采购管理流程模板供应商选择与采购成本控制.docVIP

一、适用场景说明

二、操作流程详解

（一）需求明确与预算编制

需求提报：由需求部门（如生产部、行政部、项目组等）填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、质量标准、期望交货期及使用场景，经部门负责人*经理审批后提交至采购部。

预算确认：采购部根据需求内容，结合历史采购数据、市场价格波动趋势及企业成本控制目标，编制采购预算，明确最高限价，报财务部总监及分管领导总审批。预算需包含物品/服务费、运输费、税费等全部相关成本。

（二）供应商寻源与初步筛选

寻源渠道：采购部通过以下渠道收集供应商信息：

公开招标：在指定采购平台、行业招标网站发布招标公告；

邀请招标：邀请3家及以上具备资质的优质供应商参与；

平台推荐：通过企业认证的电商采购平台（如企业采购、京东企业购等）筛选合格供应商；

行业推荐：通过行业协会、展会或合作企业获取供应商资源；

主动开发：针对特殊需求，实地考察潜在供应商生产基地或办公场所。

初步筛选：采购部对收集的供应商进行初步资质审核，剔除不符合基本条件的供应商，筛选标准包括：

营业执照及相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、医疗器械生产许可证等，根据行业要求调整）；

经营范围与采购需求匹配；

注册资本不低于[具体金额，如50万元]；

无严重违法失信记录（通过“信用中国”等官方渠道查询）。

（三）供应商资质深度审核

对初步筛选合格的供应商，采购部联合需求部门、质量部（如适用）开展资质深度审核，形成《供应商资质审核报告》，内容包括：

生产能力：供应商的生产设备、工艺水平、产能是否满足订单需求（需提供设备清单及产能证明）；

质量保障：质量管理体系文件、检测设备、过往质量记录及客户投诉处理情况；

财务状况：提供近2年财务报表（资产负债表、利润表），评估其盈利能力、偿债能力及经营稳定性；

供货能力：过往类似项目合作案例（提供合同复印件及客户评价）、物流配送能力及应急供货方案；

社会责任：是否遵守劳动法、环保法规等（如适用，需提供社保缴纳证明、环保达标文件）。

（四）询价比价与商务谈判

询价：向通过资质审核的供应商（不少于3家）发出《询价通知书》，明确采购需求、报价要求（含报价有效期、是否含税、交货方式等）、截止时间，要求供应商在规定时间内提交书面报价单。

比价分析：采购部组织成立比价小组（成员含采购专员、需求部门代表、财务人员），对供应商的报价进行横向对比，分析价格构成（原材料成本、加工费、利润率等）、付款条件、交货周期、售后服务等差异，形成《询价比价分析表》。

商务谈判：根据比价结果，选择1-2家性价比最优的供应商进行谈判，重点围绕价格折扣、付款账期、质量异议处理、违约责任等条款协商，达成一致后形成《谈判纪要》，由双方代表签字确认。

（五）供应商选定与合同签订

综合评估：比价小组结合资质审核结果、报价、谈判情况及过往合作记录（如有），对供应商进行综合打分（评分维度可包括价格权重30%、质量权重25%、交期权重20%、服务权重15%、资质权重10%），确定最终合作供应商，报采购部负责人经理及分管领导总审批。

合同签订：法务部（或采购部）根据谈判结果及企业合同模板，拟定《采购合同》，明确双方权利义务、标的物详情、价格条款、交付验收标准、付款方式、违约责任等，经双方授权代表签字盖章后生效。

（六）采购执行与成本监控

订单下达：采购部根据合同内容，向供应商下达《采购订单》，同步抄送需求部门及财务部，明确交货时间、地点及验收要求。

交付验收：需求部门按合同约定标准对到货物资进行验收，填写《物资验收单》，重点核对数量、规格、质量等，合格后签字确认；不合格物资按合同约定退换货，并记录《质量异议处理单》。

成本监控：财务部根据验收单、发票及合同条款，审核付款申请，监控实际采购成本与预算的差异，对超预算10%以上的采购，要求采购部提交《成本超支说明》，分析原因（如市场价格波动、需求变更等）并提出改进措施。

（七）供应商绩效评估与动态管理

绩效评估：每季度/年度，采购部组织需求部门、质量部对合作供应商从交货准时率、合格率、价格竞争力、服务响应速度等维度进行评估，填写《供应商绩效评估表》，评分结果分为优秀、合格、不合格三个等级。

动态管理：

优秀供应商：优先续约、增加订单份额、给予付款账期优惠；

合格供应商：维持合作，针对不足项提出改进要求；

不合格供应商：暂停合作，要求限期整改，整改后仍不达标则终止合作。

档案更新：及时更新《供应商档案库》，记录供应商的资质变更、合作历史、评估结果等信息，保证供应商信息的时效性。

三、配套工具模板

表1：采购需求申请表

申请部门

申请日期

需求编号

申请人

联系方式

审批人

采购物品/服务信息

名称

规格型号

技术参数

预算信息

预算金额（元）

资金来源

备注（如特殊要求