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采购供应商评估及合作管理工具模板

一、工具应用背景与价值定位

在企业采购管理中，供应商作为供应链的核心环节，其资质、履约能力及合作稳定性直接影响产品质量、成本控制及交付效率。本工具旨在通过标准化评估流程与动态化管理机制，帮助企业科学筛选优质供应商、规范合作行为、持续优化供应商结构，从而降低采购风险、提升供应链整体效能。适用于企业引入新供应商、年度供应商绩效复评、合作中出现异常情况时的专项评估等场景，助力采购管理从“经验驱动”向“数据驱动”转型。

二、操作流程与步骤详解

（一）评估准备阶段：明确标准与分工

成立评估小组

由采购部牵头，联合质量部、财务部、生产部（或使用部门）组建跨部门评估小组，明确各角色职责：

采购部：负责供应商基本信息收集、商务条款评估及合作历史追溯；

质量部：负责产品质量体系审核、不合格品处理记录分析；

财务部：负责供应商财务状况评估（如付款周期、履约能力）；

生产部/使用部门：负责供应商交付及时性、配合度及服务体验反馈。

制定评估维度与权重

根据企业采购品类特性（如物料重要性、市场供需情况）动态调整评估维度及权重，参考标准

质量表现（30%-40%）：包括产品合格率、质量处理效率、质量体系认证（如ISO9001）；

交付能力（20%-30%）：包括交期准时率、订单满足率、紧急订单响应速度；

价格与成本（15%-25%）：包括价格竞争力、成本控制能力、付款条件合理性；

服务与合作（15%-20%）：包括售后服务响应时间、问题解决满意度、合作配合度；

财务与合规（10%-15%）：包括企业信用记录、财务健康状况、税务合规性。

准备评估资料清单

提前向供应商发送《供应商评估资料清单》，要求提供以下材料（加盖公章）：

营业执照、相关行业资质证书（如生产许可证、3C认证）；

过往1-2年合作业绩证明（如合同关键页、交付记录）；

质量管理体系文件（如检验标准、流程说明）；

财务报表（如资产负债表、利润表，若供应商为非上市公司可提供简化版）。

（二）信息收集与现场审核阶段

资料初审

评估小组在收到供应商资料后5个工作日内完成初步审核，重点核查资料真实性、完整性及有效性，对资料不全或存疑的供应商，要求3个工作日内补充说明，逾期未补充则视为不通过初审。

现场/视频审核（针对关键供应商）

对年采购额占比高、或涉及核心物料的供应商，需组织现场审核（或视频审核），内容包括：

生产环境：车间整洁度、设备维护状况、安全生产措施；

工艺流程：生产工序是否与申报一致、关键质量控制点设置；

管理体系：现场管理（如5S执行）、人员培训记录、客户投诉处理流程；

库存管理：原材料/成品库存周转率、呆滞料处理机制。

审核过程中需填写《现场审核记录表》，记录发觉的问题及供应商整改承诺，并由双方签字确认。

（三）综合评分与等级划分阶段

量化打分

评估小组根据资料初审、现场审核结果，按照“评估维度与权重表”逐项打分（采用百分制，保留小数点后一位），计算加权平均分：

综合得分=质量表现得分×权重+交付能力得分×权重+价格与成本得分×权重+服务与合作得分×权重+财务与合规得分×权重

等级划分标准

根据综合得分将供应商划分为四个等级，对应不同的合作策略：

A级（90分及以上）：优秀供应商，优先分配订单，可纳入“战略供应商”名单；

B级（80-89分）：良好供应商，维持现有合作份额，鼓励持续改进；

C级（70-79分）：合格供应商，限期整改（30天内提交改进计划），整改后复评仍不达标则降级或暂停合作；

D级（70分以下）：不合格供应商，终止合作，纳入“供应商黑名单”。

（四）结果反馈与合作跟踪阶段

评估结果沟通

评估小组在评分完成后3个工作日内，向供应商发送《评估结果通知书》，明确得分、等级及改进建议（针对C级供应商），并安排专人进行结果沟通，听取供应商反馈意见。

动态管理机制

定期复评：每年12月对合作满1年的供应商进行全面复评，复评结果作为下一年度合作份额分配的依据；

异常触发复评：出现重大质量（如批量不合格导致生产停产）、连续3次交付延迟、财务状况恶化等情况时，启动专项复评；

绩效跟踪：建立《供应商绩效跟踪表》，每月记录供应商质量、交付、服务等关键指标数据，形成“月度简报→季度复盘→年度总评”的跟踪闭环。

三、核心模板表格设计

表1：供应商基本信息登记表

供应商名称

统一社会信用代码

注册地址

联系人

职务

联系电话

主营产品

年营业额（万元）

员工人数

主要客户

认证体系（如ISO9001、IATF16949）

开户行及账号

备注（如合作历史、行业口碑等）

表2：供应商评估打分表（示例）

评估维度

权重

评分标准（10分制）

得分（小数点后1位）

加权得分

质量表现

35%

合格率≥98%得10分，95%-97%得8分，90%-94%得6分，＜90%得0