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行政办公物资采购申请及审批全流程工具

一、适用场景与需求触发点

本工具适用于企业、事业单位及各类组织内部行政办公物资的规范化采购管理，具体场景包括但不限于：

常规办公物资补充：如打印纸、笔、文件夹、订书机等日常消耗品库存不足时；

新入职员工配置：为新员工配备办公桌、椅、电脑、文具套装等基础物资；

专项活动筹备：如会议、培训、展会等所需的定制物料、设备租赁或临时物资采购；

设备故障更换：打印机、空调、办公椅等固定资产损坏后的维修或更换采购；

应急需求响应：如突发公共卫生事件下的消毒物资、临时办公设备紧急采购等。

二、全流程操作步骤详解

（一）需求发起与申请

需求确认：申请人（部门员工或行政专员）根据实际工作需要，确认所需物资的名称、规格型号、数量、用途及预算标准，避免重复采购或超预算申请。

填写申请表：登录内部办公系统或《行政办公物资采购申请表》（模板见第三部分），完整填写以下信息：

申请部门、申请人、联系方式、申请日期；

物资名称（需具体，如“A4复印纸”而非“纸”）、规格型号（如“80g白色”）、单位（箱/个/台）、数量；

预估单价、总价（参考历史采购价或市场均价）；

用途说明（如“行政部日常打印使用”“新员工*岗位入职配置”）；

预算来源（如“部门办公经费”“专项活动预算”）。

附件：如为新物资、高价值物资或特殊规格物资，需附至少2家供应商的报价单（含产品参数、服务承诺）或产品官网参数截图，保证价格合理性。

（二）部门初审

审核内容：部门负责人（如*经理）审核申请的必要性、数量合理性及预算匹配性，重点确认：

物资是否为部门工作必需，是否存在替代方案（如复用闲置物资）；

数量是否符合实际需求，避免过度申领；

预算是否在部门年度预算额度内，超预算部分需注明追加理由。

处理结果：

符合要求：在申请表“部门负责人审批”栏签字确认，提交至行政部；

不符合要求：退回申请人并注明修改意见（如“数量过多，建议减半”“预算超支，需调整规格”）。

（三）行政部复核

审核内容：行政专员（如*主管）对申请进行合规性与可行性复核：

库存核对：查询物资管理系统，确认库存是否充足（如库存≥需求量，直接通知领用；库存不足则进入采购流程）；

标准符合性：核对物资是否符合公司《行政物资采购标准》（如电脑型号需匹配岗位需求，文具品牌需在指定目录内）；

完整性检查：申请表信息是否完整、附件是否齐全（如报价单是否有效）。

处理结果：

复核通过：提交至财务部审核，并在系统中更新物资状态；

复核不通过：联系申请人补充材料或调整申请（如“规格不符合标准，需更换为*品牌”）。

（四）财务部审批

审核内容：财务专员（如*会计）重点审核预算与资金安排：

预算科目是否正确（如“办公经费”不得用于采购固定资产）；

总价是否在部门剩余预算额度内，跨部门预算申请是否已协调；

大额采购（如单笔≥5000元）是否附《采购预算审批单》。

处理结果：

审批通过：在申请表“财务部审批”栏签字，提交至最终审批人；

审批不通过：退回行政部并说明原因（如“预算不足，需下月申请”“科目错误，需调整至*费用”）。

（五）最终审批

根据采购金额分级审批：

小额采购（≤2000元）：由行政部负责人（如*主任）审批，审批通过后进入采购执行环节；

中额采购（2000-10000元）：由分管行政副总（如*总）审批；

大额采购（＞10000元）：由总经理（如*总）审批，必要时提交总经理办公会审议。

审批通过后，行政部在系统中锁定预算，启动采购流程。

（六）采购执行

供应商选择：

常规物资（如A4纸、笔）：从公司《合格供应商名录》中选择合作≥2年的供应商，优先选择“性价比高、配送快”的供应商；

新物资/特殊物资：通过公开询价（至少3家供应商）、比质比价后确定供应商，保留询价记录备查。

订单下达：行政专员根据审批结果，向供应商发送采购订单（注明物资名称、规格、数量、单价、交付时间、交付地点、付款方式），要求供应商盖章回传。

合同签订：单笔采购≥5000元或涉及定制服务时，需签订《采购合同》，明确质量标准、违约责任、售后条款等，由行政部负责人及法务（如有）审核签字。

（七）物资验收与入库

到货验收：物资送达后，行政专员（或申请人）与供应商共同开箱验收，核对：

物资名称、规格型号、数量是否与订单一致；

外观是否完好，有无破损、质量问题；

附带资料（如说明书、保修卡、合格证）是否齐全。

入库登记：验收合格后，行政专员在《物资入库登记表》（模板见第三部分）中记录入库信息，唯一入库编号，同步更新物资管理系统库存数据；验收不合格的，当场拒收并联系供应商退换货，保留沟通记录。

（八）领用与发放

领用申请：申请人登录系统或填写《物资领用单》，注明领用部门、领用人、领用物资名称、数量、领用用途，需经部门负责人审批。

发放登记：行政专员