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供应商信息登记与审核工具表使用指南
一、适用场景与价值说明
在企业采购管理活动中，供应商信息的规范化管理是保障供应链稳定、控制运营风险的基础环节。本工具表适用于以下核心场景：
1.新供应商准入审核
当企业首次与潜在供应商建立合作意向时，通过本工具表系统收集供应商资质、财务状况、生产能力等关键信息，为后续资质验证、风险评估提供数据支撑，保证引入供应商的合规性与可靠性。
2.现有供应商信息更新维护
供应商的资质文件、联系方式、经营范围等信息可能随经营发生变化（如营业执照年检、地址迁移、新增认证等），通过定期更新登记表，保证企业供应商库信息的时效性与准确性，避免因信息滞后导致的合作风险。
3.跨部门协同审核管理
供应商审核涉及采购、财务、法务、质量等多个部门，本工具表通过标准化流程与明确审核节点，实现各部门信息共享与意见同步，提升审核效率，避免因职责不清导致的流程延误。
4.集团化供应商统一管控
对于集团型企业，下属公司供应商信息分散易导致管理漏洞，本工具表可作为统一模板，规范各子公司供应商登记标准，便于集团层面汇总分析、统一管控，实现供应商资源的优化配置。
二、供应商登记审核全流程操作详解
（一）登记申请发起
责任角色：采购专员/供应商对接人
操作步骤：
确定登记类型：根据合作需求选择“新供应商首次登记”或“现有供应商信息更新”。
新供应商首次登记：需填写完整的基础信息、资质文件、业务合作意向等模块；
信息更新：仅填写变更字段（如联系人更新、资质延期等），并注明变更原因。
获取空白表格：从企业采购管理系统或共享文件夹《供应商信息登记与审核表》（模板详见第三部分），或向采购管理部门索取纸质版。
初步材料准备：提前收集供应商相关证明文件（如营业执照扫描件、资质证书等），保证材料清晰、有效。
注意事项：登记前需与供应商确认信息填写范围，避免涉及商业秘密的敏感信息（如核心工艺参数）被过度收集。
（二）信息完整性与初步审核
责任角色：采购部（初审专员）
操作步骤：
信息完整性检查：对照登记表“必填项”标注（带“*”字段），确认基本信息（名称、统一社会信用代码、联系方式等）、资质文件清单（营业执照、行业许可证等）无缺失。
若必填项缺失，及时联系登记人补充，要求在2个工作日内反馈完整材料；
若信息填写模糊（如地址未细化到门牌号、经营范围描述笼统），要求登记人进一步明确。
初步合规性筛查：
核对统一社会信用代码格式（18位字符，含字母和数字），排除伪造或无效代码；
检查营业执照有效期，保证在登记日期后仍在有效期内（若临近到期（如剩余1个月内），需提醒供应商同步提交年检后的新证件）。
提交审核：初审通过后，将登记表及附件材料提交至法务部、财务部、质量部进行分项审核。
输出成果：《供应商信息登记与审核表》（初审版）、附件材料清单。
（三）分部门专项审核
1.法务部：资质与合规性审核
审核要点：
资质文件有效性：营业执照、行业特许经营许可证（如食品生产许可证、医疗器械经营许可证）、ISO体系认证（ISO9001、ISO14001等）等证书是否在有效期内，发证机关是否为官方机构（如市场监督管理局、国家认证认可监督管理委员会）；
合规性排查：供应商是否被列入“经营异常名录”“严重违法失信名单”（通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道查询，查询结果截图存档）；
合同条款风险：若涉及框架协议，审核供应商注册信息与合同主体是否一致，避免“皮包公司”挂靠风险。
审核时限：3个工作日内，反馈“通过”“不通过”或“补充材料”意见。
2.财务部：财务状况与支付信息审核
审核要点：
财务稳健性：要求供应商提供近2年财务报表（资产负债表、利润表），重点核查资产负债率（若超过70%，需评估偿债风险）、营收规模（是否满足合作需求）；
开户信息准确性：核对供应商提供的银行开户名、账号、开户行全称，保证与营业执照名称一致，避免付款错误；
纳信等级：查询供应商纳税信用等级（A级为优，D级慎用），是否存在欠税、逃税记录。
审核时限：3个工作日内，反馈审核意见及财务风险评估结论。
3.质量部：生产/服务能力审核（仅限产品/服务类供应商）
审核要点：
生产能力：若为实体供应商，需核实生产设备清单、产能数据（如月产量）、关键工艺流程说明，必要时安排现场核查；
质量管控：查看质量管理体系文件（如QC流程、检测标准），是否有第三方质量认证（如IATF16949for汽车行业）；
历史合作记录（如有）：调取供应商过往交付产品的合格率、客诉处理情况，评估质量稳定性。
审核时限：4个工作日内，反馈质量能力评估报告。
（四）综合评审与结果反馈
责任角色：采购部（牵头）、法务/财务/质量部代表（组成评审小组）
操作步骤：
汇总审核意见：采购部收集各部门审核结果，梳理共性问题（如资质临近
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