合同审核与档案管理标准作业程序表.docVIP

合同审核与档案管理标准作业程序表

一、适用范围与核心工作场景

本标准作业程序（SOP）适用于公司各类合同（包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同、租赁合同等）的全生命周期审核管理及档案归档工作，覆盖合同发起、审核、签署、履行、归档、查阅等环节。涉及部门包括业务发起部门、法务部、财务部、行政部（档案管理部门）及相关审批领导，适用于公司日常经营中所有需要通过标准化流程管理的合同场景，旨在保证合同合规性、降低法律风险、实现档案高效利用。

二、合同审核全流程操作规范

（一）合同发起与接收

发起准备：业务部门根据合作需求，与合作方初步协商合同条款，收集合作方主体资格证明材料（如营业执照复印件、法定代表人身份证明、授权委托书等，加盖合作方公章），保证材料真实有效。

填写《合同审批表》：业务部门在OA系统或纸质流程中填写《合同审批表》，注明合同名称、合作方信息、合同金额、履行期限、核心条款摘要、附件清单及业务部门负责人意见。

合同文本提交：业务部门将《合同审批表》及合同文本（初稿，需为最新版本，避免涂改）一并提交至法务部，同时同步抄送财务部（涉及付款条款时）及相关部门。

（二）初步审核（业务部门）

内容完整性核对：业务部门负责人审核合同是否包含核心要素（如双方主体信息、标的、数量/质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式、签署页等），保证无重大遗漏。

业务可行性确认：审核合同内容是否符合公司业务规划，履行条件是否具备（如采购合同是否有库存需求，销售合同是否有产能保障），合作方履约能力是否与合同规模匹配。

附件材料检查：核对合作方主体资格证明、技术协议、验收标准等附件是否齐全，与合同内容是否一致。

提交审核：初步审核通过后，业务部门负责人在《合同审批表》“业务部门意见”栏签字，并提交至法务部进行下一环节审核。

（三）法务审核

合法性审查：

审核合同主体是否具备完全民事行为能力（如企业是否存续/吊销，自然人是否成年/无民事行为能力限制）；

审核合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及行业监管规定，是否存在无效或可撤销情形；

审核格式条款是否公平，是否存在免除己方责任、加重对方责任或排除对方主要权利的情形。

合规性与风险控制：

识别合同履行中的法律风险（如违约责任不对等、知识产权归属不明、争议解决方式约定不明等），提出修改建议；

涉及特殊行业（如医疗、金融）的合同，需审核是否符合行业监管要求；

合同中若涉及保密、竞业限制等条款，需保证符合相关法律规定及公司制度。

文字表述规范：审核合同文字表述是否清晰、准确，避免歧义术语（如“大概”“可能”等），保证条款无矛盾冲突。

出具审核意见：法务部在《合同审批表》“法务部意见”栏填写审核结论（“同意”“修改后同意”“不同意”及具体修改理由），并通过OA系统反馈至业务部门。若需修改，业务部门应在2个工作日内完成修订并重新提交。

（四）财务审核（涉及付款/收款条款时）

财务条款合规性：

审核价款/报酬、支付方式（如银行转账、承兑汇票）、支付节点（如预付款比例、到货款、验收款、质保金比例）是否符合公司财务制度；

审核税费承担方式、发票类型（如增值税专用发票/普通发票）及开具时间是否符合税法规定。

资金风险评估：

大额合同（如金额超过万元，具体标准由公司财务制度规定）需评估公司资金流动性，保证支付计划不影响正常经营；

涉及分期付款的，需审核对方是否提供足额履约担保（如保函、保证金）。

出具审核意见：财务部在《合同审批表》“财务部意见”栏签署意见，重点标注财务风险点及修改建议，反馈至业务部门。

（五）最终审批

审批权限划分：根据合同金额及类型，按公司《合同管理办法》规定的权限逐级审批：

金额低于万元的合同，由业务分管领导审批；

金额万元-X万元的合同，由总经理审批；

金额超过X万元或重大战略合同（如并购、长期合作），需提交董事会审批。

审批流程：审批人通过OA系统查看《合同审批表》及各环节审核意见，重点审核合同是否符合公司战略利益、风险是否可控，签署“同意”或“不同意”意见（“不同意”需注明理由，流程退回业务部门重新协商）。

（六）用印与签署

用印申请：最终审批通过后，业务部门在OA系统提交《合同用印申请表》，附最终版合同文本、审批完成的《合同审批表》及合作方主体资格证明材料，由行政部（或指定用印管理部门）审核用印条件。

用印规范：

合同用印需使用公司公章或合同专用章（严禁以部门章或其他印章代替），保证“骑缝章”覆盖合同连接处（多页合同）；

用印前核对合同文本与审批版本是否一致，关键条款（如金额、日期、签字页）是否涂改（涂改需加盖对方公章或签字确认）。

签署交接：合同签署完成后，业务部门收取对方签字盖章的合同原件（至少一式两份，公司留存至少一份），并在1个工作日内将原件提交至