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企业文件管理与档案保存规范

一、总则

企业文件与档案是企业在生产经营、管理决策、研发创新等各项活动中形成的具有保存价值的历史记录，是企业核心信息资产的重要组成部分。为规范企业文件的形成、流转、保管和档案的整理、归档、利用与销毁等环节，确保文件档案的真实性、完整性、安全性和可利用性，提高管理效率，促进信息共享，防范经营风险，特制定本规范。

本规范旨在为企业建立一套科学、系统、高效的文件档案管理体系提供指导，适用于企业内部所有部门及全体员工在各项业务活动中产生和涉及的各类文件与档案。企业应高度重视文件档案管理工作，将其纳入企业管理的重要组成部分，确保各项规定得到有效执行。

二、适用范围与定义

（一）适用范围

本规范适用于企业各部门、各分支机构在日常运营、项目开展、行政管理、人力资源、财务审计、市场营销、技术研发等所有业务活动中形成的，以及从外部获取的各类文件和档案的管理。

（二）核心定义

1.文件：指企业在各项活动中直接形成的各种形式的信息记录，包括纸质文件、电子文件、图表、声像资料等。

2.档案：指经过整理、鉴定、归档，具有查考利用价值，并按照规定期限保存的文件材料。

3.电子文件：指以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

4.纸质文件：指以纸张为载体，通过书写、印刷等方式形成的文件。

5.全宗：指一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的全部档案的有机整体。本规范中，企业整体及各独立核算的下属单位可视为独立全宗。

6.保管期限：指档案自形成之日起至鉴定销毁为止的保存时间。

三、组织与职责

企业文件档案管理工作实行统一领导、分级负责的原则。

1.企业领导层：对企业文件档案管理工作负总责，审批文件档案管理的重要制度、规划和资源配置，协调解决管理工作中的重大问题。

2.综合管理部门（如办公室或行政部）：作为文件档案管理的牵头部门，负责制定和完善企业文件档案管理规章制度和工作流程；组织、指导、监督和检查各部门的文件档案管理工作；负责企业核心档案（如公司章程、股东会/董事会决议、重要合同协议、年度报告等）的集中管理；组织档案管理人员的业务培训和学习交流。

3.各业务部门：负责本部门业务活动中产生的文件材料的形成、积累、整理、预归档和向档案管理部门移交工作；指定专人（兼职档案员）负责本部门文件档案的日常管理，并保持相对稳定；严格遵守企业文件档案管理的各项规定。

4.档案管理机构/岗位：在综合管理部门领导下，具体承担档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用、编研和销毁等工作；负责档案管理系统的日常维护和数据安全；指导各部门做好文件材料的归档工作。

5.全体员工：有责任和义务按照本规范要求，正确处理和管理在工作中形成或接触的文件材料，积极配合档案管理工作。

四、文件管理

（一）文件的形成与办理

1.文件形成：文件的形成应符合国家及行业相关标准规范，内容真实、准确、完整，表述清晰、规范。电子文件形成时应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，明确责任主体。

2.文件格式与编号：企业应统一规定常用文件的格式标准（如字体、字号、行距、页边距等）和编号规则。文件编号应具有唯一性，便于识别、追溯和管理。电子文件应采用通用、开放的格式，避免使用易过时或需特定软件才能读取的格式。

3.文件审核与签发：各类文件的形成、流转、审批应严格执行企业相关规定，确保文件的合法性和权威性。审批过程应留有痕迹，特别是电子文件的流转审批，应采用可靠的电子签名或审批记录方式。

（二）文件的分类与命名

1.文件分类：应根据企业业务特点和管理需要，制定科学合理的文件分类方案。分类应具有逻辑性、系统性和可扩展性，便于文件的检索和管理。

2.文件命名：文件命名应规范、统一、易懂，能准确反映文件的内容、特征和形成时间。命名规则应包括必要的要素，如部门、项目、事由、日期、版本等。电子文件命名应避免使用特殊字符，确保在不同操作系统和存储介质中都能正常识别。

（三）文件的流转与传递

1.文件流转应遵循高效、保密的原则，严格按照规定的程序和范围进行。

2.纸质文件传递应办理登记签收手续，确保有据可查。电子文件通过企业内部安全通讯系统或指定平台进行传递，禁止使用非授权的外部通讯工具传输涉密或敏感文件。

3.文件接收方应对接收的文件进行核对，确认无误后及时处理或归档。

（四）文件的保管与防护

1.纸质文件保管：应配备适宜的文件柜、文件夹等装具，存放于干燥、通风、避光、防火、防虫、防盗的场所。定期检查，防止霉变、虫蛀、损坏和丢失。

2.电子文件保管：应存储在企业指定的服务器或安全存储介质中，建立完善的备份机制（如定期备份、异地备份），防止数据丢失或损坏。对