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餐饮服务费用报销规范流程手册

第一章总则

1.1目的与依据

为规范公司餐饮服务费用的报销管理，确保费用支出的真实性、合理性、合规性，提高资金使用效益，降低运营成本，依据国家相关财经法律法规及公司内部财务管理制度，特制定本手册。

1.2适用范围

本手册适用于公司全体员工因公务活动发生的餐饮服务费用的报销事宜。控股子公司可参照执行，或根据自身实际情况另行制定细则，但需不低于本手册标准。

1.3基本原则

餐饮服务费用报销应遵循以下原则：

真实性原则：报销的费用必须真实发生，与公务活动直接相关，严禁虚报、冒领。

必要性原则：餐饮支出应符合公务活动的实际需要，避免铺张浪费，力求经济合理。

合规性原则：报销流程、凭证及标准必须符合本手册及公司其他相关规定。

及时性原则：费用发生后，员工应尽快办理报销手续，一般不得跨年度报销。

第二章报销范围与标准

2.1报销范围

可报销的餐饮服务费用主要包括以下情形：

公务接待费：因业务需要招待外部单位人员（客户、合作伙伴、政府官员等）所发生的餐饮费用。

工作餐费：员工因公务外出、加班、参与公司组织的会议或培训等，无法正常在公司食堂用餐，按规定标准报销的工作餐费用。

公司活动餐费：公司组织的团建活动、年会、庆典等集体活动中发生的餐饮费用，需有明确的活动方案及审批。

2.2不予报销范围

以下餐饮费用不予报销：

个人消费、私人宴请及与公司业务无关的餐饮支出。

超出规定标准或未经批准的餐饮费用。

虚假、伪造票据或不合规票据对应的餐饮费用。

其他不符合公司财务制度规定的餐饮支出。

2.3报销标准

2.3.1公务接待费标准

公务接待应坚持“必需、节俭、适当”的原则，严格控制陪餐人数和人均标准。具体标准如下：

接待对象为一般业务伙伴或普通客户，人均标准不超过公司规定上限。

接待对象为重要客户或高级别人员，可适当提高标准，但需提前获得分管领导批准。

陪餐人数原则上不超过接待对象人数。如确因工作需要增加陪餐人员，需在报销时书面说明原因。

2.3.2工作餐费标准

员工单人单次工作餐，按公司规定的人均标准执行。

因会议、培训等集体活动发生的工作餐，参照单次工作餐标准，结合参与人数核算总额。

第三章报销凭证要求

3.1原始发票

必须提供真实、合法、有效的税务发票。发票抬头须为公司全称，不得为个人或其他名称。

发票内容应清晰注明“餐饮费”或具体消费项目，并加盖开票单位的发票专用章。

发票日期应与实际消费日期一致。

3.2费用说明与佐证材料

公务接待费：需填写《公务接待审批单》（如有），或在报销单“备注”栏详细注明接待事由、接待对象单位、姓名、职务、陪餐人员姓名及职务、就餐时间、地点。必要时，需附相关的会议通知、邀请函等佐证材料。

工作餐费：需在报销单“备注”栏注明用餐事由（如“外出办理XX业务误餐”、“XX项目加班餐”、“XX会议工作餐”）、用餐时间、地点、参与人数。如为多人集体用餐，需提供参与人员名单。

公司活动餐费：需附公司活动通知或方案，注明活动名称、时间、地点、参与人数。

3.3其他要求

如为刷卡消费，建议同时提供消费POS单作为辅助凭证。

所有凭证应保持整洁、完整，不得涂改、刮擦。如有发票遗失，需提供原开票单位出具的加盖公章的发票记账联复印件，并由本人书面说明情况，经部门负责人签字确认后，方可作为报销依据（具体按公司发票管理规定执行）。

第四章报销审批流程

4.1报销申请

员工在费用发生后，应及时整理好所有报销凭证，填写公司统一格式的《费用报销单》。

报销单填写应字迹清晰、内容完整，包括：部门、姓名、报销日期、费用事由、附件张数、各项费用金额、合计金额等。

将原始凭证整齐粘贴在《费用报销单》后，确保凭证不超出报销单边缘。

4.2部门审核

报销人将填写完整的《费用报销单》及附件提交给部门负责人进行审核。

部门负责人应对费用的真实性、必要性、合规性及报销标准的执行情况进行严格审核，确认无误后签字。

4.3财务审核

经部门负责人审核后的报销单据，提交至公司财务部门。

财务人员审核内容包括：报销凭证的完整性、合规性（发票真伪、抬头、印章等）、报销金额的准确性、报销标准的执行情况、审批手续的完备性等。

对不符合要求的报销单据，财务部门应退回报销人，并一次性告知需补充或更正的事项。

4.4审批与付款

财务审核通过后，按照公司审批权限规定，提交相应层级的领导审批。

审批通过的报销单据，由财务部门根据公司资金支付管理规定，安排付款。一般情况下，费用将支付至报销人本人的工资卡账户。

第五章责任与监督

5.1报销人责任

报销人对所提供报销凭证的真实性、合法性、完整性负直接责任。

严禁虚报、冒领、套取餐饮费用。如有违反，公司将追回违规款项，并视情节轻重给予相应处分。

5.2审核审批人责任

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