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行政文件归档管理模板：构建有序高效的文件管理体系

引言

行政文件作为企业运营的重要载体，记录了日常管理、决策执行、业务往来等关键信息。规范的文件归档管理不仅能提升信息检索效率，保障文件安全，更能为审计、决策追溯提供可靠依据。本模板旨在通过系统化的流程设计、标准化的表格工具及明确的操作规范，帮助各类组织实现行政文件的有序存储与高效管理，保证文件“收集全、分类准、保管好、用得上”。

一、适用范围与典型应用场景

本模板适用于各类企业、事业单位、机关及其他组织的行政管理部门，适用于以下场景：

日常行政文件归档：包括但不限于制度文件、会议纪要、通知公告、请示报告、合同协议、办公用品台账等日常行政管理中形成的纸质或电子文件。

年度集中归档：每年年末对当年形成的行政文件进行统一整理、分类、归档，保证年度文件完整有序。

专项工作文件归档：如项目验收文件、审计材料、资质证书等阶段性或专项工作形成的文件，需按项目或专项类型独立归档。

跨部门文件交接：涉及多部门协作的文件，在完成协作后需按规范移交行政管理部门归档，避免文件分散或丢失。

历史文件整理：对过往未规范归档的历史文件进行梳理、分类、补录，建立追溯体系。

二、行政文件归档管理全流程操作指南

（一）第一步：文件收集与初步筛选

操作目标：保证应归档文件“应收尽收”，剔除无留存价值的临时性、重复性文件。

具体步骤：

明确收集范围：根据《企业文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合实际业务确定归档文件类型，包括：

决策类：董事会决议、年度工作计划、重要请示批复；

管理类：行政制度、会议纪要、内部通知、考勤记录；

合同类：采购合同、服务协议、租赁合同；

证照类：营业执照、资质证书、许可证；

其他：重要会议材料、培训记录、办公用品采购清单等。

收集责任分工：

各部门指定专人（如部门文员*）负责本部门文件收集，每月25日前将当月文件移交行政部；

专项工作文件由项目负责人在项目结束后5个工作日内整理并移交行政部；

电子文件同步收集，通过企业OA系统或指定共享文件夹提交，命名格式为“部门-文件类型-日期-名称”（如“行政部-通知关于国庆节放假的通知”）。

初步筛选：行政部对收集文件进行初审，剔除重复件、草稿件（除非有重要修改痕迹）、无保存价值的临时通知（如活动预告未实际开展的），保留正本（红头文件、合同等需盖公章的保留原件，复印件需注明“与原件核对无异”并签字）。

（二）第二步：文件分类与编号

操作目标：通过科学分类和唯一编号，实现文件系统化排列，便于检索。

具体步骤：

文件分类：采用“年度-类别-部门”三级分类法，具体类别划分如下（可根据企业实际调整）：

行政管理类（GL）：制度、通知、会议纪要、办公用品管理等；

人事管理类（RS）：劳动合同、考勤、招聘、培训等；

财务管理类（CW）：报销单、预算表、合同付款审批等；

证照资质类（ZZ）：营业执照、许可证、获奖证书等；

专项工作类（ZX）：项目文件、审计材料、整改报告等。

示例：2023年行政部会议纪要，分类为“2023-GL-行政部”。

文件编号：采用“部门代码-类别代码-年度-流水号”规则，部门代码与类别代码可自定义（如行政部=XZ、人事部=RS），流水号按年度从001开始连续编制。

示例：2023年行政部第3份会议纪要，编号为“XZ-GL-2023-003”；2024年人事部第1份劳动合同，编号为“RS-RS-2024-001”。

证照资质类文件可单独编号，如“ZZ-2023-001”（2023年营业执照）；

电子文件编号与纸质文件一致，在文件名中体现编号（如“XZ-GL-2023-003_2023年第三季度行政例会纪要”）。

（三）第三步：文件整理与装订

操作目标：保证文件格式规范、装订牢固，便于长期保存。

具体步骤：

文件排序：按文件形成时间或逻辑顺序排列，如会议纪要按会议日期先后排序，合同按签订日期排序。

去除金属物：回形针、钉书钉等金属物需全部拆除，避免氧化腐蚀文件。

破损修复：对破损、字迹模糊的文件进行修补（如用透明胶带粘贴破损处，复印件需清晰可辨）。

装订方式：

纸质文件采用“三孔一线”装订法（左侧三个装订孔，用棉线绳装订），厚度不超过2cm；

超厚文件分册装订，注明“共X册第X册”；

票据类文件（如报销单）使用票据夹装订，保持单据完整；

电子文件按编号分类存储在指定文件夹，每季度刻录成光盘备份（光盘标注编号、日期、内容摘要）。

（四）第四步：文件登记与入库

操作目标：建立文件台账，实现“账物相符”，明确存放位置。

具体步骤：

填写《行政文件归档登记表》（详见第三部分模板），登记内容包括：归档编号、文件名称、形成部门、形成日期、页数、存放位置（柜号/层号/盒号）、保管期限、备注。

贴标签：在文件盒右上角贴“归档标