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设计院项目联系单格式及填写方法

在设计院的日常项目管理与技术协作中，项目联系单扮演着至关重要的角色。它是传递信息、明确责任、记录过程、解决问题的正式书面文件，贯穿于项目从启动到竣工乃至后期服务的各个阶段。一份规范、清晰、准确的项目联系单，不仅能有效提升沟通效率，避免信息传递偏差，更能为项目质量与进度提供有力保障，同时也是项目过程追溯和责任界定的重要依据。因此，掌握项目联系单的标准格式与规范填写方法，是每一位设计从业人员必备的基本技能。

一、项目联系单的基本格式构成

项目联系单的格式虽可能因设计院的管理体系或项目特点略有差异，但其核心构成要素是相对统一的。一个标准的项目联系单通常应包含以下几个主要部分：

（一）标题栏

标题栏位于联系单的最上方，应醒目地标注“项目联系单”字样。部分单位会在此处同时体现设计院的LOGO或单位名称，以彰显文件的正式性。

（二）基本信息区

此区域是联系单的“身份标识”，务必准确、完整填写：

1.联系单编号：由设计院统一编制，通常包含项目代号、年份、专业代号及流水号等信息，便于归档和查询。编号规则需遵循设计院内部管理规定。

2.工程名称：填写当前项目的全称，应与合同及立项文件一致。

3.项目编号：填写设计院为该项目编制的唯一识别编号。

4.发送方：填写发送联系单的部门或个人，需明确具体专业（如建筑、结构、机电等）及姓名。若为外部单位发送，则需注明单位全称。

5.接收方：填写接收联系单的部门或个人，同样需明确专业及姓名。若需多个部门或个人接收，应逐一列明，或明确主送与抄送。

6.日期：填写联系单发出的当日日期，采用标准日期格式。

7.事由/主题：简明扼要地概括联系单的核心内容或目的，让人一眼便能了解大致事宜。例如：“关于XX部位墙体材料变更的咨询”、“XX图纸疑问的回复”等。

8.紧急程度：根据事项的紧急情况，标注“普通”、“加急”或“特急”等，以便接收方优先处理。

（三）正文部分

这是联系单的核心内容，应条理清晰、内容翔实、表述准确：

1.问题/事项描述：详细阐述需要沟通、协调、确认或解决的具体问题或事项。应包含必要的背景信息、当前状况、涉及范围等。若涉及图纸，需注明图纸编号、版本、页码及具体位置（如轴线、标高）。

2.相关依据：如有必要，列出与本事项相关的合同条款、规范标准、会议纪要编号或其他文件名称。

3.具体要求/建议：明确提出发送方希望接收方完成的工作、给予的答复、采取的措施或可供参考的建议。要求应具体、可操作，避免模糊不清。

4.需要回复/反馈：明确是否需要接收方回复，以及期望回复的内容、形式和期限。

（四）附件

若联系单内容复杂，或需附图、附表、参考文件等作为支撑材料，应在此处列明附件名称及份数，并随联系单一并提交。例如：“附件1：XX部位修改示意图”、“附件2：相关规范条文节选”。

（五）签批流转区

此区域体现联系单的审批流程和责任确认：

1.发送方签字：发送部门负责人或经办人签字。根据设计院规定，可能需要逐级审批。

2.接收方签收：接收方在收到联系单后签字确认，注明签收日期，以示责任。

3.处理意见/回复：接收方针对联系单内容给出的具体处理意见、解决方案、答复或说明。若涉及内部流转处理，可设置多级处理意见栏。

4.其他相关方签批：根据项目管理需要，可能涉及监理单位、建设单位或其他相关方的签批意见。

（六）分发范围与存档

注明联系单的分发份数、分发对象，以及原件/复印件的存档部门（如项目组、档案室）。

二、项目联系单的规范填写方法与要点

填写项目联系单，不仅是信息传递，更是专业素养和工作态度的体现。

1.原则先行，准确第一：内容必须真实、准确，数据可靠，避免猜测和臆断。对不确定的信息，应先核实再填写。

2.主题鲜明，事由清晰：标题和事由应高度概括，直指核心，让人快速了解文件主旨。

3.逻辑严谨，条理分明：正文部分应按照“是什么（问题）-为什么（背景/依据）-怎么办（要求/建议）”的逻辑组织内容。可适当使用序号、分点等方式，使层次更清晰。

4.语言规范，表达专业：使用规范的书面语和专业术语，避免口语化、随意化或模棱两可的表述。字迹工整（手写时），无错别字、语病。

5.信息完整，要素齐全：确保基本信息区的各项内容不遗漏、不缺项。涉及图纸、规范等，务必注明具体编号和版本。

6.语气得体，尊重对方：无论提出问题还是要求，均应语气平和、专业，体现协作精神。

7.重点突出，详略得当：关键信息、核心诉求应重点强调，无关细节可适当简化。

8.及时流转，闭环管理：联系单填写完毕并审批后，应及时发送给接收方。发送方需跟踪联系单的处理进度和反馈情况，确保事项得到闭环解决。接收方应在规定时限内予以响应或回复。

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