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企业文档撰写标准流程与格式模板

一、引言

企业文档是信息传递、决策支撑、业务规范的重要载体，其质量直接影响工作效率、协作准确性与品牌专业形象。为统一文档撰写标准、规范流程管理，特制定本模板，涵盖从需求分析到归档的全流程规范及常用，助力企业实现文档管理的标准化、高效化与合规化。

二、适用范围与核心价值

（一）适用场景

本模板适用于企业内部各类正式文档的撰写，包括但不限于：

项目类文档（项目计划书、可行性研究报告、项目总结报告）

会议类文档（会议纪要、会议议程）

报告类文档（工作报告、调研报告、述职报告）

制度类文档（管理制度、操作规范、流程说明）

合同类文档（合同草案、补充协议）

（二）核心价值

标准化：统一格式与流程，保证文档风格一致，降低理解成本。

高效化：明确各环节职责与输出物，减少重复沟通与返工。

合规化：通过审核机制把控内容准确性，规避法律与业务风险。

知识沉淀：规范归档管理，形成企业可复用的文档资产。

三、文档撰写的全流程规范

（一）需求分析与目标明确

目的：清晰界定文档用途、受众与核心目标，避免内容偏离需求。

操作说明：

发起人与需求方（如部门负责人、项目组）沟通，明确以下要素：

文档类型（如项目计划书、会议纪要）

核心目标（如申请资源、记录决策、规范操作）

受众对象（如高层领导、执行团队、跨部门协作方）

交付时间与关键节点

输出《文档需求确认单》（见附件1），由需求方签字确认，作为后续撰写依据。

输出物：《文档需求确认单》

负责人：发起部门主管（如*经理）

（二）资料收集与框架搭建

目的：基于需求收集必要信息，设计文档逻辑框架，保证内容全面、条理清晰。

操作说明：

资料收集：

内部资料：历史文档、业务数据、流程文件、会议记录等；

外部资料：行业报告、政策法规、市场调研数据等（需注明来源）。

框架设计：

根据文档类型确定核心模块（如项目计划书需包含“项目背景、目标、范围、计划、预算、风险”等）；

设计层级标题（如“一、→（一）→1.→（1）”），保证逻辑递进。

输出物：《文档框架草案》（含核心模块与标题层级）

负责人：撰写人（如*专员）

（三）内容撰写与格式规范

目的：填充框架内容，统一格式标准，提升文档专业性与可读性。

操作说明：

内容撰写：

遵循“客观、准确、简洁”原则，用数据与事实支撑观点，避免主观臆断；

涉及敏感信息（如人名、数据）需脱敏处理，用“”代替（如“部门”“*客户”）。

格式规范（需严格遵守以下标准）：

字体：标题用黑体（二号），用宋体（小四），表格内文字用宋体（五号）；

行距：1.5倍行距，段前段后间距0.5行；

页眉页脚：页眉左侧为公司LOGO，右侧为文档名称，页脚居中为页码（如“-1-”）；

表格：采用三线表（无左右边框、无竖线），表头加粗，表号按“表1、表2…”编号，表题置于表格上方。

输出物：《文档初稿》（含格式规范的、表格、图表）

负责人：撰写人（如*专员）

（四）内部审核与修订优化

目的：通过多轮审核保证内容准确性、合规性与逻辑性，降低错误风险。

操作说明：

部门初审：撰写人将初稿提交至直属主管，重点审核内容完整性、业务逻辑合理性，反馈修改意见并记录于《文档审核修订记录表》（见附件2）。

跨部门会签：涉及多部门协作的文档（如项目计划书），需发送至相关部门负责人会签，确认职责分工与资源支持。

专项审核：

法务审核：合同类、制度类文档需审核法律风险与合规性；

财务审核：涉及预算、成本的文档需审核数据准确性。

修订定稿：撰写人根据审核意见修改文档，经最终审核人签字确认后形成《文档定稿》。

输出物：《文档审核修订记录表》《文档定稿》

负责人：初审人（部门主管经理）、会签人（相关部门负责人）、专项审核人（法务专员/财务*主管）

（五）定稿发布与归档管理

目的：保证文档正式生效并规范留存，便于后续查阅与追溯。

操作说明：

发布：将《文档定稿》通过企业内部平台（如OA系统、共享文件夹）发布，明确阅读权限（如“全员可见”“仅相关部门可见”）。

归档：

电子归档：按“部门-文档类型-日期”路径存储至指定服务器（如“行政部-制度类-2024-05”），命名规则为“部门+文档名称+版本号+日期”（如“行政部-考勤管理制度-V2.0）；

纸质归档：需打印装订的文档（如合同），由行政部统一编号、存档于档案室。

输出物：《文档发布登记表》《文档归档记录表》

负责人：发布人（行政专员）、归档人（档案管理员助理）

四、常用示例

（一）项目计划书模板

序号

模块

核心内容说明

填写示例

1

项目名称

简明扼要，体现项目核心目标

“2024年企业官网升级项目”

2

项目背景

说明项目发起原因、业务痛点与市场机遇

“现有官网用户体验差，加载速度慢，无法满足品牌升级需求”

3

项目目标

需符合SMA