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销售合同审核及管理标准化表格工具指南
一、适用范围与应用场景
本标准化表格工具适用于各类企业（含中小微企业、大型集团）的销售合同全生命周期管理，覆盖从合同起草、多部门审核、签订到归档、履约跟踪的全流程。具体应用场景包括：
合同签订前审核：销售部门与客户达成初步合作意向后，需通过标准化表格完成合同条款的合规性、商务条款合理性审核；
跨部门协同审批：法务、财务、业务部门基于统一表格出具审核意见，保证合同风险可控、财务数据准确；
合同归档与检索：行政或档案管理部门通过台账表格实现合同电子化/纸质化归档，支持按合同编号、客户名称等维度快速查询；
履约过程监控：销售部门及财务部门通过管理表格跟踪合同收款、交付进度，及时发觉履约异常并推动解决；
历史数据复盘：管理层通过汇总分析合同台账，评估客户合作质量、销售业绩及合同风险点，优化后续合同管理策略。
二、标准化操作流程
（一）合同接收与初步登记
输入：销售专员*提交客户拟定的合同草案（或公司起草的合同文本），附《合作意向书》、客户资质文件（营业执照复印件、授权委托书等）作为支撑材料。
操作：销售助理*核对合同材料完整性（是否包含核心条款、双方盖章页、附件等），通过“合同编号规则”（示例：年份+部门简称+流水号，如“2024-SALE-001”）唯一合同编号，并在《合同基本信息表》中登记初始信息（客户名称、合同名称、签订日期、预计金额等）。
输出：带编号的《合同基本信息表》（初稿）、合同材料电子扫描件。
责任部门：销售部（销售助理负责登记，销售经理审核材料完整性）。
（二）业务部门初步审核
输入：带编号的《合同基本信息表》、合同草案及支撑材料。
操作：销售经理*重点审核以下内容：
商务条款：产品/服务描述是否与《合作意向书》一致、价格体系是否符合公司定价政策、交付周期是否可满足客户需求；
客户信息：客户名称、统一社会信用代码、联系人等基础信息是否准确，与资质文件是否一致；
履约能力：结合历史合作记录（如有），评估客户付款能力、履约信用；
风险预判：识别合同中可能存在的业务风险（如超低价订单、交付周期过短等）。
输出：在《合同审核意见表》“业务审核”栏填写意见（通过/不通过/修改后通过），注明修改建议（如“需补充产品技术参数附件”“付款方式调整为30%预付款”），并签字确认。
责任部门：销售部（销售经理主责，销售专员配合提供客户背景信息）。
（三）法务部门合规性审核
输入：销售部提交的《合同基本信息表》《合同审核意见表》（业务审核意见）、合同草案。
操作：法务专员*重点审核以下内容：
主体资格：签约方是否具备完全民事行为能力，授权代表是否持有有效授权委托书；
条款合法性：合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在“霸王条款”“无效免责条款”；
权责对等：双方权利义务是否明确，违约责任是否合理（如违约金是否过高，争议解决方式是否约定为公司所在地法院/仲裁机构）；
知识产权：涉及商标、专利、技术秘密的，是否明确知识产权归属及使用权限。
输出：在《合同审核意见表》“法务审核”栏填写意见，对重大法律风险条款（如“争议解决约定为异地仲裁”）标注“重点修改”，并签字确认；若存在严重法律风险，出具《法律风险提示函》反馈销售部。
责任部门：法务部（法务专员主责，法务经理复核）。
（四）财务部门财务条款审核
输入：法务审核后的《合同审核意见表》《合同基本信息表》、合同草案。
操作：财务专员*重点审核以下内容：
金额准确性：合同总金额、单价、数量等是否与商务约定一致，是否含税（税率及开票信息是否明确）；
付款方式：付款节点（如预付款、到货款、验收款、质保金）是否合理，是否符合公司财务现金流要求；
税务合规：发票类型（增值税专用发票/普通发票）、开票时间、交付信息等是否满足税务抵扣要求；
财务风险：是否存在“先票后款”但客户信用不足等回款风险，是否需增加“客户支付保证金”等保障条款。
输出：在《合同审核意见表》“财务审核”栏填写意见，对财务风险条款（如“付款周期超过90天”）标注“财务风险”，签字确认；同步在《合同台账管理表》登记财务相关信息（含税金额、开票信息、预计回款日期等）。
责任部门：财务部（财务专员主责，财务经理复核）。
（五）最终审批与签订
输入：法务、财务审核通过的《合同审核意见表》《合同基本信息表》《合同台账管理表》、合同最终文本。
操作：
销售部汇总各部门审核意见，与客户沟通完成合同条款修改，形成最终版本；
根据合同金额分级审批（示例：金额≤10万元由销售经理审批；10万元＜金额≤50万元由销售总监审批；金额＞50万元由总经理*审批），审批人在《合同审核意见表》“最终审批”栏签字；
审批通过后，销售专员*组织双方签订合同（保证双方盖章页清晰、骑缝章完整），签订后3个工作日内将原件移交
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