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通用合同审批工具集

一、适用场景与业务价值

本工具集适用于各类企业、事业单位及社会组织的合同审批管理，覆盖采购合同、服务合同、租赁合同、劳动合同、技术开发合同等常见类型。通过标准化审批流程、规范化表单模板及全流程风险控制，可实现合同审批的“高效流转、权责清晰、风险可控”，有效避免因审批环节缺失、条款不规范导致的法律纠纷及经济损失，同时提升跨部门协作效率，降低管理成本。

二、合同审批全流程操作指南

（一）合同发起与信息录入

责任人：业务部门经办人（*）

操作步骤：

确定合同类型：根据业务需求（如采购设备、接受服务、人员聘用等），选择对应的合同模板（见“三、常用模板与表单”）。

填写基础信息：在《合同审批申请表》中录入合同名称、合同编号（规则：-合同类型-年份-序号，如“采-购-2024-001”）、合同主体信息（甲方、乙方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式等）、合同金额（含大小写）、合同期限、履行地点、主要技术参数或服务标准等关键信息。

附件：需同步的附件包括：

合同草案（需经业务部门负责人初步审核）；

对方主体资质文件（如营业执照复印件、授权委托书等，对方为自然人的提供证件号码复印件）；

相关支撑材料（如招投标文件、会议纪要、技术协议、报价单等，根据合同类型补充）。

提交审批：通过OA系统或线下流程将《合同审批申请表》及附件提交至下一环节（通常为部门负责人）。

（二）部门初审与业务合规性审核

责任人：业务部门负责人（*）

审核重点：

业务真实性：合同内容是否符合部门年度工作计划及业务需求，是否存在虚假业务或超范围经营。

基础信息准确性：合同主体信息、金额、期限等关键数据是否与附件一致，是否存在错填、漏填。

附件完整性：是否按要求了所有必要附件，资质文件是否在有效期内。

初步风险评估：对合同履约能力、付款条件、违约责任等进行初步判断，提出修改建议（如需修改，退回经办人调整后重新提交）。

操作输出：审核通过后，签署意见并流转至下一环节（法务部门或财务部门，根据公司制度确定并行或串行审核流程）。

（三）法务专项审核与条款规范

责任人：法务专员/法务部门负责人（*）

审核重点：

主体合法性：合同主体是否存在法律禁止签约的情形（如被吊销营业执照、处于失信被执行人状态等），授权委托人是否具有有效授权。

条款合法性：合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效或可撤销条款（如“霸王条款”）。

权责对等性：双方权利义务是否明确、对等，违约责任是否具体、可执行，争议解决方式（诉讼/仲裁）及管辖约定是否清晰。

风险提示：针对合同中的潜在法律风险（如知识产权归属、保密义务、不可抗力条款等）提出书面修改意见，并要求业务部门与对方协商调整。

操作输出：法务审核通过后，在《合同审批申请表》“法务审核意见”栏签署意见；不通过时，注明具体修改要求并退回业务部门。

（四）财务合规性审核与资金安排

责任人：财务专员/财务部门负责人（*）

审核重点：

金额与预算：合同金额是否在年度预算范围内，超预算合同是否履行了预算调整审批流程。

付款条件：付款节点、比例、方式是否符合公司财务制度，是否存在提前付款、大额现金支付等不合理条款。

税费与票据：合同中约定的税费承担是否合规，发票类型（如增值税专用发票/普通发票）及开具要求是否明确。

资金流测算：结合合同履行进度，评估对公司现金流的影响，提出资金安排建议。

操作输出：财务审核通过后，签署意见；不通过时，注明调整意见（如修改付款比例、补充预算审批文件等）。

（五）分级审批与权限管理

责任人：公司分管领导/总经理/董事会（根据合同金额及重要性确定审批权限）

审批权限划分示例（需根据公司实际制度调整）：

合同金额≤10万元：由分管领导（*）审批；

10万元＜合同金额≤50万元：由总经理（*）审批；

合同金额＞50万元或涉及重大资产/知识产权处置：提交董事会（*）审议。

审批重点：

业务战略匹配性：合同内容是否符合公司发展战略及年度经营目标。

综合风险评估：结合法务、财务审核意见，对合同的整体风险进行最终判断。

资源配置合理性：是否具备履行合同所需的人力、物力、财力资源。

操作输出：审批通过后，签署《合同审批申请表》；不通过时，注明审批意见并终止流程（如需重新发起，需调整后按原流程提交）。

（六）用印申请与合同签署

责任人：行政专员/用印管理员（），业务部门经办人（）配合

操作步骤：

用印申请：审批通过后，由经办人填写《合同用印申请表》，附《合同审批申请表》原件、最终版合同文本（需所有审批人签字确认）、对方主体资质文件等材料。

用印审核：行政部门核对用印材料是否齐全、审批流程是否完整、合同文本是否与审批版本一致，确认无误后安排用印。

合同签署：用印后，由业务经办人按合同约定与对方签署合同（如为多页