、Word文档）。

第三步：初步整理与排序

审核通过后，按“时间顺序+重要性”排序，去除重复文件，标注归档日期。

3.档案归档与存储：实现“物理+电子”双备份

操作步骤：

第一步：确定归档介质

纸质档案：重要合同、法律文书、审计报告等需长期保存的文件，使用A4纸打印（单面），装订成册；

电子档案：日常业务文件、制度流程等，存储于企业指定的档案管理系统（如OA系统、专业档案管理软件），避免存储于个人电脑或移动硬盘。

第二步：规范存储位置

纸质档案：按“分类编号”顺序存入专用档案柜，张贴标签（如“XZ-DF-2023”），柜内放置防潮防虫剂；

电子档案：在系统中建立对应分类文件夹，时填写“文件元数据”（包括归档人、归档日期、密级、关键词）。

第三步：备份与登记

电子档案每月1次异地备份（如云端存储+本地服务器），纸质档案每季度扫描为电子版同步存档；

填写《档案归档登记表》（见模板1），记录归档文件编号、名称、数量、存储位置、归档人等信息。

4.档案借阅与使用：严格“审批+追溯”管理

操作步骤：

第一步：提交借阅申请

借阅人填写《档案借阅申请表》（见模板2），注明档案编号、借阅用途、借阅期限（一般不超过5个工作日），部门负责人*签字确认。

第二步：审批与权限核验

普通档案：部门负责人审批后，档案管理员*办理借阅；

密级档案（如财务报表、核心技术文档）：需分管领导*审批，仅限在指定区域（如档案室）查阅，原件不得带出。

第三步：借阅与归还登记

档案管理员*核对档案完整性后，借阅人签字领取；

归还时检查档案是否完好、有无缺页，更新《档案借阅登记表》，超期未归还需催办并记录。

5.档案保管与销毁：全生命周期闭环管理

操作步骤：

第一步：定期检查与维护

档案管理员*每半年对纸质档案进行清点，检查有无受潮、虫蛀，及时修复或复制受损档案；

电子档案每季度检查系统备份有效性，保证文件可正常打开。

第二步：鉴定与销毁审批

对超过保管期限的档案（如普通合同保管5年、财务凭证保管30年），由档案管理员编制《档案销毁清单》，会同法务部、行政部鉴定后，提交分管领导审批。

第三步：安全销毁与记录

纸质档案：采用碎纸机销毁，至少2人监督（如档案管理员、行政主管），销毁后签字确认；

电子档案：彻底删除并格式化存储介质，保证无法恢复；

填写《档案销毁审批表》（见模板3），留存销毁记录备查。

三、档案管理模板工具

模板1：档案归档登记表

归档日期

文件编号

文件名称

形式（纸质/电子）

数量（页/份）

存储位置（柜号/路径）

归档人

审核人

2023-10-08

XZ-DF-2023-001

《行政管理制度汇编》

纸质+电子

50页/1份

档案柜-01-01/OA/系统/行政制度

张*

李*

2023-10-10

XM-LT-2023-005

“智慧办公系统”项目立项书

电子

1份

OA/系统/项目