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企业行政办公用品采购标准

一、适用范围与核心价值

1.1适用场景

本标准适用于各类企业、事业单位及社会团体在日常运营中的行政办公用品采购活动。具体包括但不限于：

日常办公消耗品补充（如纸张、墨盒、文具等）

新员工入职装备配置

部门专项办公设备增补

临时性大型会议或活动物资准备

季节性或节日性办公用品采购

1.2核心价值

建立统一的办公用品采购标准，旨在实现企业资源的优化配置，通过规范化流程降低采购成本，提高行政效率，同时保证采购物资的质量符合企业使用要求，避免资源浪费和采购腐败风险。标准化采购还能为财务预算提供准确依据，便于成本核算与审计追踪。

二、采购全流程操作指南

2.1需求收集与提报

各使用部门需根据实际工作需要，每月25日前通过标准化表格提交下月办公用品需求申请。申请内容应明确物品名称、规格型号、数量、用途及预计使用周期。行政部专员张负责汇总各部门需求，进行初步审核，剔除重复申请或不合理需求，形成《月度办公用品需求汇总表》。

操作要点：

需求提报人需为部门指定负责人或行政对接人

特殊规格物品需提供详细参数或样品参考

临时紧急需求需走”绿色通道”流程，由部门总监签字确认后直接提交行政部

2.2预算编制与审批

行政部根据历史采购数据和市场价格，对汇总需求进行成本核算，编制《办公用品采购预算表》。预算编制需考虑以下因素：

物品单价（参考近3个月采购均价）

数量折扣（大宗采购优惠）

物流仓储成本

5%的不可预见费用

预算完成后提交财务部审核，再由行政总监王签字确认。预算金额超过5000元的需总经理审批。

2.3供应商筛选与评估

行政部采购专员李负责建立合格供应商库，新供应商引入需经过以下评估流程：

资质审查：营业执照、税务登记、相关行业资质证明

供货能力评估：生产能力、库存水平、配送时效

质量控制体系：产品认证、质检报告、售后服务承诺

价格竞争力：至少3家供应商比价

合作历史评价：过往合作企业的反馈意见

评估结果填入《供应商评估表》，评分80分以上方可纳入合格供应商库。

2.4采购执行与合同签订

根据审批通过的预算和评估结果，采购专员执行采购：

常规物品：从合格供应商库中选择2-3家进行询价，择优采购

大额采购（单次超过10000元）：需签订正式采购合同

定制物品：需提供样品确认，签订技术协议

合同签订需经法务部审核，重点审查付款条件、质量标准、违约责任等条款。

2.5验收入库与付款

物品到货后，由行政部仓管赵和使用部门代表共同验收：

核对送货单与采购订单一致性

检查物品外观、数量、规格

功能测试（如电子设备）

抽检质量（如纸张克重、笔迹流畅度等）

验收合格后填制《入库单》，不合格物品当场拒收并通知供应商处理。财务部根据入库单、发票及合同办理付款，常规物品采用月结方式，大额采购按合同约定付款。

2.6库存管理与发放

行政部建立办公用品库存台账，实施”先进先出”管理原则：

设定安全库存量，避免断货或积压

每月盘点一次，保证账实相符

部门领用需填写《领用申请单》，经部门负责人签字

高值物品（如移动硬盘、计算器等）实行以旧换新制度

三、标准化工具表格

3.1办公用品需求申请表

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

预计使用时间

序号

物品名称

规格型号

单位

申请数量

单价(元)

总价(元)

用途说明

是否紧急

1

2

3

部门负责人审批：_______________签字日期：_______________

行政部审核意见：_______________审核人：_______________

3.2采购预算审批表

预算期间

编制部门

编制人

编制日期

预算总额(元)

类别

物品名称

预计数量

参考单价(元)

预算金额(元)

供应商建议

备注

纸张类

文具类

耗材类

设备类

其他

合计

财务部审核：_______________审核人：_______________

行政总监审批：_______________审批日期：_______________

总经理审批（超5000元时）：_______________审批日期：_______________

3.3供应商评估表

供应商名称

评估日期

评估人

联系人

联系电话

评估项目

评估标准

权重

评分(0-100)

加权得分

备注

资质状况

营业执照、税务登记等齐全有效

15%

供货能力

库存充足，配送及时

20%

产品质量

符合国家标准，无次品

25%

价格水平

不高于市场均价

20%

服务响应

售后及时，问题解决率高

15%

合作历史

过往合作评价良好

5%

总分

100%

综合评估意见：_______________

是否纳入合格供应商库：□是□否

评估人签字：_______________日期：__________