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员工离职管理标准流程

一、离职申请与初步沟通

员工离职的序幕通常由员工主动提出或组织基于绩效等原因提出。无论何种情况，及时、坦诚的沟通都是首要步骤。

1.员工主动提出离职：

*口头意向表达：员工可能首先以口头方式向其直接上级或HR表达离职意愿。此时，直接上级应保持冷静，避免当场表示过度惊讶或不悦，而是应尝试了解员工初步的离职原因和想法，并告知其正式离职需遵循的流程。

*正式书面申请：公司应要求员工提交书面离职申请书，明确离职意向、预计最后工作日期等核心信息。这既是规范管理的需要，也是重要的法律依据。HR部门应确保此环节的执行，并将申请书归档。

2.组织提出解除/终止劳动合同：

*此类情况通常涉及绩效不达标、严重违反公司规章制度或劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化等。在此情形下，HR部门需严格依据国家劳动法律法规及公司内部规章制度，确保解除/终止劳动合同的理由充分、程序合法。在正式通知前，相关负责人应与员工进行预先沟通，阐明理由和依据。

3.初步沟通与挽留（针对员工主动离职）：

*接到离职申请后，直接上级或HR应尽快与员工进行一次正式的离职面谈（或称“挽留面谈”，但目的不止于挽留）。此次沟通的核心在于：

*了解真实原因：通过开放式问题，真诚地探寻员工离职的根本原因，是薪酬、发展空间、工作环境、人际关系，还是个人原因？

*评估挽留可能性：如果员工的离职原因是组织可以改善的（如薪酬偏低、缺乏晋升机会），且该员工是公司希望保留的核心人才，那么可以探讨是否有可行的挽留方案。但需注意，挽留应基于真诚和实际可能，而非临时的“画饼”或过度承诺。

*表达理解与感谢：无论挽留与否，都应感谢员工在任期内的贡献，并对其职业发展表达祝愿，维护良好的雇主形象。

二、离职审批与工作交接

一旦离职意向明确（无论是员工主动坚持还是组织决定），接下来的重点便是确保工作的平稳过渡和公司资产的安全完整。

1.离职审批流程：

*HR部门收到书面离职申请后，应启动内部审批流程。审批通常会涉及直接上级、部门负责人，对于关键岗位或中高层管理人员，可能还需要更高层级的管理者审批。审批内容主要包括对离职申请的确认、对工作交接计划的审核等。

*审批完成后，HR应将审批结果及时反馈给员工，并明确其最后工作日期（通常依据劳动合同约定或法律规定的提前通知期）。

2.工作交接计划制定与执行：

*这是离职流程中最为关键的一环。直接上级应指导和监督离职员工制定详细的《工作交接清单》，并确保在最后工作日前完成所有交接事宜。交接内容应至少包括：

*未完成工作：详细列出当前负责的各项工作进展情况、后续计划、关键节点、联系人等。

*文件资料：包括纸质文件、电子文档（如报告、方案、客户资料、技术文档等）的整理、归档与移交。

*物品资产：公司配备的办公设备（电脑、手机、U盘等）、办公用品、门禁卡、工牌、钥匙等。

*权限交接：系统账号、密码、业务系统权限、邮箱权限等的注销或转移。

*客户/供应商关系：对于涉及外部关系的岗位，需安排与客户或供应商的交接沟通。

*交接人确认：应有明确的接任人或临时负责人接收工作，并在交接清单上签字确认，确保责任清晰。直接上级应对交接过程进行监督和抽查，HR可提供必要的协调和支持。

三、离职结算与手续办理

员工在最后工作日前，HR部门需为其办理完毕所有离职相关的结算和手续。

1.薪酬福利结算：

*工资结算：按照劳动合同约定和国家法律法规，结算员工截至最后工作日前的应付工资、奖金、津贴、补贴等。

*经济补偿/赔偿金：如属组织提出解除劳动合同且符合法定情形，或劳动合同到期后组织不续签等情况，需依法支付经济补偿金。如员工存在违规行为导致组织解除合同，或员工违法解除合同给组织造成损失的，则需按规定处理。

*加班工资与未休年假：结算员工未结清的加班工资，以及未休年休假工资（或安排员工在离职前休完）。

*社保公积金：明确员工社保公积金的最后缴纳月份，并协助办理相关停缴或转移手续。

2.公司财物与信息归还：

*依据《工作交接清单》，HR或行政部门需逐项核对员工归还的公司财物，确保无遗漏、无损坏。对于涉密岗位员工，还需特别关注商业秘密、技术秘密的保护，确保相关资料已全部归还或销毁，并可能需要签署《保密承诺书》或提醒其遵守竞业限制义务（如有约定）。

3.离职证明开具：

*员工办理完毕所有离职手续后，HR部门应按照《劳动合同法》规定，为其出具解除或终止劳动合同的证明（即“离职证明”）。离职证明应载明劳动合同期限、解除或终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限等信息。

4.其他手续：

*如员工在公司有借款、罚款等