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标准格式与填写指南：形式发票模板

在商业交易，尤其是国际贸易或预付款业务中，形式发票（ProformaInvoice）扮演着至关重要的角色。它不仅是卖方向买方提供的一种非正式报价，清晰列出拟交易商品或服务的细节、价格及条款，也常作为买方申请进口许可、安排付款或预估成本的依据。一份规范、详尽的形式发票能够有效减少后续沟通成本，避免潜在误解，为顺利达成交易奠定基础。本文将详细解析形式发票的标准格式，并提供实用的填写指南。

一、形式发票的标准格式解析

一份标准的形式发票模板应包含以下核心要素，这些要素共同构成了交易信息的完整呈现：

（一）卖方信息（SellersInformation）

位于发票的最上方或左上角，清晰列出提供商品或服务的公司/个人详情：

*公司/个人名称：必须与注册名称一致，确保法律效力和身份识别。

*公司地址：完整的注册地址或实际经营地址。

*联系方式：电话、传真（如适用）、电子邮箱。

*税务登记号/公司注册号（如适用）：根据双方所在国家/地区的要求提供。

*Logo（可选）：公司标志，提升专业性。

（二）买方信息（BuyersInformation）

紧接着卖方信息，或在右上角，列出接收商品或服务的公司/个人详情：

*公司/个人名称：准确的买方名称。

*公司地址：买方的详细地址，特别是用于清关或寄送文件的地址。

*联系方式：相关联系人及电话、电子邮箱。

*参考编号（可选）：买方的采购单号或内部参考号。

（三）发票基本信息（InvoiceBasics）

*形式发票编号（ProformaInvoiceNo.）：卖方系统内唯一的编号，用于归档和追踪。建议包含日期元素或序列。

*发票日期（Date）：开具形式发票的日期。

*有效期（ValidUntil/ExpiryDate）：明确报价的有效期限，过期后价格可能需要重新确认。

（四）商品/服务明细（DescriptionofGoods/Services）

这是形式发票的核心部分，应逐项清晰列出：

*序号（ItemNo.）：便于核对的项目编号。

*商品/服务名称及规格（DescriptionSpecification）：详细描述，包括型号、尺寸、材质、技术参数等，确保买方能够准确识别。对于服务，需明确服务内容、范围和标准。

*数量（Quantity）：交易的数量，需注明计量单位（如件、个、千克、立方米等）。

*单价（UnitPrice）：每件商品或单位服务的价格，需注明货币单位。

*金额（Amount）：该项商品/服务的总金额（数量×单价）。

（五）金额汇总（SummaryofAmounts）

*商品/服务总金额（Subtotal）：所有商品/服务金额的总和。

*折扣（Discount）（如适用）：如存在整体折扣，需单独列出并说明。

*运费（Freight）（如适用）：如包含运费或需单独列出，需明确。

*保险费（Insurance）（如适用）：如包含保险或需单独列出，需明确。

*其他费用（OtherCharges）（如适用）：如手续费、关税等，需详细说明。

*总计金额（TotalAmount）：扣除折扣并加上各项费用后的最终总金额。

*大写金额（AmountinWords）：将总金额用文字表述，防止涂改和误解。

（六）货币（Currency）

明确交易使用的货币种类（如USD,EUR,CNY等）。

（七）付款条件（PaymentTerms）

详细说明付款方式、时间和要求：

*付款方式：如T/T（电汇）、L/C（信用证）、D/P（付款交单）、西联汇款等。

*付款比例和时间：如“预付30%，余款70%见提单副本”、“全额预付”等。

*银行信息：如为电汇，需提供卖方的详细银行账户信息（银行名称、地址、SWIFT代码、账号、户名）。

（八）贸易术语（Incoterms?2020）

明确交易适用的国际贸易术语，如EXW,FOB,CFR,CIF,DAP,DDP等，这将界定买卖双方在货物运输、保险、风险转移等方面的责任和费用划分。

（九）备注（Remarks/Notes）

可包含其他重要信息：

*包装要求（Packing）：如包装材料、包装规格、唛头等。

*交货期（DeliveryTime/LeadTime）：预计的生产周期或交货日期。

*原产地（CountryofOrigin）：商品的生产制造国。

*单据要求（DocumentsRequired）：如提单、装箱单、原产地证、质检证等。

*形式发票声明：通常会注明“本形式发票仅作