商务合同签订流程及风险控制清单.docVIP

商务合同签订流程及风险控制工具模板

一、应用场景说明

本工具模板适用于各类企业、事业单位及社会组织在对外开展商务合作时，规范合同签订全流程操作、识别并控制潜在风险。具体场景包括但不限于：产品/服务采购合同、销售合同、技术开发合同、委托代理合同、合作经营合同等民商事合同的签订管理。通过标准化流程与清单化风险控制，可降低合同纠纷概率，保障合同目的实现，维护企业合法权益。

二、商务合同签订标准流程

（一）前期准备阶段

需求确认与立项

操作要点：由业务部门（如采购部、销售部、项目部）根据合作需求，填写《合同立项申请表》，明确合作背景、标的物（产品/服务名称、规格、数量等）、合作方初步意向、预算金额、预计签订时间等核心信息。

责任主体：业务部门负责人、需求发起人

输出成果：《合同立项申请表》（需部门负责人及分管领导*审批通过）

合作方主体调查

操作要点：

调查合作方基本资格：核查营业执照（是否在有效期内、经营范围是否涵盖合作内容）、组织机构代码证、税务登记证（或“三证合一”的营业执照）；

核查合作方专业资质：如涉及特殊行业（建筑、医疗、食品等），需核查其行业许可证、资质等级证书等；

评估合作方履约能力：通过“信用中国”“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道查询信用记录，必要时要求其提供近三年财务报表、类似项目业绩证明等；

确认合作方签约代表身份：要求提供授权委托书（如签约代表非法定代表人），核实委托权限及委托期限。

责任主体：业务部门、法务专员（或合规部门）

输出成果：《合作方主体调查报告》（含调查结论：建议合作/暂缓合作/不予合作）

（二）谈判与合同起草阶段

商务条款谈判

操作要点：业务部门与合作方就合同核心条款进行协商，明确：

合同标的（具体描述、质量标准、验收标准等）；

数量、价款（或报酬）及支付方式（金额、币种、账户信息、支付节点如预付款、进度款、尾款比例）；

履行期限（起始/结束时间、地点、方式）；

违约责任（违约情形、违约金计算方式、赔偿范围）；

争议解决方式（协商、仲裁/诉讼及管辖法院/机构）；

其他约定（保密条款、知识产权、不可抗力、合同解除条件等）。

责任主体：业务部门负责人、谈判代表

输出成果：谈判纪要（双方签字确认，作为合同附件）

合同文本拟定

操作要点：

优先使用企业标准合同模板（如无标准模板，可参考国家市场监管总局等部委发布的示范文本）；

根据谈判结果填写合同条款，保证内容完整、表述准确，避免歧义（如“定金”与“订金”“违约金”与“赔偿金”的区别）；

涉及技术参数、服务标准的，需作为附件详细约定，并与主文表述一致；

合同文本需由业务部门负责人*审核，保证商务条款与谈判结果一致。

责任主体：业务部门、法务专员（参与法律条款审核）

输出成果：合同草案（含附件，如技术附件、谈判纪要）

（三）合同审核阶段

内部审核

操作要点：

业务部门审核：重点审核商务条款的合理性、可行性（如价格是否符合预算、履行期限是否满足项目需求）；

财务部门审核：重点审核价款支付方式、发票类型、税务处理、资金安排风险；

法务/合规部门审核：重点审核合同合法性、合规性、条款完整性、违约责任公平性、争议解决方式有效性、知识产权归属等；

涉及特殊事项（如行政审批、国有资产处置、涉外合同等），需邀请相关职能部门（如行政部、审计部、外事部门）专项审核。

责任主体：业务部门、财务部、法务部、相关职能部门

输出成果：各部门《合同审核意见表》（需标注“同意”“修改后同意”“不同意”及具体修改意见）

修订与复核

操作要点：业务部门根据各部门审核意见，与合作方协商修订合同文本，修订后再次提交法务部门复核，保证所有意见落实。

责任主体：业务部门、法务专员

输出成果：合同修订版（最终版，经所有审核部门确认）

（四）合同签署阶段

签约授权与文本确认

操作要点：

确认合作方法定代表人/签约代表身份（核对身份证原件、授权委托书原件）；

双方确认最终合同文本（保证文本内容一致，包括所有附件，无修改痕迹；如有修改，需在修改处双方盖章/签字确认）；

准备合同正本（通常一式两份及以上，双方各执一份，如需备案增加份数）。

责任主体：业务部门、法务专员

输出成果：双方确认的最终合同文本

签字盖章

操作要点：

合同需由双方法定代表人或授权代表签字（签字需清晰、可辨认，不得代签）；

加盖合同专用章或公章（公章需与营业执照名称一致，避免使用财务章、部门章；多页合同需加盖骑缝章）；

签署顺序：通常先由我方签字盖章，后由合作方签字盖章（如合作方要求，可在双方协商一致后同步签署）。

责任主体：法定代表人或授权代表、行政部门*（负责盖章管理）

输出成果：已签署的合同正本

（五）履行与归档阶段

合同履行跟踪

操作要点：

业务部门作为合同履行主责部门，需建立《合同履行台账》，记录履行进度（如交付时间、验