会计档案电子化管理规程.docxVIP

会计档案电子化管理规程

引言

随着信息技术的飞速发展和企业数字化转型的深入推进，会计档案管理作为企业财务管理的重要基础环节，其电子化已成为必然趋势。会计档案电子化管理不仅能够显著提升档案管理效率、降低管理成本，更能为企业决策提供及时、准确的数据支持，同时也对确保会计信息的真实性、完整性、可用性和安全性提出了更高要求。本规程旨在规范企业会计档案电子化管理的全流程，明确各相关部门及人员的职责，保障电子会计档案的规范有序管理与有效利用。

一、总则

1.1目的与依据

为适应企业信息化发展需要，加强和规范会计档案电子化管理工作，依据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》及国家有关电子档案管理的规定，结合本单位实际情况，制定本规程。

1.2适用范围

本规程适用于本单位各项经济业务所形成的，以电子形式存在的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业材料，以及其他具有保存价值的会计资料的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等管理工作。

1.3基本原则

会计档案电子化管理应遵循以下原则：

*真实性原则：电子会计档案的形成、传输、存储和利用过程中，必须保证其内容真实可靠，与业务实际相符，且能够被追溯和验证。

*完整性原则：电子会计档案应包含所有必要的组成部分，确保其作为一个有机整体的完整，相关联的电子会计资料应一并归档。

*可用性原则：电子会计档案应在规定的保管期限内保持可读取、可理解、可输出，并能准确反映经济业务的原貌。

*安全性原则：建立健全电子会计档案安全保密制度，采取有效技术措施和管理手段，防止电子会计档案的泄露、丢失、损坏和篡改。

二、电子会计资料的形成与收集

2.1电子会计资料的形成

各业务部门及会计机构在经济业务发生时，应按照会计核算和内部控制的要求，及时、准确地形成电子会计资料。电子会计资料的形成应符合国家统一的会计制度和相关数据标准。

2.2电子签名与认证

对于需要签章的电子会计凭证（如电子发票、电子回单、电子合同等），应采用符合《中华人民共和国电子签名法》规定的可靠电子签名或电子认证服务，确保其法律效力和不可否认性。

2.3元数据的采集

在电子会计资料形成过程中，应同步采集必要的元数据，如文件名、形成时间、形成部门、责任人、业务类型、关联编号、软硬件环境等，以保证电子会计档案的可追溯性和管理需求。

2.4收集要求

会计机构或档案管理部门应定期或按业务流程，从会计信息系统及其他业务系统中收集具有保存价值的电子会计资料。收集时应对电子会计资料的真实性、完整性、合规性进行初步审核。

三、电子会计档案的整理与归档

3.1整理规则

电子会计档案的整理应按照会计档案的形成规律和特点，遵循便于管理和利用的原则。可参照纸质会计档案的整理方法，结合电子档案的特性，进行分类、排列、编号和著录。

*分类：一般可按年度、会计期间、档案类别（凭证、账簿、报表、其他）进行分类。

*编号：应编制唯一、规范的档号，档号编制规则应具有逻辑性和可扩展性。

*著录：对电子会计档案的内容特征和形式特征进行描述和记录，形成符合标准的目录数据。

3.2格式要求

归档的电子会计档案应采用通用、稳定、不易更改的文件格式。如文本文件可采用PDF/A格式，表格数据可采用CSV或符合国家标准的电子表格格式，图像文件可采用TIFF或JPEG格式。对于特殊格式的电子会计资料，应同时归档其读取平台或相关说明文档。

3.3归档流程

*初步审核：会计人员对已整理完毕的电子会计资料进行审核，确保其符合归档条件。

*系统归档：将审核通过的电子会计资料及其元数据，通过会计信息系统或专门的电子档案管理系统进行归档操作，存入指定的存储载体。

*归档登记：对归档的电子会计档案进行登记，形成《电子会计档案归档登记表》。

*交接手续：会计机构与档案管理部门（或指定负责档案管理的岗位）应办理电子会计档案的交接手续，明确双方责任。

四、电子会计档案的保管与利用

4.1存储管理

*存储载体：应选择质量可靠、性能稳定的存储载体，如专用服务器硬盘、磁带、光盘等，并建立存储载体台账。

*环境要求：存储电子会计档案的服务器机房或存储设备应具备适宜的温湿度、防尘、防火、防盗、防磁、防静电等环境条件。

*备份策略：对电子会计档案应实行定期备份制度。备份介质应与原始数据分开存放，重要的电子会计档案应进行异地备份。备份数据应定期进行有效性验证。

4.2保管期限

电子会计档案的保管期限应严格按照《会计档案管理办法》及国家相关规定执行，分为永久和定期两类。定期保管期限一般分为10年、30年等。保管期限从会计年度终了后的第一天算起。

4.3日常维护

*定期检查：档案管理部门应定期对电