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财务结算资料管理规范清单

一、总体原则

财务结算资料是企业经济活动的原始记录和重要凭证，其管理的规范与否直接关系到财务信息的准确性、合规性以及企业运营的效率。为确保财务结算工作的有序进行，特制定本规范清单，旨在统一标准、明确责任、防范风险，保障企业资产安全与合法权益。本规范适用于企业所有涉及财务结算业务的部门及相关人员。

二、资料的收集与初步审核

1.收集范围明确化：根据不同结算类型（如采购结算、销售结算、费用报销、项目结算等），明确规定所需收集的原始凭证及辅助资料清单，确保无遗漏。

2.及时性要求：业务发生后，相关部门应在规定时限内将结算资料提交至财务部门，避免因拖延导致信息失真或延误。

3.真实性与合规性初审：

*提交人及部门负责人应对资料的真实性、业务的合规性进行初步审核，确保其反映的经济业务真实发生，符合公司制度及国家相关法律法规。

*重点审核业务内容与合同约定是否一致，审批流程是否完整有效。

4.原始凭证合规性：

*发票：确保为合法、有效、合规的发票，发票抬头、税号、品名、数量、金额、税率等信息准确无误，字迹清晰，无涂改。

*其他原始凭证：如收据、付款单、验收单、出库单、行程单等，需要素齐全，签字盖章完整。

三、资料的整理与分类

1.统一分类标准：按照结算业务性质、时间周期、项目归属或部门等维度，制定统一的资料分类标准，确保分类清晰、有序。

2.编号与标识：对整理完毕的结算资料进行统一编号，编号规则应具有逻辑性和可追溯性。可采用颜色标签、文件夹标签等方式进行物理标识，便于快速识别与查找。

3.排序与组卷：同类别的结算资料应按照业务发生时间顺序或凭证编号顺序进行排序，并根据数量多少进行组卷，装订成册（如需）。

4.辅助说明材料：对于复杂或特殊的结算业务，应附上必要的情况说明、合同摘要、审批依据等辅助材料，确保结算依据充分。

四、资料的归档与保管

1.归档时限：财务结算完成后，应在规定时间内完成资料的整理、复核与归档工作。

2.存储要求：

*纸质资料：应存放于干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的专用档案柜或档案室。重要资料需加锁保管。

*电子资料：应存储于指定的、安全的服务器或云端存储系统，建立严格的访问权限控制。电子扫描件应清晰、完整，与纸质原件内容一致。

3.保管期限：严格按照国家会计档案管理规定及公司内部制度，明确各类结算资料的最低保管期限。永久保管、定期保管（如X年、Y年）等不同类别应分开存放，并在显著位置注明。

4.电子档案管理：

*建立电子档案台账，与纸质档案一一对应。

*定期进行电子数据备份，防止数据丢失或损坏。

*确保电子档案的可读性，考虑长期存储中的格式兼容问题。

五、资料的查阅与使用管理

1.查阅权限：严格执行资料查阅审批制度，明确不同层级人员的查阅权限。外部单位查阅需持有效证明并经公司授权领导批准。

2.查阅登记：无论内部还是外部查阅，均需进行详细登记，记录查阅人、查阅事由、查阅时间、查阅资料名称及编号等信息，并由查阅人签字确认。

3.使用规范：

*查阅资料原则上不得带出指定查阅区域。确需带出复印或扫描的，需经更高层级审批，并限期归还。

*严禁涂改、勾画、抽取、撤换、增删、损毁或私自复制、拍摄、摘录结算资料。

*电子档案查阅应留下操作日志，便于追溯。

六、资料的销毁管理

1.销毁鉴定：对于达到保管期限的结算资料，由财务部门会同档案管理部门进行鉴定，确认无继续保存价值后方可列入销毁清单。

2.审批流程：销毁清单需报公司分管领导及总经理审批。对于涉及重大经济事项或可能存在未了事项的资料，应延长保管期限或永久保存。

3.销毁监督：资料销毁时，应有两人以上负责监销，并由监销人在销毁清单上签字确认。销毁过程应确保信息安全，防止泄密。

4.销毁记录：销毁清单及相关审批文件、监销记录应作为会计档案永久保存。

七、责任与监督

1.部门职责：各业务部门对其提交的结算资料的真实性、完整性、及时性负责；财务部门对资料的合规性、准确性、规范性及后续管理负责。

2.个人责任：相关岗位人员应严格遵守本规范，对因失职、渎职或违规操作造成资料损坏、丢失、泄密或其他不良后果的，将追究相应责任。

3.定期检查：财务部门及内部审计部门应定期对结算资料管理情况进行检查与监督，发现问题及时整改，持续优化管理流程。

八、附则

1.本规范未尽事宜，应参照国家相关法律法规及公司其他管理制度执行。

2.各子公司、分公司可根据本规范，结合自身实际情况制定实施细则。

3.本规范由公司财务部负责解释和修订。

4.本规范自发布之日起施行。

通过上述规范的严格执行，期望能系统性地提升企