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行政文书写作技巧培训教材

前言

在现代行政管理体系中，行政文书作为信息传递、指令下达、工作协调、情况汇报的重要载体，其质量直接关系到工作效率、决策水平乃至单位形象。一份规范、严谨、清晰、高效的行政文书，能够准确传达意图，有效推动工作；反之，则可能造成误解、延误工作，甚至引发不必要的麻烦。因此，掌握行政文书写作的基本规律与实用技巧，是每一位行政管理人员及相关从业人员必备的职业素养。本教材旨在结合实践经验，系统梳理行政文书写作的核心要素与常见技巧，助力学习者提升文书写作能力，更好地适应工作需求。

第一章行政文书写作的基本原则

行政文书写作并非随意为之，它遵循着一定的内在规律和基本原则。这些原则是确保文书质量的基石，贯穿于写作的全过程。

一、准确规范是生命线

准确，是行政文书的第一要义。它要求内容真实可靠，数据无误，观点明确，不能有丝毫含糊或歧义。无论是政策解读、情况陈述还是指令传达，都必须基于客观事实，引用准确的依据。规范，则体现在格式标准、文种恰当、称谓得体、用语符合公文语体要求。例如，文种的选择需与行文目的、隶属关系严格对应，不能混淆“请示”与“报告”，滥用“通知”或“函”。

二、简明扼要是效率要求

行政工作节奏快、任务重，文书写作必须力求简明扼要。要剔除不必要的修饰、冗余的词句和空洞的套话，用最经济的文字传递最丰富的信息。这需要作者具备较强的概括能力和逻辑思维能力，能够抓住核心问题，突出重点内容，避免行文拖沓、不知所云。“简”并非简单粗暴，而是指言简意赅，恰到好处。

三、逻辑清晰是内在要求

一篇优秀的行政文书，其结构必然是清晰的，逻辑必然是严密的。观点与材料要统一，论点、论据、论证过程要合乎逻辑。行文顺序应条理分明，层次清晰，让读者能够迅速把握文书的脉络和核心思想。无论是总分结构、递进结构还是并列结构，都应服务于内容表达的需要，确保思路的顺畅。

四、得体适用是基本准则

行政文书的写作需考虑行文对象、场合和目的，做到用语得体，风格适宜。对上行文要谦逊、尊重；对下行文要明确、具体，必要时需体现权威性；平行机关之间行文则应注重协商与合作的语气。不同类型的文书，如命令、通知、请示、报告、函等，各有其特定的行文规范和语气要求，必须严格遵循。

五、时效观念是重要保障

行政工作往往具有较强的时效性，行政文书的写作与传递也应及时、高效。对于紧急事项，文书必须迅速拟定发出；对于常规工作，也应在合理期限内完成。过时的信息和延误的文件，其价值会大打折扣，甚至失去意义。因此，作者需具备强烈的时效观念，确保文书在规定时间内发挥其应有的作用。

第二章行政文书写作的基本步骤与方法

行政文书的写作是一个系统性的过程，遵循科学的步骤和方法，能够有效提高写作效率和质量。

一、明确主旨与对象

动笔之前，首先要明确文书的写作目的是什么？要解决什么问题？希望达到什么效果？这就是文书的主旨。主旨必须单一、明确，贯穿于文书的始终。同时，要明确行文对象是谁（主送机关、抄送机关），了解其职责、背景以及对信息的需求，以便选择合适的表达方式和语言风格。

二、收集与梳理材料

围绕已明确的主旨，全面、准确地收集相关材料。材料是形成观点、支撑观点的基础，包括政策依据、事实数据、工作情况、背景资料等。收集到材料后，要进行认真的梳理、分析和筛选，去粗取精，去伪存真，确保所用材料真实、准确、典型、有说服力，并与主旨紧密相关。

三、谋篇布局，构思框架

在明确主旨和掌握材料的基础上，开始构思文书的整体框架和结构布局。这如同搭建房屋的骨架，至关重要。一般而言，行政文书的结构包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、主题词（部分单位仍用）、抄送机关等部分。其中，正文是核心，需要精心设计其内部层次，如开头（引言）、主体（阐述事项、分析问题、提出措施等）、结尾（总结、展望、请求、号召等）。可以先列出简要的提纲，明确各部分的主要内容和逻辑关系。常见的正文结构模式有：总分总式、递进式、并列式、因果式等。

四、遣词造句，精雕细琢

这是将构思转化为具体文字的阶段。

*标题拟定：标题应准确概括文书的核心内容，力求简洁明了，通常由“发文机关+事由+文种”构成，有时可根据情况省略发文机关或事由。

*开头撰写：开头要简明扼要，说明发文的依据、目的、原因或背景。常见的开头方式有：根据式、目的式、原因式、概述式等。

*主体展开：主体是文书的核心部分，要围绕主旨，运用恰当的材料，条理清晰地阐述内容。无论是陈述事实、说明情况，还是提出意见、部署工作，都要言之有物，论据充分，措施具体可行。

*结尾收束：结尾应与开头相呼应，总结全文，或提出希望、要求、请求批准等。常见的结尾方式有：总结式、展望式、请求式、号召式、说明式等。

*语言运用：行政文书的语言要求庄重、准确、简明、平实