行政公文写作与文件管理规范手册.docVIP

行政公文写作与文件管理规范手册

第一章总则

1.1手册目的

为规范公司内部行政公文写作流程，统一文件管理标准，提高公文处理效率与质量，保证信息传递准确、及时、完整，特制定本手册。本手册适用于公司各部门、各分支机构的公文撰写、审核、印发、归档等全流程管理。

1.2适用范围

本手册涵盖公司各类行政公文（通知、报告、请示、函、会议纪要等）的写作规范，以及文件从形成到归档（包括收文、发文、借阅、销毁）的全生命周期管理。

1.3术语解释

行政公文：公司各部门在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达意图、部署工作、请示和答复问题、商洽事务、记录情况的重要工具。

文件管理：对公文的拟制、审核、签发、印发、传递、使用、保管、归档等环节进行系统性管理的过程。

密级文件：涉及公司商业秘密、敏感信息或未公开决策的文件，按“普通/秘密/机密”三级划分。

第二章行政公文写作规范

2.1常见应用场景

行政公文是公司内部沟通与外部协作的核心载体，典型应用场景包括：

部署工作：如《关于开展2024年度安全生产大检查的通知》，用于传达工作要求、明确责任分工。

请示事项：如《关于申请采购办公设备的请示》，需上级审批后执行。

汇报情况：如《2023年度第四季度工作总结报告》，向领导反馈工作进展与成果。

跨部门协作：如《关于联合举办员工培训活动的函》，商洽部门间合作事宜。

会议记录：如《2024年第一次总经理办公会议纪要》，固化会议决议与行动项。

2.2公文写作标准流程

公文写作需遵循“目的明确、内容准确、格式规范、流程严谨”原则，具体步骤

2.2.1第一步：明确发文目的与核心信息

确定受众：区分主送机关（需执行或知晓的部门/人员）与抄送机关（需知晓信息但不需执行的部门/人员）。

梳理核心内容：明确公文需传达的“事由、事项、要求”三要素，例如“为何做（事由）、做什么（事项）、怎么做（要求）”。

收集依据：引用政策文件、数据、会议决议等需注明来源，保证内容有据可依。

2.2.2第二步：选择公文类型

根据发文目的选择合适的公文类型，常见类型及适用场景

公文类型

适用场景

示例标题

通知

发布规章、部署工作、批转文件

《关于严格执行考勤管理制度的通知》

请示

向上级请求指示、批准

《关于举办年度总结表彰大会的请示》

报告

向上级汇报工作、反映情况

《关于2024年上半年预算执行情况的报告》

函

不相隶属机关之间商洽工作、询问问题

《关于商请协助提供客户数据的函》

会议纪要

记录会议主要情况、决议事项

《2024年第一次安全生产工作会议纪要》

2.2.3第三步：拟写初稿

结构规范：公文一般由“标题—主送机关——附件—发文机关—成文日期”组成。

准确概括公文内容，格式为“发文机关+事由+文种”（如“行政部关于规范办公用品管理的通知”），简洁明了，不使用“关于……的请示报告”等不规范表述。

主送机关：顶格书写，多个机关用顿号分隔，最后一个机关后加冒号。

开头说明发文缘由，主体阐述具体事项，结尾提出执行要求或总结（如“特此通知”“请批示”）。

附件：如有附件，在后注明“附件：1.×××”，附件标题需单独成行。

发文机关：使用部门全称（如“公司行政部”），联合行文时部门名称按排序并列。

成文日期：用阿拉伯数字标注（如“2024年5月20日”），会议纪要需注明会议日期。

语言要求：使用书面语，避免口语化、歧义表述；数据准确、逻辑清晰；篇幅简练，一般不超过1500字（特殊情况除外）。

2.2.4第四步：审核修改

部门审核：初稿完成后，由部门负责人审核内容准确性、业务合规性，重点核对数据、职责分工、时间节点等。

办公室审核：由行政部门审核格式规范性（字体、字号、行距、页码等）、文种使用是否恰当、主送/抄送机关是否正确。

领导签发：根据公文重要性，由分管领导或总经理签发，签发时需明确“同意印发”“修改后印发”等意见。

2.2.5第五步：定稿排版

格式标准（以A4纸为例）：

二号小标宋体字，居中排列；

主送机关：三号仿宋体字，顶格编排；

三号仿宋体字，首行缩进2字符，行距28磅；

附件：三号仿宋体字，左空2字符编排“附件：”后接附件名称；

发文机关：三号仿宋体字，右空4字符；

成文日期：三号仿宋体字，右空4字符（以签发日期为准）。

页码：页码位于页脚居中，用阿拉伯数字标注（如“-1-”）。

2.2.6第六步：印发与登记

印发：定稿后使用公司统一红头模板打印，需加盖部门公章（会议纪要加盖会议专用章），份数根据主送、抄送机关需求确定。

登记：在《发文登记表》（见2.3.2）中记录文号、标题、印发日期、份数、主送/抄送机关等信息，留存复印件归档。

2.3公文模板示例

2.3.1通知模板表格

项目

内容要求

标题

发文机关+事由+文种（如“行政部关