文档归档及存储管理制度模板.docVIP

文档归档及存储管理制度通用模板

一、适用范围与应用场景

本制度适用于各类企业、事业单位、社会团体及机关等组织（以下统称“单位”）的各类文书、档案、电子数据等资料的归档与存储管理工作。具体应用场景包括但不限于：日常行政办公文件（如通知、会议纪要、工作报告）、项目管理文档（如立项申请、进度报告、验收材料）、合同协议类文件、财务凭证与报表、人力资源档案（如员工入职材料、考核记录）、技术资料与图纸、客户信息资料等。通过规范归档与存储流程，保证文档资料的完整性、安全性、可追溯性，为单位运营决策、合规审计、历史查考等提供可靠支持。

二、文档全生命周期管理操作流程

（一）文档收集与初步整理

责任划分

各部门指定专人（部门文档管理员）负责本部门产生文档的收集与初步整理，保证文档及时归档。

跨部门协作产生的文档，由牵头部门负责收集，参与部门配合提供相关材料。

收集范围

凡反映单位各项活动、具有保存价值的纸质文档、电子文档（含邮件、即时通讯记录、扫描件等）均需纳入归档范围。

特殊文档（如涉密、合同、财务凭证）需在办结后3个工作日内完成收集；一般文档按月度或季度收集。

初步整理要求

纸质文档：去除订书针、回形针等金属夹具，对破损、褶皱文档进行平整修复，保证文档无缺页、无污损。

电子文档：统一命名格式（如“部门-文档类型-日期-序号”，示例：“行政部-会议纪要001”），检查文件完整性，避免病毒感染（需杀毒后归档）。

（二）文档分类与编码

分类标准

一级分类：按部门职能划分，如“行政部”“财务部”“人力资源部”“市场部”“技术部”等。

二级分类：按文档类型划分，如“行政部”下分为“通知类”“会议类”“制度类”“档案类”等；“财务部”下分为“凭证类”“报表类”“审计类”等。

三级分类：按具体业务或时间划分，如“会议类”下分为“周例会”“月度总结会”“专项研讨会”；“时间类”按年度或季度划分。

编码规则

采用“一级分类代码-二级分类代码-年度-流水号”格式，示例：“XZ-001-2023-001”（行政部-通知类-2023年-第1号）。

电子文章样式需与纸质文档保持一致，存储时以编码作为文件夹或文件名核心标识。

（三）文档归档与移交

归档时限

纸质文档：一般文档应在次月10日前完成归档；年度总结、审计报告等年度性文档应在次年1月31日前归档。

电子文档：应在办结后24小时内至指定存储系统，同步完成分类编码。

归档要求

纸质文档：使用统一规格档案盒（如A4纸型），填写档案盒标签（含部门、分类、起止日期、盒号），按编码顺序排列，附《文档归档目录》（一式两份，部门与档案室各存一份）。

电子文档：至单位指定的文档管理系统（如OA系统、云存储平台），设置访问权限（仅归档部门及档案管理员可编辑，其他部门按需申请查阅），存储路径需与分类编码对应（如“/行政部/通知类/2023/”）。

移交流程

部门文档管理员填写《文档移交清单》（含文档名称、编码、数量、移交人、移交日期），经部门负责人审核签字后，与档案管理员办理交接。

档案管理员核对文档数量与编码，确认无误后在移交清单上签字，双方各执一份备查。

（四）文档存储与保管

存储环境要求

纸质文档存储：档案室需配备防火、防潮、防虫、防盗、防光设施，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%，定期（每季度）检查环境参数并记录。

电子文档存储：服务器或云存储需具备冗余备份功能（本地备份+异地备份），每日自动备份，备份数据保留不少于3年；涉密电子文档需加密存储，访问需通过身份认证（如Ukey、密码）。

存储管理规范

纸质档案盒应垂直存放，避免挤压，定期（每半年）翻动通风，防止粘连；对老化、破损严重的文档，及时联系专业机构修复或复制。

电子文档存储路径不得随意修改，如需调整需提交申请经档案管理员审批；删除电子文档需经部门负责人同意，并保留删除记录备查。

（五）文档查阅与借阅

查阅权限

内部员工：因工作需要查阅文档的，需经本部门负责人同意；查阅跨部门文档的，需文档所属部门负责人审批。

外部单位：需持单位介绍信及有效证件，经档案管理部门负责人审批后，在指定区域查阅（涉密文档一律不对外提供）。

借阅流程

填写《文档借阅申请表》，注明借阅文档名称、编码、用途、借阅期限（一般不超过3个工作日），经审批后办理借阅手续。

纸质文档借阅需当场检查文档完整性，归还时档案管理员核对无误后签字确认；电子文档借阅需通过系统申请，审批后，后不得二次传播或修改。

注意事项

借阅文档不得涂改、勾画、抽取、撤换，不得转借、复制（经批准的除外）；查阅涉密文档需在档案管理员全程监督下进行。

（六）文档鉴定与销毁

鉴定流程

档案管理员每两年组织一次文档鉴定，会同各部门负责人对到期文档（保管期限届满）进行价值评估，区分“继续保存”和“予以销毁”两