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采购合同管理模板与流程

一、本模板与流程适用场景

二、采购合同管理全流程详解

采购合同管理需遵循“需求导向、合规优先、全程留痕”原则，分为8个核心步骤，各步骤责任部门、操作要点及输出成果

（一）采购需求提出与确认

责任部门：需求部门（如生产部、行政部、项目部）、采购部

操作说明：

需求部门根据业务需求（如生产计划、项目进度、库存预警），填写《采购需求申请表》，明确采购标的（名称、规格型号、技术参数）、数量、预计交付时间、预算金额、用途等关键信息，部门负责人*签字确认后提交采购部。

采购部对需求合理性进行审核：核对预算是否符合公司财务制度，技术参数是否清晰可执行，交付时间是否与采购周期匹配。若需求不明确（如规格描述模糊、预算不足），需退回需求部门补充完善。

审核通过后，需求部门与采购部共同确认《采购需求确认单》，作为后续供应商选择和合同起草的基础依据。

输出成果：《采购需求申请表》《采购需求确认单》

（二）供应商选择与确定

责任部门：采购部、需求部门、审计部（如需）

操作说明：

采购部根据采购标的类型（如标准化物资、定制化服务），选择合适的供应商选择方式：

公开招标：适用于金额较大（如≥50万元）、市场竞争充分的采购，通过发布招标公告、投标、评标等流程确定中标供应商；

询比价：适用于金额适中（如5万-50万元）、供应商数量有限的采购，向3家及以上供应商发出询价单，对比价格、质量、交期后确定候选供应商；

单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购（如专利技术）、发生不可预见的紧急情况等特殊情形，需经公司管理层*审批。

需求部门参与技术评审（如设备功能、服务方案），采购部负责商务评审（如价格、付款条件、履约能力），必要时邀请审计部监督过程。

评审完成后，形成《供应商选择评审报告》，明确拟合作供应商及推荐理由，按权限报采购经理、分管副总审批。

输出成果：《询价单》《供应商投标文件》《供应商选择评审报告》

（三）合同起草与审核

责任部门：采购部、法务部、财务部、需求部门

操作说明：

采购部根据《采购需求确认单》和确定的供应商信息，使用公司标准合同模板起草合同，核心条款包括：

合同主体（双方名称、统一社会信用代码、地址、联系人*）；

标的物（名称、规格型号、技术参数、数量，附技术协议作为附件）；

价格与支付方式（单价、总价、币种，付款条件如“验收合格后30日内支付90%质保金10%”）；

交付与验收（交付时间、地点、方式，验收标准及流程，如“按GB/T19001-2016标准验收”）；

违约责任（逾期交货、质量不达标等的违约金计算方式，如“按逾期金额日0.05%支付违约金”）；

争议解决（约定诉讼管辖地或仲裁机构，如“提交甲方所在地人民法院诉讼”）。

合同起草完成后，依次进行部门审核：

需求部门：审核技术条款（如规格参数、验收标准）是否符合业务需求；

财务部：审核价格条款、付款方式是否符合财务制度，税务处理（如发票类型、税率）是否合规；

法务部：审核合同合法性（如主体资格、条款是否违反《民法典》《招标投标法》）、完整性（如是否缺失违约责任、争议解决条款）、文字表述是否无歧义。

各部门审核通过后，采购部汇总修改意见，形成《合同审核记录表》，与合同文本一并报审批人签署。

输出成果：《采购合同（草案）》《合同审核记录表》

（四）合同审批与签署

责任部门：采购部、审批人、行政部

操作说明：

根据合同金额和类型，确定审批权限（示例）：

金额≤5万元：采购经理*审批；

5万元＜金额≤20万元：采购经理+分管副总审批；

金额＞20万元：采购经理+分管副总+总经理*审批。

审批人通过OA系统或纸质流程签署审批意见，明确“同意”“修改后同意”或“不同意”。若“修改后同意”，采购部需按意见调整合同并重新审核。

审批通过后，采购部联系供应商盖章：

甲方（采购方）盖章：需加盖公司公章或合同专用章（预留公章样本），由行政部专人保管印章并登记用印记录；

乙方（供应商）盖章：需核对供应商公章与名称是否一致，避免使用“财务专用章”“项目部章”等非合同专用章。

合同签署完成后，采购部收回原件，扫描存档电子版，同步更新《合同台账》。

输出成果：《合同审批单》《已签署采购合同》《合同台账》

（五）合同履行与跟踪

责任部门：采购部、需求部门、仓库/使用部门

操作说明：

采购部按合同约定跟踪供应商履约情况：

交付阶段：提前3天提醒供应商备货，交付时核对送货单与合同信息（名称、数量、规格）是否一致，确认交付时间；

验收阶段：需求部门牵头组织验收，必要时邀请技术专家、质检部门参与，验收合格后签署《验收合格单》；若不合格，需在2个工作日内书面通知供应商整改，并跟踪整改结果。

财务部根据《验收合格单》和合同付款条款，安排付款流程，采购部配合提供合同、发票等资料。

采购部建立《合同履行跟