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采购需求书撰写模板及需求描述参考

一、适用采购场景概述

采购需求书是企业或组织启动采购流程的核心文件，其撰写质量直接影响采购效率与结果匹配度。本模板适用于以下典型场景：

日常运营物资采购：如办公用品、生产原材料、设备耗材等标准化或非标准化物资的采购需求明确；

项目专项采购：如研发项目所需仪器设备、工程建设项目材料、IT系统集成服务等定制化采购需求梳理；

服务类采购：如咨询服务（法律、财务）、运维服务（设备维护、IT支持）、广告服务等非实物采购需求描述；

应急/临时采购：如设备突发故障替换、紧急活动物料供应等需快速响应的采购需求界定。

二、采购需求书撰写步骤详解

步骤1：需求调研与信息收集

操作要点：

明确采购目标：通过与需求部门（如生产部、行政部、项目部）负责人*经理沟通，确认采购的直接目的（如“提升生产效率20%”“替换故障老化设备”）；

收集需求细节：统计所需物资/服务的具体数量、使用场景（如“车间高温环境使用”“办公日常打印”）、特殊要求（如“需符合食品级安全标准”“支持多系统对接”）；

核实现有资源：确认现有库存、设备使用年限等，避免重复采购或资源浪费。

输出成果：需求部门提交的《采购需求申请表》（含初步需求清单）。

步骤2：需求分析与优先级排序

操作要点：

区分必要需求与非必要需求：例如生产设备采购中，“核心功能参数”为必要需求，“外观颜色”为非必要需求；

明确需求边界：对模糊表述进行量化，如“高效”需具体为“处理速度≥100页/分钟”；

设定优先级：根据采购紧急程度（如“影响生产停线”为最高优先级）、成本占比（如单价超10万元为重点关注项）对需求排序。

输出成果：《采购需求分析报告》（含必要需求清单、优先级排序表）。

步骤3：模板填写与内容完善

操作要点：

依据本模板“三、采购需求书模板及填写说明”逐项填写，保证信息完整；

对技术参数、服务标准等专业内容，需联合技术部门（如*工程师）审核，避免描述错误；

补充支撑材料：如需方提供的图纸、样品要求、过往采购案例等作为附件。

输出成果：完整的《采购需求书》（含及附件）。

步骤4：内部审核与修订

操作要点：

组织跨部门审核：需求部门（确认内容准确性）、采购部门（确认合规性）、财务部门（确认预算匹配性）、法务部门（确认条款合法性）共同参与；

修订模糊表述：如“质量优良”修改为“符合GB/T19001-2016质量管理体系标准，提供近3年同类产品无重大质量证明”；

确认审批流程：按企业规定，由总监、总经理等层级签字确认。

输出成果：终版《采购需求书》（含审核签字页）。

步骤5：需求确认与采购启动

操作要点：

将终版需求书同步至采购部门，作为编制招标文件/询价单的依据；

若需求变更，需重新履行审核流程，避免采购过程中因需求歧义导致争议。

三、采购需求书模板及填写说明

（一）采购需求书模板

项目

内容填写示例（可根据实际调整）

一、项目基本信息

项目名称

公司2024年Q3办公设备采购（含电脑、打印机）

采购编号

CG-202407-001

需求部门

行政部

联系人

*主管

联系方式

内线分机8888

提交日期

2024年X月X日

二、采购背景与目标

背景

现有办公电脑使用超4年，故障频发，影响工作效率；打印机老化，打印速度慢且耗材成本高，需批量替换。

目标

1.满足150人办公基础需求；2.设备保修期≥3年；3.年度耗材成本降低15%。

三、采购内容清单

序号

物资/服务名称

1

商用台式机

2

激光打印机

3

3年运维服务

四、技术参数与标准

1.技术指标

台式机：分辨率支持1920×108060Hz，功耗≤250W；打印机：首次打印时间≤7秒，硒鼓寿命≥10000页

2.功能要求

台式机：运行Office2020及设计软件（如CAD）无卡顿；打印机：连续打印4小时无故障

3.兼容性要求

台式机：支持Windows11专业版系统；打印机：兼容公司OA系统打印驱动

4.质量认证

台式机：提供3C认证、中国能效标识（二级）；打印机：提供ISO9001质量体系认证

五、商务要求

1.供应商资质

1.注册资本≥500万元；2.具有同类设备采购案例（近3年累计≥50台）；3.无重大违法记录（提供承诺函）

2.交付时间

合同签订后15个工作日内完成所有设备安装调试并交付使用

3.付款方式

1.首付款：合同签订后支付30%；2.到货款：设备交付验收合格后支付60%；3.质保金：10%（质期满后无息支付）

4.质保期

设备质保期≥3年（含硬件免费维修、更换），运维服务质保期3年

5.售后服务

提供7×24小时服务，故障响应时间≤2小时，现场解决时间≤24小时（偏远地区≤48小时）

六、交付与验收

1.交付地点

市区路号公司各指定办公室（需提前3天通