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零售行业货款结算规范手册

第一章总则

1.1目的与依据

为规范本企业货款结算行为，加强财务管理，保障资金安全与高效运作，维护企业与供应商（或客户，根据零售企业性质调整，下同）的合法权益，防范结算风险，提高结算效率，依据国家相关法律法规、财经制度及本企业实际经营情况，特制定本手册。

1.2适用范围

本手册适用于本企业所有涉及商品采购、批发、零售等经营活动所产生的货款结算业务。企业各部门、各门店及所有参与货款结算的相关人员均须严格遵守本手册规定。

1.3基本原则

1.合法合规原则：严格遵守国家财经法律法规、税收政策及金融监管要求。

2.平等互利原则：在公平、公正、协商一致的基础上与合作方进行结算。

3.安全高效原则：确保资金结算安全，优化结算流程，提高资金周转效率。

4.权责清晰原则：明确各部门及相关人员在结算过程中的职责、权限和义务。

5.审慎严谨原则：对结算凭证、业务真实性进行严格审核，防范操作风险和欺诈风险。

第二章结算方式

2.1现金结算

适用范围：通常适用于小额、即时结清的零星采购或零售收款。

操作规范：

*严格遵守国家现金管理规定，控制现金结算额度。

*现金收付必须当面点清，开具或索取合法票据，并及时入账。

*严禁白条抵库、挪用现金。

2.2银行转账结算

适用范围：适用于各类大额及常规货款结算，是主要的结算方式。

操作规范：

*建立健全银行账户管理制度，规范账户开立、使用和注销。

*付款时，须依据经审批的有效结算凭证（如订单、验收单、发票等），准确录入收款方账户信息。

*收款时，及时查收银行到账通知，并与业务系统进行核对确认。

*定期与银行对账，编制银行存款余额调节表，确保账实相符。

2.3票据结算

适用范围：适用于特定场景下的货款支付，如银行承兑汇票、商业承兑汇票等。

操作规范：

*接收票据时，需严格审核票据的真实性、完整性、合法性及背书连续性。

*票据的开具、接收、背书、贴现、到期托收等环节应建立台账，专人负责。

*确保票据安全保管，防止遗失、被盗或损毁。

2.4第三方支付平台结算

适用范围：主要适用于线上交易、小额支付或特定合作场景。

操作规范：

*选择安全可靠、具有资质的第三方支付平台。

*明确双方在第三方支付中的权利义务、结算周期、手续费承担等。

*及时监控支付平台的资金流转情况，确保资金按时归集。

第三章结算流程

3.1结算发起

采购结算：依据经审批的采购合同、有效的送货单、验收合格证明及合规发票等原始凭证，由采购部门或财务部门发起结算申请。

销售结算：根据销售合同、发货凭证、客户确认收货证明等，及时向客户发出结算通知或账单。

3.2审核与审批

初审：由相关业务部门（如采购部、销售部）对结算凭证的真实性、完整性、业务的合规性进行初步审核。

复审：财务部门对业务部门提交的结算凭证的合法性、准确性（如金额、税率、票据真伪）及审批手续的完备性进行复核。

审批：根据企业资金管理规定及审批权限，报相应层级负责人审批。大额或特殊结算业务需履行更高级别的审批程序。

3.3付款执行

财务部门根据审批通过的结算指令，选择约定的结算方式，在规定的付款期限内办理付款手续。

付款完成后，应及时将付款信息通知相关业务部门及供应商/客户。

3.4账务处理

财务部门依据结算凭证及付款/收款回单，及时、准确地进行账务处理，登记相关明细账。

确保账证相符、账账相符。

3.5对账与差异处理

定期对账：企业应与供应商、客户定期（如按月、按季）进行账务核对，确保双方往来账目一致。

差异处理：对账过程中发现的差异，应及时查明原因，区分责任，并协商解决。重大差异需上报管理层处理，并形成书面记录。

第四章风险控制与管理

4.1合同风险防范

结算条款是合同的重要组成部分，应明确约定结算方式、结算周期、付款条件、价格、税率、违约责任等关键信息。

合同签订前，应由法务部门或专业人员对结算相关条款进行审核。

4.2信用风险管理

对供应商和客户建立信用评估体系，根据信用等级制定差异化的结算政策和信用额度。

对高风险合作方，可采取预付款、缩短结算周期、要求提供担保等方式控制风险。

4.3操作风险控制

建立健全内部控制制度，对结算业务实行岗位分离，如请购、审批、采购、验收、付款等岗位不得由同一人兼任。

加强对结算人员的培训，提高其业务素质和风险防范意识。

利用信息化手段，对结算流程进行系统管控，减少人工操作失误。

4.4欺诈风险防范

警惕虚假交易、伪造票据、恶意拖欠、重复付款等欺诈行为。

加强对票据、印章、密钥等重要结算工具的管理。

第五章票据与凭证管理

5.1票据管理

建立票据领用、登记、保管制度，专人负责，专柜存放。

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