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供应商信息管理与评价标准体系操作指南

一、体系应用场景与核心价值

本体系适用于各类需要系统化管理供应商资源的企业场景，尤其适合制造业、零售业、服务业等多品类采购企业，以及供应商数量庞大（如50家以上）、合作层级复杂（如战略供应商/常规供应商/备用供应商并存）的组织。

具体应用场景

新供应商准入管控：企业拓展新合作方时，需通过标准化流程筛选优质供应商，避免“人情供应商”“资质不全供应商”进入合作池；

现有供应商动态管理：对已合作供应商的资质、交付、质量、服务等信息进行实时跟踪，及时发觉合作风险（如资质过期、质量下滑）；

供应商分级与差异化策略：通过量化评价将供应商分为不同等级（如A/B/C/D级），匹配不同的订单分配、资源倾斜、整改或淘汰策略；

战略供应商协同：对高等级供应商（如A级）开展深度合作（如联合研发、成本共担），提升供应链整体竞争力。

核心价值

规范供应商全生命周期管理，避免“重准入轻管理”“凭感觉评价”等随意行为；

通过量化指标降低主观判断偏差，提升评价公平性；

识别高风险供应商并提前预警，减少因供应商问题导致的生产停滞、客诉等损失；

为采购决策（如订单分配、价格谈判）提供数据支撑，实现“优质供应商优待”的良性循环。

二、全流程操作步骤详解

（一）供应商准入申请与资料提交

操作目标：建立供应商基础信息库，保证准入方具备基本合作资质。

操作步骤：

发起申请：潜在供应商通过企业采购系统或指定渠道提交《供应商准入申请表》，主动提供以下核心资料（需加盖公章扫描件）：

营业执照、组织机构代码证、税务登记证（或三证合一复印件）；

特定行业资质证明（如食品行业需SC认证、制造业需ISO9001认证）；

主营产品/服务清单、报价单（含规格、单价、最小起订量）；

法定代表人及授权联系人身份证明、联系方式（电话、邮箱）；

过往合作案例（如3年内主要客户名单及合作金额，可隐去敏感信息）。

资料初审：采购部在收到申请后3个工作日内完成资料完整性核对，重点检查“三证是否齐全”“资质是否在有效期内”“主营产品是否符合企业采购需求”，对资料不全或不符的，一次性告知供应商补充。

（二）准入审核与信息建档

操作目标：通过多维度审核保证供应商资质合规，完成标准化信息建档。

操作步骤：

多部门联合审核：

技术部：评估供应商产品技术参数是否符合企业生产标准（如原材料功能、工艺要求），必要时进行样品测试；

质量部：审核供应商质量控制体系（如是否通过ISO9001、有无质量记录），对关键供应商开展现场审核（如生产流程、质检设备）；

财务部：核查供应商信用状况（如是否为失信被执行人、有无重大债务纠纷），评估合作资金风险。

审核决策：采购部汇总各部门审核意见，形成《供应商准入审核报告》，报采购经理（或供应链总监）审批。审批通过后，供应商正式进入“合格供应商名录”；审批不通过，由采购部书面告知供应商原因（如“技术参数不达标”“质量体系不完善”）。

信息建档：采购部将审核通过的供应商信息录入ERP系统或供应商管理平台，建立《供应商基本信息档案》（模板详见第三部分），同步分配唯一供应商编码（如“GYS-2024-001”），便于后续管理。

（三）供应商信息动态维护

操作目标：保证供应商信息的时效性，避免因信息滞后导致合作风险（如资质过期、联系人变更）。

操作步骤：

年度信息复核：每年12月，采购部向所有合格供应商发送《供应商年度信息更新函》，要求其在15个工作日内更新以下信息：

营业执照、资质证书（如有变更需提供最新扫描件）；

联系人及联系方式（如采购经理、售后负责人变动）；

主营产品/服务范围、价格体系调整（如原材料涨价导致报价变更）；

近1年合作业绩（如新增客户、重大项目）。

变更实时登记：供应商发生重大信息变更（如公司名称变更、地址迁移、关键资质新增/撤销）时，需在变更后5个工作日内提交《供应商信息变更申请表》，采购部审核无误后更新系统档案。

系统预警机制：在供应商管理系统中设置“资质到期提醒”（如ISO证书到期前3个月）、“合同到期提醒”（如框架协议到期前1个月），自动推送预警信息给采购管理员，避免遗漏。

（四）周期性评价实施

操作目标：通过量化指标对供应商合作表现进行客观评价，为分级管理提供依据。

操作步骤：

评价周期确定：

月度评价：适用于交付时效要求高、波动大的品类（如生鲜原材料、紧急物料）；

季度评价：适用于常规物料、服务类供应商（如办公用品、物流服务）；

年度评价：适用于战略供应商、高价值物料供应商（如核心零部件、定制化设备）。

评价数据收集：采购部牵头组织质量部、交付部、技术部等相关部门，在评价周期结束后5个工作日内提供以下数据：

质量部：供应商来料批次合格率、质量问题整改及时率、客户投诉次数；

交付部：订单准时交付率、缺货率、应急响应速度（如加急订