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标准化合同协议签订流程工具

一、适用场景与价值体现

在企业日常运营中，合同协议是明确双方权利义务、保障交易安全的核心法律文件。本工具适用于以下场景：

业务合作场景：如供应商采购、服务外包、渠道代理等合作事项的协议签订；

项目执行场景：如研发项目、工程项目、市场推广等项目类合同的签订；

内部管理场景：如劳动合同、保密协议、内部承包责任书等协议的规范化签署；

纠纷预防场景：通过标准化流程降低合同条款歧义、主体不适格等法律风险，提升合同履约率。

通过统一流程和工具，可实现“规范操作、风险可控、效率提升、责任可追溯”的管理目标，避免因流程混乱导致的法律纠纷或经济损失。

二、标准化操作流程详解

（一）前期准备：需求梳理与主体资格审查

需求明确

业务发起部门（如采购部、项目部）需填写《合同需求审批表》（见模板1），明确合作背景、交易内容、核心条款（如金额、履行期限、验收标准）等关键信息，部门负责人*经理审批通过后启动合同流程。

涉及特殊事项（如知识产权、保密条款）的，需附专项说明文件。

主体资格审查

对方为企业的，需核验其营业执照（是否在有效期内、经营范围是否涵盖合作内容）、法定代表人身份证明，并通过“国家企业信用信息公示系统”查询是否存在经营异常、严重违法失信等记录；

对方为自然人的，需核验身份证原件，留存复印件，确认其完全民事行为能力；

涉及授权代理的，需要求对方提供《授权委托书》（见模板2），明确代理权限、期限并由委托人签字盖章，避免无权代理风险。

（二）合同起草：条款合规与内容完整

模板选择

根据合作类型（如采购合同、服务合同）选择公司标准化合同模板（由法务部统一制定），非标合同需经法务部*法务审核后方可使用。

条款填充

按模板填写核心信息：合同主体（名称、统一社会信用代码/身份证号、地址、联系方式）、标的物（名称、规格、数量、质量标准）、价款及支付方式（金额、账户信息、支付节点）、履行期限（开始/结束时间、交付/验收节点）、违约责任（违约情形、赔偿标准）、争议解决方式（仲裁/诉讼管辖地）等；

特殊需求（如定制化服务、分期付款）需在“其他约定”条款中明确，保证表述无歧义。

内部审核

合同起草完成后，依次提交业务部门负责人经理、财务部总监（审核付款条款、税务风险）、法务部*法务（审核法律合规性）审核，各部门需在1个工作日内反馈意见，修改后重新审核直至通过。

（三）对方沟通：协商确认与文本定稿

条款协商

将审核通过的合同文本发送给对方，明确修改意见反馈时限（如2个工作日）；涉及重大条款变更（如金额、履行期限）的，需重新履行内部审批流程。

文本确认

双方就所有条款达成一致后，打印合同文本（一式X份，根据签约主体数量确定，至少留存3份公司存档），保证每份合同内容完全一致，关键条款（如金额、签字处）无涂改（如有涂改需双方加盖骑缝章）。

（四）正式签订：仪式规范与文件留存

签约仪式

双方法定代表人/授权代表需亲自到场签约，并携带有效身份证件、授权委托书（如适用）；

签约时需使用黑色签字笔签名，法定代表人需签字并加盖公章（或合同专用章），自然人需按手印；

合同骑缝章（多页合同需加盖）应覆盖所有页面连接处，保证文件完整性。

文件留存

合同签订后，业务部门需在1个工作日内将原件提交行政部*专员归档，同步更新《合同台账》（见模板3），记录合同编号、签订日期、双方主体、金额、履行期限、负责人等信息；

涉及附件（如技术协议、验收标准）的，需与合同原件一并归档，保证关联性。

（五）履行跟踪与归档管理

履行跟踪

业务部门作为合同履行第一责任人，需按合同约定跟踪对方履约情况（如交付进度、质量验收），填写《合同履行跟踪表》（见模板4），发觉问题及时上报并协商解决。

归档管理

合同履行完毕（或终止）后，业务部门需整理合同正本、附件、履行记录（如验收报告、付款凭证）等资料，形成“一合同一档案”，移交档案室保管，保管期限按公司档案管理规定执行（一般不少于10年）。

三、实用工具模板清单

模板1：合同需求审批表

项目

内容

合同名称

例：设备采购合同

需求部门

采购部

合作方名称

科技有限公司

交易背景

因生产需要，采购型号设备10台

核心条款需求

金额50万元；交货期30天；质保期1年；付款方式：签约付30%，验收后付70%

附件说明

设备参数清单、技术标准

部门负责人审批

*经理（签字）：__________日期：______年_月_日

法务部审核意见

*法务（签字）：__________日期：______年_月_日

总经理审批

*总（签字）：__________日期：______年_月_日

模板2：授权委托书

授权委托书

本人（本单位）__________（姓名/名称：__________，身份证号/统一社会信用代码：__________）作为_______