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建筑工程项目资料归档规范手册

第一章总则

1.1目的与依据

为规范建筑工程项目资料的收集、整理、组卷、归档及保管工作，确保项目档案的完整性、准确性、系统性和安全性，充分发挥档案在工程建设、运营管理、维修改造及历史追溯中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合建筑工程项目管理实际，特制定本手册。

1.2适用范围

本手册适用于各类新建、扩建、改建的建筑工程项目从立项审批至竣工验收及后续保修阶段形成的全部应归档资料的管理工作。参与工程项目建设的建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位及其他相关单位，均应遵照本手册执行。

1.3基本原则

建筑工程项目资料归档工作应遵循以下原则：

*真实准确原则：归档资料必须真实反映工程建设的实际情况，数据准确，签证齐全，不得弄虚作假。

*完整系统原则：归档资料应全面覆盖项目建设全过程，各项文件材料齐全，内在联系紧密，构成一个有机整体。

*规范有序原则：资料的形成、收集、整理、组卷应符合国家及行业相关标准，做到条理清晰、查阅方便。

*安全保密原则：对涉及国家秘密、商业秘密及个人隐私的档案资料，应采取有效措施确保其安全，严格遵守保密规定。

第二章归档资料的范围与分类

2.1归档资料的范围

建筑工程项目归档资料是指在项目策划、决策、勘察、设计、施工、监理、竣工验收及保修等各个阶段形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式的历史记录。凡对项目后续运营、维护、改建、扩建以及审计、监察、法律纠纷处理等具有查考利用价值的文件材料，均应列入归档范围。

2.2归档资料的分类

为便于资料的管理和利用，归档资料应进行科学分类。通常可按项目建设程序及专业性质划分为以下几大类：

2.2.1工程准备阶段文件（A类）

包括项目立项、审批、征地、拆迁、勘察、设计、招投标、合同等文件。例如：项目建议书及批复、可行性研究报告及批复、建设用地规划许可证、勘察设计合同、中标通知书、施工合同等。

2.2.2监理文件（B类）

包括监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告、监理日志、旁站记录、监理验收记录等监理单位在履行监理职责过程中形成的文件。

2.2.3施工文件（C类）

这是建筑工程项目归档资料的核心部分，内容繁杂，主要包括：

*施工管理文件：施工组织设计、施工方案、技术交底记录、施工日志等。

*施工技术文件：图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录等。

*进度造价文件：施工进度计划、工程款支付申请与证书、竣工结算报告等。

*施工物资文件：工程材料、设备、构配件的出厂合格证、质量证明文件、进场检验记录、试验报告等。

*施工记录文件：隐蔽工程验收记录、地基验槽记录、混凝土浇筑记录、构件吊装记录、测量放线记录等。

*施工试验记录及检测文件：各种材料的试验报告（如混凝土试块、钢筋原材及焊接等）、实体检测报告等。

*施工质量验收文件：检验批、分项、分部（子分部）工程质量验收记录。

*竣工验收文件：单位工程竣工验收记录、竣工报告等。

2.2.4竣工图（D类）

竣工图是工程竣工验收后，反映工程项目最终实际状况的图纸。应做到图物相符，加盖竣工图章，并有相关人员签字。凡按图施工无变更的，可在原施工图上加盖竣工图章；有一般性变更的，可在原图上修改并注明变更依据；重大变更或图面变更较大的，应重新绘制竣工图。

2.2.5竣工验收文件（E类）

包括工程竣工验收申请、验收会议纪要、验收组成员签字表、工程竣工验收报告、规划、消防、环保等专项验收认可文件或准许使用文件、工程质量保修书等。

2.2.6其他应归档文件

如项目声像资料（照片、录像带、光盘等）、电子文件、工程总结、获奖证书等具有参考价值的文件材料。

第三章归档资料的质量要求

3.1原始性与真实性

归档资料必须是工程建设过程中直接形成的原始文件材料，严禁伪造、变造。复印件应注明原件存放处，并由原件提供单位加盖公章及经办人签字，注明日期。

3.2完整性与系统性

归档资料应齐全完整，能够反映工程的全貌和各个环节的真实情况。文件材料的各项内容应填写齐全，手续完备。相关文件材料之间应具有有机联系，按顺序整理组卷，形成系统。

3.3规范性与准确性

*载体要求：归档文件材料应使用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料（如铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等）。图纸应使用绘图纸或优质复印纸绘制、复印。

*字迹要求：字迹应清晰、工整，易于辨认。不得潦草、涂改。若需修改，应采用规范的修改方法，并由修改人签字或盖章。

*图表要求：图纸应绘制规范，图标、图例清晰，比例恰当。各类表格应采用国家或行业统一标准格式，无统一格式的，应设计合理，内容完整。

*签署要求：文件材料中的签名、盖章手续必须齐全有效。负责人、审核人、编制人等