企业办公用品申请与采购表.docVIP

适用场景说明

在企业日常运营中，办公用品是保障各部门高效办公的基础物资。本申请与采购表适用于以下场景：新员工入职需配置基础文具（如笔记本、签字笔等）；现有办公用品（如打印纸、文件夹、墨盒等）消耗殆尽需补充；部门因临时项目或业务拓展需采购特定物品（如会议用品、收纳工具等）。通过规范申请流程，可保证物资需求及时响应，同时避免资源浪费和采购混乱。

操作流程详解

第一步：申请人填写需求信息

申请人需根据实际需求，准确填写《办公用品申请与采购表》（详见模板表格），内容包括：物品名称（需具体，如“A4复印纸”而非“纸”）、规格型号（如“80g500张/包”）、单位（如“包”“个”“盒”）、申请数量（需预估合理用量，避免过量申请）、用途说明（简述用于日常工作或具体项目，如“行政部日常文件打印”）。填写完成后，需在“申请人”处签字并注明申请日期。

第二步：部门负责人审批

申请人将填写完整的表格提交至所在部门负责人。部门负责人需审核申请的必要性（如是否为工作必需）、数量的合理性（是否符合部门日常消耗标准）及预算可行性（如是否超出部门年度办公用品预算）。审核通过后，在“部门审批意见”处签字并注明日期；若不通过，需注明原因并退回申请人调整。

第三步：行政部门汇总与采购

行政部门于每周固定时间（如每周五下午）收集各部门已审批的申请表，汇总形成《办公用品采购清单》。清单需包含物品名称、规格、数量、预估单价及总价，由行政部门负责人审核后，按企业采购流程选择合规供应商进行采购（优先选择长期合作供应商，保证价格与质量）。采购过程中需严格控制成本，避免超预算采购。

第四步：物品入库登记

物品到货后，行政部门需安排专人核对到货物品与采购清单的一致性，包括物品名称、规格、数量是否匹配，质量是否合格。核对无误后，在“入库登记”处签字并注明到货日期，同步更新《办公用品库存台账》，保证库存信息实时准确。若发觉数量不符或质量问题，需及时联系供应商处理并记录原因。

第五步：申请人领用确认

物品入库后，行政部门通知申请人领用。申请人需携带已审批的申请表至行政部门办理领用手续，核对领用物品信息无误后，在“领用确认”处签字。行政部门需在申请表上标注“已领用”，并将领用信息同步至库存台账，保证账实相符。

办公用品申请与采购表（模板）

序号

物品名称

规格型号

单位

申请数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

申请人

申请日期

部门审批意见（签字/日期）

采购执行情况（到货数量/采购日期）

入库登记（签字/日期）

领用确认（领用人/日期）

1

A4复印纸

80g500张/包

包

10

25.00

250.00

行政部日常文件打印

*

2023-10-09

同意/张*/2023-10-10

10包/2023-10-12

李*/2023-10-12

*/2023-10-13

2

签字笔

0.5mm黑色

支

20

1.50

30.00

市场部客户会议记录

*

2023-10-09

同意/王*/2023-10-10

20支/2023-10-11

赵*/2023-10-11

*/2023-10-12

3

文件盒

A4长款蓝色

个

15

8.00

120.00

财务单据分类整理

*

2023-10-09

同意/刘*/2023-10-10

15个/2023-10-13

孙*/2023-10-13

*/2023-10-14

使用要点提示

填写规范：申请人需保证物品名称、规格、数量等信息准确无误，避免模糊表述（如“若干”“一批”），以免影响采购和入库效率。

审批时效：部门负责人应在收到申请表1-2个工作日内完成审批，紧急需求可标注“加急”，行政部门优先处理。

采购原则：行政部门需严格执行采购预算，优先选择性价比高的产品，单次采购金额超过规定限额（如500元）需按企业流程报备。

库存管理：申请人可提前向行政部门咨询库存情况，避免重复申请或申请闲置物品；行政部门定期（每月末）盘点库存，编制《办公用品库存报表》提交财务部门。

变更处理：若申请后需变更数量或取消申请，需在采购前告知行政部门，已启动采购流程的物品，若无质量问题不得拒收或退换。

责任追溯：申请表需全程留档保存，保存期限不少于1年，便于后续查询物资流向及成本核算。