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行政采购审批流程与成本控制方案

一、适用范围与场景描述

本方案适用于企业内部行政类采购活动的全流程管理，涵盖日常办公物资（如纸张、文具）、低值易耗品（如清洁用品、耗材）、小型固定资产（如办公设备、家具）及服务类采购（如维修、保洁）等场景。旨在通过标准化审批流程与精细化成本管控，保证采购活动的合规性、经济性与高效性，避免资源浪费与采购风险，同时满足各部门合理的工作需求。

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与提报

需求发起：各部门根据实际工作需要，由指定人员（如部门助理或行政对接人）填写《行政采购申请表》，明确物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途说明及期望交付时间。

部门初审：部门负责人对需求的合理性、必要性及预算匹配性进行审核，确认无误后签字提交至行政部。

输出成果：《行政采购申请表》（部门负责人签字版）。

（二）预算与合规性审核

预算核查：行政部对接财务部，核查采购申请是否在部门年度预算额度内，重点审核预算科目是否准确、金额是否超支。

合规性审查：行政部审核采购内容是否符合企业采购政策（如是否属于集中采购目录、是否需要公开招标等），对于单笔金额超过[具体金额，如5000元]的采购，需同步提交《采购必要性说明》。

输出成果：预算审核意见表、合规性审查意见（若审核不通过，需注明原因并退回需求部门）。

（三）供应商选择与比价

供应商筛选：行政部根据采购需求，从合格供应商库中筛选至少3家候选供应商（若供应商库无合适资源，需启动新供应商准入流程，包括资质审核、样品评估等）。

询价比价：对候选供应商进行书面或线上询价，要求提供加盖公章的报价单（包含报价、规格、交付周期、保修条款等）。对于金额较大或技术复杂的采购，可组织现场考察或技术交流。

供应商评估：行政部联合需求部门、财务部对供应商进行综合评分（评分维度包括价格占比40%、质量占比30%、交付时效占比20%、服务占比10%），选择综合最优供应商。

输出成果》：《供应商比价评估表》（含各供应商报价及评分结果）。

（四）采购订单与合同签订

订单：行政部根据确定的供应商信息，填写《采购订单》，明确采购物品/服务的具体信息、金额、交付时间、付款方式及违约责任，经采购负责人签字后加盖公章送达供应商。

合同签订：对于单笔金额超过[具体金额，如10000元]的采购，需签订正式采购合同，合同条款需经法务部（或指定法务人员）审核，保证合规性。

输出成果》：《采购订单》（供应商签字盖章版）、采购合同（若需）。

（五）交付验收与入库

到货确认：供应商按约定时间交付物品后，需求部门与行政部共同进行现场验收，核对物品名称、规格、数量、质量是否与订单一致，检查外包装及配件是否完好。

验收记录：验收合格后，填写《采购验收单》，需求部门负责人、行政部验收人双方签字确认；若存在质量问题或数量不符，需当场与供应商沟通处理（如换货、退货），并记录问题详情。

入库登记：验收合格物品由行政部登记入库（固定资产需贴资产标签、录入资产管理系统），更新库存台账。

输出成果》：《采购验收单》（双方签字版）、库存台账更新记录。

（六）付款审批与成本核算

付款申请：行政部根据采购订单、验收单及发票（或合规收款凭证），填写《付款申请单》，附相关合同、验收单等支撑材料，提交财务部。

付款审核：财务部核对单据一致性（订单、验收单、发票信息是否匹配）、审批流程完整性及预算余额，确认无误后提交总经理审批。

款项支付：总经理审批通过后，财务部按约定付款方式（如银行转账、对公支付）完成付款，同步更新付款台账。

成本核算：财务部每月对行政采购成本进行汇总分析，按部门、采购类型分类统计实际支出与预算差异，编制《行政采购成本分析月报》。

输出成果》：《付款申请单》、付款凭证、《行政采购成本分析月报》。

三、关键环节配套表单设计

（一）行政采购申请表

序号

项目

内容（示例）

1

申请部门

行政部

2

申请人

*

3

申请日期

2023年10月8日

4

物品/服务名称

A4复印纸

5

规格型号

80g/500张/包

6

需求数量

20包

7

预估单价

25元/包

8

预算金额

500元

9

用途说明

部门日常办公打印使用

10

期望交付时间

2023年10月15日前

11

部门负责人意见

签字：__________日期：__________

12

行政部初审意见

签字：__________日期：__________

13

财务部审核意见

签字：__________日期：__________

14

总经理审批意见

签字：__________日期：__________

（二）供应商比价评估表

序号

供应商名称

报价（元）

规格型号匹配度

交付周期（天）

历史合作质量评分

综合评分

备注

1

办公用品公司

480

100%

7

90